Personale e parametri

"Questa formula è basata sulla mia personale esperienza nella Madras University Library. Fui portato a congegnarla dopo esser stato richiesto da parte di parecchie biblioteche del mio parere, proprio sull'argomento dell'organico, dal 1945 in poi. Fu pubblicata nel 1948; da allora è stata messa alla prova in varie situazioni, in India e altrove, e, si dice, con esito soddisfacente." [LA 1144]

Non c'è motivo di credere, anche se andrebbe documentato, che la formula sia stata modificata dal 1945 al 1959 (2. edizione di LA; non sappiamo dove sia stata pubblicata nel 1948: la 1. edizione di LA è del 1935). Quindici anni di validità possono autorizzare a considerarla degna di attenzione ancora cinquant'anni dopo?

Chiariamo qualche proprietà strutturale e aritmetica.

Innanzitutto la formula è scomposta in tre parti, rispettivamente organico (staff) professional, non-professional skilled, unskilled; interpretiamo (con una certa libertà): bibliotecari, amministrativi, ausiliari.

Questa partizione mantiene strettamente l'assunto di una suddivisione per funzioni [Functional analysis, LA 113], esplicitata fin dall'indice del libro (Part 2, Distinctive library functions; Part 3, General office functions). La distinzione sembra sfumare per il personale ausiliario, che forma un sol gruppo, ma un'analisi dei singoli termini della relativa formula (la terza, unskilled staff) mostra lo stretto parallelismo con le precedenti due.

Conviene trascurare le versioni finali delle formule, quelle che ricorrono a parentesi tonde, quadre e graffe: al di là di mostrarci l'utilità delle "espressioni" che ci hanno riempito ore di noia nella scuola media, non hanno ora alcun interesse, ed avevano originariamente lo scopo (immagino) di facilitare il calcolo manuale (o, addirittura, mentale).

La prima espressione di ciascuna formula è quella che meglio rivela la struttura, e si presta immediatamente al calcolo con un piccola tabella elettronica. Disponiamola così:

        A      B       C      D      E    F      G      H      I      J
   +-------------------------------------------------------------------
 1 |  par    val          numer  denom        prof    aus    p+a
 2 |    W    250
 3 |    H      6      HW   1500   1500   SL   1,00   1,00   2,00
 4 |    G      0      GW      0   1500   SC
 5 |    R     12 [R/50]W      0    250   SR
 6 |    D      0   A+40D    300   2000   ST   0,15   0,02   0,17
 7 |    A    300       A    300   6000   SB   0,05   0,01   0,06
 8 |    P    100       P    100    500   SP   0,20   0,10   0,30
 9 |                   A    300   3000   SM   0,10   0,36   0,46
10 |   kV     10      kV     10     30        1,50   1,49   2,99 <--- S
11 |   kB      0      kB      0     30   OB
12 |    S     12 [S/100]      0      1   OS
13 |                                          0,00   0,00   0,00 <--- O
14 |                                          1,50   1,49   2,99 <- O+S

Lasciamo in margine le etichette di colonna (A-J) e di riga (1-14), che ci serviranno talvolta per indicare qualche casella in particolare. Esaminiamola a partire da destra, man mano chiarendo come i risultati si formano.

La colonna centrale F elenca le diverse sezioni bibliotecarie (ed inoltre vengono attribuite le sigle OB e OS ai due termini della seconda formula, personale amministrativo). A rischio di essere "più realisti del re" i termini (che SRR presenta in ordine alfabetico) sono riordinati, rispecchiando lo schema classificatorio di LA p. 24, visto in termini di progressiva "distanza dall'utente":

SL   Do-all librarian
        (Outside the screen)
SC         Counter section
SR         Reference section
        (Behind the screen)
ST         Technical section
           Other office work
              Distinctive library work
SB               Book selection + Book order
SP               Periodicals
SM               Accession section + Shelf section
OB + OS       General office work

I valori a destra (PROF) danno il risultato dei calcoli per il personale professionale (professional o skilled), la colonna successiva (AUS) i corrispondenti per il personale ausiliario (unskilled). Ovviamente P+A è la somma dei due. Nella riga 10 (<- S) i totali relativi alle sezioni bibliotecarie, nella 13 (<- O) alle "sezioni" amministrative, nella 14 i totali generali.

Nella casella I14 quindi l'organico totale per la biblioteca su cui stiamo calcolando (2,99 persone). Stiamo usando valori arrotondati (VAL, colonna B) per i diversi parametri (PAR, colonna A), perché i calcoli si possano facilmente verificare ad occhio, ma si tratta di valori realistici per una piccola biblioteca di dipartimento. Ci è comodo in alcuni casi usare un valore di parametro zero (o piccolo), che dà risultati nulli per le sezioni corrispondenti, e lasciamo vuote, per leggibilità, le loro caselle (SC SR OB OS, in questo caso).

Accoppiando le colonne PROF e AUS, abbiamo in realtà scomposto (termine per termine) la formula del personale ausiliario, che a prima vista è la più complessa delle tre. Ad esempio, per SP (periodici), la terza formula ci dice "SP/2", cioè "se due bibliotecari si occupano di periodici, il personale ausiliario aumenta di uno"; e la formula nella casella H8 è effettivamente "G8/2". Un caso meno immediatamente decifrabile è quello per ST (tecnica: catalogazione e classificazione), che nella terza formula non compare chiaramente; ma "A/20000+D/500" equivale ad "(A+40D)/20000", cioè anche "ST/10": un ausiliario ogni dieci bibliotecari nella sezione tecnica.

Questo vale per tutte le righe (cioè AUS è sempre una frazione di PROF, con i valori indicati dalla terza formula), tranne che in un caso. È necessario sistemare l'ultimo termine "V/30000", che non compare per il personale professionale: lo associamo alla sezione SM (manutenzione).

Risaliamo nel calcolo. Le colonne D ed E mostrano i valori di numeratore e denominatore da cui viene ciascun valore di PROF, ovunque calcolato riga per riga, e facilmente ispezionabile, dato che nell'esempio usiamo valori tondi; la formula che genera ciascun numeratore è indicata in colonna C. Abbiamo usato varianti minime rispetto a quanto SRR presenta. Invece di indicare col parametro G il numero annuo di ore di banco di prestito (gate hours), usiamo per G il numero medio giornaliero: in questo modo diventano più simili tra loro i termini in cui il moltiplicatore è W (numero annuo di giorni di apertura al pubblico). Perché non venga in mente di scendere a dettagli irrilevanti, ai parametri V e B (volumi in scaffale e dotazione annua in rupie) preferiamo sostituire kV e kB (migliaia di ...: niente vieta di usare decimali dopo la virgola, se necessario).

Va notato il significato particolare che SRR assegna qui alle parentesi quadre, che indicano un "arrotondamento generoso". Ad esempio in riga 6 "[R/50]" risulta 0 per valori di R da 0 a 12, 1 per R da 13 a 62, &c; e in linguaggio da tabella elettronica la casella C5 contiene allora "INT(B5/50+0,75)*B2". Questa tecnica dà risultati che vanno "a scaglioni": probabilmente utile per il calcolo manuale (per tutte le biblioteche piccole, "a type which is numerically the greatest in the world" [LA 115], quei termini semplicemente scompaiono). Non sappiamo se ci sia un'effettiva base pratica, non solo di facilitazione del calcolo, per giustificare questo arrotondamento, ad esempio per classificare le biblioteche in base alla dimensione: il termine in riga 12 "[S/100]" ottiene aritmeticamente un raggruppamento in "biblioteche con meno di 25 posti per i lettori", "da 25 a 124", "da 125 a 224", &c. Vedremo eventualmente in seguito se sia il caso di ridiscutere quest'uso degli arrotondamenti.

Come osservazione generale sui valori "normali" dei parametri proposti dalla formula, non mi sembrano necessari particolari aggiornamenti. Sono i DENOMinatori che ce lo dicono. "1500" (ad esempio per SC, circolazione) significa "ci vogliono 1500 ore all'anno di servizio al banco per giustificare una persona dedicata": e questo non è molto diverso da quel che realisticamente è il nostro impegno lavorativo annuo. "250" (per SR, consulenza) indica 250 giorni di apertura al pubblico: quindi, visto il dato precedente, 1500/250 = 6 ore al giorno, per 5 giorni alla settimana.

Non credo che l'India immediatamente post-coloniale adottasse la settimana da 30 ore: in due paragrafi del cap. 16, Time scheme, (Plethora of holidays [LA 166]; Mute Sun and the cloak of religion [LA 167]), sotto i consueti titoli fantasiosi, SRR protesta per il "merciless thwarting of the Rythm of Work" e si appella ai giovani bibliotecari perché si muovano per far cessare "l'enorme sciupio di tempo".

Quindi anche le formule ci chiedono di considerare il "tempo di servizio", non il "tempo di lavoro": e trenta ore settimanali di effettivo servizio per persona mi sembrano tuttora una ragionevole pretesa. D'altra parte, le formule non sono altro che una diversa e molto esplicita espressione della 1. Legge ("Books are for use") e della 4. ("Save the time of the reader"): "Save the time of the staff" resta un corollario strumentale alla realizzazione della 4. Legge, anche se è all'origine delle minuziose 678 pagine di "Library administration" (nato, ricordiamo, da manuali pratici scritti e modificati per sette anni, tra il 1928 e il 1935 [LA 016]).

Più immediata l'interpretazione degli altri denominatori, che sono dati "a cottimo": in SM 3000 nuovi volumi giustificano un bibliotecario dedicato (andando a controllare al cap. 24, Accession section, vediamo che si tratta di volumi purchessia, acquistati o avuti in dono, scambio o diritto di stampa, libri o periodici); in SP 500 periodici correnti; in SB (acquisizioni, periodici esclusi) 6000 volumi.

La mia insufficiente conoscenza di un ampio spettro di biblioteche non mi permette di valutare se sembrino cifre alte: purtroppo, se così sembrasse, la lettura di LA ci convincerebbe che SRR parlava con cognizione di causa, e la sua completa analisi dei dettagli pratici potrebbe forse aiutarci ad individuare quali scelte (biblioteconomiche, spesso, non semplicemente pratiche) gli permettessero quelle valutazioni.

Terminiamo l'esame dei denominatori (che saranno quindi, in definitiva, il punto critico intorno a cui discutere almeno l'efficienza nostra rispetto a quella che SRR si aspettava cinquant'anni fa). 2000 schede per bibliotecario nella sezione tecnica potrebbero sembrare poche: ma danno la misura della centralità che SRR assegna al sistema informativo principale (catalogazione e classificazione), al quale fanno poi semplice riferimento quelli secondari di gestione (inventari, periodici, circolazione). Ed è quindi anche la sezione dove è più spinta la professionalità e l'impossibilità di delegare (un ausiliario ogni dieci bibliotecari, contro uno ogni otto in SR, consulenza).

Abbiamo detto che la dimensione delle collezioni importa solo per il personale ausiliario (uno ogni 30000 volumi, aggiunto in SM). Non impegnamoci per ora nella valutazione di OB, gestione economico-finanziaria (un impiegato amministrativo per "60000 rupie (1959)" di dotazione). La "sezione" amministrativa OS è invece evidentemente legata alla gestione logistica della sede della biblioteca: come già accennato, la formula non assegna nulla per biblioteche con meno di 25 posti, un impiegato tra 25 e 124 posti, e così via, di 100 in 100.

Chiariti significati e credibilità delle diverse unità di misura, torniamo all'esempio numerico, che dicevamo essere realistico. Leggiamo i valori in colonna B, che ci descrivono gli aspetti rilevanti e su cui si basa l'intero calcolo: biblioteca aperta tutto l'anno per 6 ore al giorno, 5 giorni la settimana; una dozzina di lettori al giorno, movimenti di prestito comunque insignificanti; 300 volumi di incremento all'anno, 100 periodici correnti; 10000 volumi in scaffale; gestione economica non affidata al bibliotecario; posto per 12 lettori. Aggiungiamo che la biblioteca (di dipartimento) rientra, anche solo in virtù delle sue piccole dimensioni, nel quadro organizzativo generale previsto da SRR (accesso diretto dei lettori allo scaffale); se così non fosse dovremmo certamente aggiungere almeno un termine correttivo per il carico di lavoro che le biblioteche a scaffalatura inaccessibile impongono.

Bene, il risultato finale non è affatto realistico, perché (nonostante le funzioni amministrative non contribuiscano per nulla) secondo la piatta applicazione della formula quella biblioteca richiederebbe tre persone (2,99). La realtà ci dice che in quella biblioteca c'è una persona sola, e con un carico di lavoro né più né meno che normale.

I valori arrotondati che abbiamo impostato ci aiutano a capire che l'errore (e grossolano) sta in SL, "librarian and his deputies": stando così la formula, per annullare quella riga dovremmo portare a zero il numero di ore di apertura (unico parametro da cui si calcola SL): ma, ovviamente, se fosse chiusa non sarebbe più una biblioteca. È il testo [LA 115 e 1151] che ci indirizza ad un diverso uso della formula a seconda delle dimensioni della biblioteca (o, più precisamente, dell'organico).

L'intero paragrafo 115 giustifica l'utilità della formula (e delle 678 pagine di LA) anche nel caso della biblioteca servita da un singolo "do-all librarian": le varie componenti vanno interpretate come le frazioni del suo tempo dedicate alle diverse incombenze, di maggiore o minore levatura. Quindi il termine SL deve scomparire: SL, bibliotecario fac-totum, non è nient'altro che la somma di tutti gli altri termini. Nel nostro esempio, sottraiamo 1,00 da PROF ed altrettanto da AUS, ed abbiamo un credibile totale di 0,99, equamente ripartito fra attività professionali e attività ausiliarie. Corollario lapalissiano: una biblioteca di questo genere può forse offrire occupazioni più varie al suo singolo bibliotecario, ma (se ha da funzionare senza squilibri), non può permettergli un grado elevato di specializzazione.

Il successivo paragrafo 1151 precisa a che punto di crescita della biblioteca diventi necessario per il bibliotecario abbandonare il diretto coinvolgimento nella prassi per limitarsi a coordinare: "questo stadio si raggiunge quando l'organico supera, diciamo, le venti persone". Un secondo salto di qualità si ha quando "l'organico si avvicina al centinaio", ed il bibliotecario deve "contentarsi sempre più di indicare progetti e obiettivi, lasciando all'esperienza dei suoi assistenti la ricerca dei modi di realizzarli"; e "il diagramma all'inizio di questa parte mostra come le funzioni ... si dividano e suddividano all'aumentare dell'organico" [LA p. 24] (diagramma ad albero che abbiamo riportato nell'equivalente forma di elenco).

Mi piacerebbe che la discussione si svolgesse a molte voci, in modo che fosse veramente un discorso *** bibliotecari: al posto dei tre asterischi mettete la preposizione che preferite (di, a, da, con, su, per, tra; per i polemici anche "in", che regga l'accusativo).

Continuazione (1994-08)

Quindi, una formula sola o tre formule diverse (per biblioteche con organico 1, 20, 100)? Quale tecnica scegliere per interpretare quanto la formula non include ma è detto in parole? Le parole di SRR comunque implicano "una" formula: e in effetti ha senso come paragone e raggiunge lo scopo di por fine alle diatribe [LA 1144] solo se resta una per tutti, mentre (come ogni legge) diventa inutile se la si ultra-parametrizza per adeguarla troppo puntualmente ad ogni variante. Inutile se la si vuole intendere come legge per spiegare e capire, addirittura controproducente (una scomoda camicia di forza) se norma prescrittiva.

Vediamo come la formula, possibilmente senza distorsioni, potrebbe incorporare le diverse categorie di dimensione: la cosa tocca soprattutto SL, "librarian and his deputies". Intorno alle venti persone incomincia ad essere necessario un "coordinatore" a tempo pieno (e notiamo che questo implica che l'organico cresca anche di un ausiliario: il terzo termine in "Formula for unskilled staff" è ancora SL, cioè un ausiliario per ciascun bibliotecario cui è attribuita questa funzione); e la funzione SL è proporzionale esclusivamente al numero di ore di apertura della biblioteca: saranno necessari dei sostituti (deputies) se si superano le 1'500 ore annue.

E il coordinatore resta uno anche quando (restando 1'500 le ore di apertura) le dimensioni aumentino, e, avvicinandosi l'organico al centinaio, il "coordinatore" diventi un "coordinatore generale". Errore nella formula? No, sarebbe troppo grossolano: SRR esprime una suddivisione per funzioni, non una meccanica gerarchia per cui "un decurione ogni dieci uomini, un centurione ogni dieci decurie, &c."; se anche così fosse, nella classificazione per funzioni i quadri intermedi resterebbero conteggiati nella suddivisione appropriata.

Mi sembra credibile e accettabile che, nella voluta semplicità, la formula non esprima esplicitamente queste varianti al crescere dell'organico. Possiamo supporre che i parametri siano attribuiti con una certa larghezza, in pratica già tenendo conto dei fattori di scala: in una strutturazione sana, l'aumento di specializzazione porta a risparmi che almeno compensano quanto è richiesto per organizzare. E una formula di questo genere, pressoché lineare, non suggerisce economie di scala al di là di una certa dimensione: una biblioteca che eroghi 100 unità di servizio richiede il doppio di personale di una che ne eroghi 50.

Ma per le biblioteche piccole sembra che la formula sopravvaluti. L'esempio riportato (riferito ad un caso di "do-all librarian") ci portava a calcolare necessarie tre persone: e dicevamo che avremmo dovuto sottrarre del tutto SL per avere un risultato realistico. È corretta questa sottrazione, di cui non c'è traccia nella formula? Dato che non ci interessa arrivare in un modo qualunque al risultato numericamente plausibile, ma esserne convinti da buone giustificazioni, direi di no, non in questa forma: piuttosto al contrario, dicendo che da SL dobbiamo eventualmente sottrarre tutto il resto.

Per la Prima Legge, "Books are for use", SRR non parlerebbe di biblioteca se le tre componenti fondamentali (libri, bibliotecari, lettori) non fossero compresenti, e questo richiede un'orario di apertura; o, almeno, lo richiedeva cinquant'anni fa: un vincolo fisico che si sta forse indebolendo ora, ma non per la stragrande maggioranza delle biblioteche reali. SL è quindi proporzionato a questa necessità primaria.

La suddivisione per funzioni è da intendersi a puro scopo analitico e conoscitivo, senza implicare attribuzione separata a persone diverse. Inevitabile interpretare così per la biblioteca servita da un solo bibliotecario, ma altrettanto plausibile anche per biblioteche un po' maggiori [LA 115 e 1151]. Quindi, se vogliamo analizzare anche in questi casi, dobbiamo sottrarre da SL quanto calcoliamo per le diverse funzioni: non abbiamo bisogno di persone o frammenti di persona in più, stiamo solo descrivendo come SL (e i suoi collaboratori, man mano che è necessario delegare) ripartisce le sue attività.

Dato che proponiamo una variante al calcolo, sarà bene, per chiarezza, attribuire un nuovo nome a questa componente: diciamo HL, ed è quella parte di SL necessaria per l'apertura della biblioteca al di là di quanto già compreso nelle suddivisioni funzionali. Allora, sospendiamo l'uso dei semplici

SLp = H*W/1500
SLa = SLp

e inseriamo la nuova HL, così:

HLp = (H*W/1500)-SOMMA(suddivisioni p)
HLa = (H*W/1500)-SOMMA(suddivisioni a)

Si noti che ora usiamo HLp e HLa per le due parti (professionali, ausiliari), e HL per la loro somma. Naturalmente non possiamo arrivare a numeri negativi; quando la somma delle suddivisioni supera HL, sono effettivamente necessarie risorse maggiori: "the library outgrows being a one-man concern". Quindi le formule diventano:

HLp = MAX(0;(H*W/1500)-SOMMA(suddivisioni p))
HLa = MAX(0;(H*W/1500)-SOMMA(suddivisioni a))

Questo è il nuovo calcolo:

        A      B       C      D      E    F      G      H      I      J
   +-------------------------------------------------------------------
 1 |  par    val          numer  denom        prof    aus    p+a
 2 |    W    250                         HL   0,50   0,51   1,01 <--- H
 3 |    H      6      HW   1500   1500  (SL)
 4 |    G      0      GW      0   1500   SC
 5 |    R     12 [R/50]W      0    250   SR
 6 |    D      0   A+40D    300   2000   ST   0,15   0,02   0,17
 7 |    A    300       A    300   6000   SB   0,05   0,01   0,06
 8 |    P    100       P    100    500   SP   0,20   0,10   0,30
 9 |                   A    300   3000   SM   0,10   0,36   0,46
10 |   kV     10      kV     10     30        0,50   0,49   0,99 <--- S
11 |   kB      0      kB      0     30   OB
12 |    S     12 [S/100]      0      1   OS
13 |                                                        0,00 <--- O
14 |                                          1,00   1,00   2,00 <- O+S

L'impegno globale è espresso dai totali finali (riga 14), come somma delle diverse funzioni (S e O) e di HL. HL ci dice quanto nel dettaglio di S e di O è inesprimibile: grossolanamente, quanta parte del tempo (una volta fissato un certo orario di apertura) è disponibile per usi diversi da quelli che qualificano la biblioteca (o, se altro da fare non c'è, quanto tempo rischia di andare sprecato nell'attesa di clienti troppo rari per giustificare quell'orario). "Grossolanamente", perché parte di HL non è esattamente un nulla: in una biblioteca di dimensioni minime molti parametri sono così piccoli da dare un "quasi zero" per la sezione corrispondente (SC, SR e OS, ad esempio), tanto che la formula li trascura: ma esistono, e il loro contributo è da considerarsi incluso in HL.

NON arriviamo al totale generale 1,00: e ci sembra giusto. Conosciamo il caso in questione (ed altri del tutto simili) e sappiamo quanto poco sia vero affermare che quella biblioteca fornisce servizio 1'500 ore all'anno: è aperta 1'500 ore, ma (con tutta la buona volontà) il suo singolo bibliotecario non reggerebbe assolutamente il carico di servizio che SRR considera normale e in LA minuziosamente documenta. Regge semplicemente perché è in ambiente protetto (biblioteca di dipartimento, abbiamo detto), con un bacino d'utenza artificiosamente ridotto.

Pensiamo che sia del tutto realistica e significativa la pretesa che SRR esprime dicendo che ad ogni SL va associato un ausiliario: per un servizio continuo e intenso è necessario. Anche se analiticamente per le diverse sezioni sono previsti rapporti diversi, nel fissare un rapporto 1/1 tra funzioni professionali e ausiliarie, viene probabilmente riassunto quello che è mediamente il risultato dell'applicazione della formula a combinazioni realisticamente equilibrate di parametri. Non dobbiamo dimenticare che SRR, nel considerare appropriata questa formula nel 1959, la poggiava su 35 anni passati ad organizzare biblioteche; l'analiticità e completezza dei dati statistici di cui LA prevede la raccolta ci indica con quale grado di auto-controllo voleva che ciascuna si organizzasse.

Il rapporto PROF/AUS = 1/1 (o, meglio, mezzo e mezzo) non esclude assolutamente le biblioteche "da uno solo", ma non è realistico pretendere che garantiscano in modo uniforme e continuo un orario di servizio pieno che coincida con quello della singola persona. Organizzativamente, famigliari: esistenti, benemerite, funzionanti, ma (ammettiamolo) "a mezzo servizio"; in precario equilibrio tra volontaristica dedizione del bibliotecario e non eccessive pretese dei suoi utenti. Supponendo che quel bibliotecario voglia e possa spingere la sua professionalità al di là di quel 50 %, anche solo per l'aggiornamento professionale e l'interscambio con i colleghi sarà costretto o a dedicarcisi fuori dall'orario di servizio o a chiudere la biblioteca per poterlo fare: frustrante per il bibliotecario, o per gli utenti, in definitiva per ambedue. A meno che non si realizzi una rara e difficile cooperazione, con margini di reciproca comprensione e tolleranza tali da suggerirci l'aggettivo "famigliare".

Alle "biblioteche da uno" SRR assegna compiti importanti per lo sviluppo e la capillare diffusione della cultura di base; ma la categoria su cui fida molto è quella degli "honorary librarians", a cui dedica manuali appositamente semplificati. L'invito all'uso della formula anche in questi casi è esplicito in LA 115, ma per un "conosci te stesso", piuttosto che per una documentata difesa nei confronti di amministrazioni miopi, quale prevista in LA 1144.

Se calcolassimo a ritroso, per il caso in esempio otterremmo il totale 1,00 imponendo che le ore giornaliere di apertura siano tre, e non sei. Questo naturalmente porterebbe ad una minore fruibilità, se gli utenti persistessero nella stessa sporadicità di frequentazione, e quindi ad una viziosa spirale di demotivazione per l'esistenza stessa della biblioteca. Se la restrizione dell'orario potesse invece corrispondere ad una concentrazione degli utenti, il bibliotecario potrebbe effettivamente considerare metà tempo dedicato al diretto servizio degli utenti, e l'altra metà (più efficientemente, perché meglio organizzabile) ai servizi da svolgere dietro le quinte.

Se queste interpretazioni sono accettabili, allora la formula mostra qualche effetto di scala non sulle grandi dimensioni, ma sulle piccole, tendendo a consigliare che non si scenda al di sotto di una certa soglia di dimensione, se professionalità e misurabile efficienza sono obiettivi voluti.

Può sembrare sproporzionata una così lunga digressione sulle biblioteche minime, quando abbiamo corsivamente accettato che la formula fosse strutturalmente buona per le biblioteche grandi. Ma, se intendiamo, raccolti i dati su singole biblioteche, poterle valutare anche nell'insieme, dobbiamo sincerarci dell'accuratezza soprattutto sulle piccole dimensioni: le biblioteche piccole prevalgono, ed errori su quei casi darebbero origine ad un'accumulazione molto più grave che se sbagliassimo (poniamo) del 10 % nel valutare ciascuna delle biblioteche grandi. La formula non è esattamente lineare, e soprattutto all'estremità sinistra (piccole dimensioni): per cui non è la stessa cosa applicarla a dieci piccole biblioteche o alla loro somma in una singola biblioteca maggiore.

E se mai la formula dovesse servire per orientare decisioni strutturali, ci pare utile, come minimo, la separazione di HL in voce a sé stante, per ben visualizzare dove più probabilmente si concentrano le eventuali discrepanze tra diverse soluzioni. Diciamo "separazione", perché in HL abbiamo una delle componenti di SL, termine che tuttavia non è affatto destinato a scomparire.

SL vien detto certamente necessario a partire dall'organico 20: richiesto proprio per funzioni organizzative, a tempo pieno e distinte da quanto al bibliotecario è stato necessario progressivamente delegare (conteggiandolo, sempre più consistentemente e attendibilmente, nelle diverse sezioni in cui la biblioteca davvero può cominciare ad essere strutturata e suddivisa). Dobbiamo re-inserire il bibliotecario in funzione di organizzatore, ma evitando di creare discrepanze dovute semplicemente al modo di calcolare.

Il problema aritmetico è questo: non è pensabile che le funzioni di coordinamento emergano di punto in bianco quando l'organico superi il 20: altrimenti avremmo il curioso effetto di un organico che fino a 19 si regge da sé, passando poi bruscamente a 22 perché diventa necessario includere SL. D'altra parte SRR parla di "progressive delegation": se per una gestione individuale il termine SL ha poco senso, certamente a quanto richiesto per un organico di 20 bisogna arrivare gradualmente; e, come abbiamo già notato, lì si ferma la formula, non richiedendo aumenti ulteriori per organici maggiori.

Restando su una proposta semplice (semplicistica), si può ottenere gradualità modificando SLp, per i valori tra 1 e 20, in modo proporzionale; cioè

SLp = (organico/20)*(H*W/1500)

invece del semplice

SLp = H*W/1500

dove "organico" è ovviamente la somma di tutte le altre caselle (escluse le HL). In realtà, scendendo ai dettagli, se l'organico 1 non comporta SL, bisogna precisare

SLp = ((organico-1)/19)*(H*W/1500)

per avere la gradualità nella zona che interessa; poi bisogna bloccare la cosa alle due estremità, e la scrittura si complica:

SLp = MAX(0;MIN(19;organico-1)/19)*(H*W/1500)

Continuiamo ad accettare che SLp sia anche proporzionale al tempo di apertura della biblioteca (SLp è "intermediario autorevole" tra biblioteca e utenti), e che SLa sia uguale ad SLp (cioè che alle funzioni di coordinamento sia associato un pari aumento del personale ausiliario: associato all'aumento di complessità della biblioteca, non semplicemente "segretario del direttore").

Naturalmente SL è a questo punto re-interpretata, descritta e conteggiata come funzione a sé stante, e quindi rientra in quelle che vanno eventualmente a diminuire HL introdotto prima (un HL che comunque, per forza di cose, scompare rapidamente da sé man mano che l'organico cresce perché crescono i carichi di lavoro bibliotecario e amministrativo).

Per nulla elegante, e non abbiamo affatto "una" formula, ma in realtà una scrittura che semplicemente differenzia i tre casi, ottenendo che SLp sia:

Inelegante, perché si potrebbe preferire lavorare con funzioni più maneggevoli: questa ha l'unico scopo di eliminare la scomodissima incongruenza tra formula originale e testo. Non ci dilunghiamo, dato che non è certo sulle frazioni di persona che giudicheremo l'adeguatezza della formula: ma ora abbiamo una progressione aritmetica dove prima avevamo un sicuro sovradimensionamento (considerando SL sempre a valore pieno) o un brusco gradino (eliminando SL del tutto fino a 20). Si vedrà eventualmente col progresso del lavoro se abbia senso proporre, per lo stesso scopo, soluzioni diverse [*]: ma si tenga conto sempre che stiamo parlando di una formula che l'autore intendeva valesse, "cum grano salis", per ogni genere e dimensione di biblioteca.

[*] Ad esempio, il logaritmo in base 20 vale 0 per organico 1, e 1 per organico 20; al disotto di 1 avrebbe valori negativi (da trascurare); al di sopra di 20 aumenterebbe molto lentamente (dando sopravvalutazioni insignificanti rispetto alla formula che tiene fisso il valore 1). Nell'intervallo 1 - 20 il peso sarebbe inizialmente rilevante, per smorzarsi rapidamente; più "naturale", se vogliamo, di una semplice graduazione lineare.

Una notazione finale è che, prescrivendo che dall'organico 20 in poi SL non cresca più, la formula sembra includere un'economia di scala per le biblioteche maggiori. Ma ci pare del tutto trascurabile, se non illusorio. Per le consuete 1'500 ore annue, il "sovraccarico organizzativo" SL per due biblioteche di organico 20 è di quattro persone (totale 44), mentre è di due soltanto per una singola biblioteca di organico 40 (totale 42): 9 % in un caso, quasi 5 % nell'altro. Poco ragionevole sperare che la formula arrivi a tanta precisione: ma, anche fosse un beneficio reale, si tratta in ogni caso di strutture di rispettabile dimensione, la cui unione o separazione (qualora questi siano eventi possibili) certamente non verrebbe valutata in base ad un fattore così marginale. (Per biblioteche pubbliche, un organico del genere sarebbe appropriato ad un bacino d'utenza intorno alle 85'000 persone, secondo le raccomandazioni IFLA).

Inutile mostrare come questa rivalutazione di SL modifichi la tabella di calcolo che abbiamo usato finora come esempio, perché ovviamente non c'è effetto visibile, dato che siamo nella dimensione minima. Passiamo ad un diverso esempio (non reale, ma realistico, sempre usando parametri con valori che rendano facile il controllo per semplice ispezione):

        A      B       C      D      E    F      G      H      I      J
   +-------------------------------------------------------------------
 1 |  par    val          numer  denom        prof    aus    p+a
 2 |    W    250                         HL                 0,00 <--- H
 3 |    H      6      HW   1500   1500   SL   0,48   0,48   0,96
 4 |    G      6      GW   1500   1500   SC   1,00   0,50   1,50
 5 |    R    100 [R/50]W    500    250   SR   2,00   0,25   2,25
 6 |    D      0   A+40D   2000   2000   ST   1,00   0,10   1,10
 7 |    A   2000       A   2000   6000   SB   0,33   0,08   0,42
 8 |    P    250       P    250    500   SP   0,50   0,25   0,75
 9 |                   A   2000   3000   SM   0,67   2,17   2,83
10 |   kV     60      kV     60     30        5,98   3,83   9,81 <--- S
11 |   kB      0      kB      0     30   OB
12 |    S    100 [S/100]      1      1   OS   1,00   0,25   1,25
13 |                                          1,00   0,25   1,25 <--- O
14 |                                          6,98   4,08  11,06 <- O+S

In parole: cento posti a sedere, ed altrettanti lettori in media al giorno; sei ore giornaliere di apertura per cinque giorni la settimana, ed uno sportello di prestito per lo stesso tempo; 60'000 volumi in scaffale, 2000 nuovi volumi all'anno, 250 periodici correnti (ma nessuno trattato analiticamente). Fingiamo che non ci sia bilancio (semplicemente perché ancora non sappiamo che fare dell'unità di misura indicata da SRR, 30'000 rupie, per la sezione OB).

Vediamo che HL non compare (11 persone non hanno certo difficoltà a garantire 1'500 ore annue di apertura); metà del tempo di una persona è necessario per coordinare (SLp). Rispetto al piccolo esempio precedente, oltre a quanto è ovviamente necessario per il prestito (SC), compaiono carichi consistenti associati alla consulenza agli utenti (SR) e alla logistica di una sede adeguata (OS).

È su queste ultime due voci che vogliamo soffermarci, per un'altra correzione che ci pare necessaria, rinunciando alle semplificazioni che riteniamo originariamente avessero lo scopo di facilitare il calcolo mentale.

Esaminiamo le variazioni nella riga 5 al variare del numero medio giornaliero di utenti:

        R      0 [R/50]W      0    250   SR                  0,00
        R     12 [R/50]W      0    250   SR                  0,00
        R     13 [R/50]W    250    250   SR    1,00   0,13   1,13
        R     62 [R/50]W    250    250   SR    1,00   0,13   1,13
        R     63 [R/50]W    500    250   SR    2,00   0,25   2,25
        R    112 [R/50]W    500    250   SR    2,00   0,25   2,25

L'andamento è a scaglioni (0-12, 13-62, 63-112, &c.), applicando rigorosamente la prescrizione di SRR, che ricordiamo, indica con le parentesi quadre una certa forma di arrotondamento: l'intero inferiore se la divisione dà una parte frazionaria inferiore a 0,25, altrimenti l'intero superiore. Quindi: 62/50 (che dà 1,24) si arrotonda a 1, mentre 63/50 (che dà 1,26) si arrotonda a 2. E di conseguenza il personale associato alla sezione aumenta a scatti ben evidenti.

Spiacevole comportamento, di cui conosciamo benissimo gli effetti. Se dovessimo pagar le tasse in base a quel parametro, faremmo tutto il possibile per dichiarare 62 e restare nello scaglione inferiore; mentre cercheremmo di dichiarare 63, se lo scopo fosse quello di ottenere un finanziamento. Non è questione di doppia morale, è il difetto (di per sé puramente aritmetico) di una formula del genere quando ci si trova al punto d'incertezza tra un gradino e l'altro.

Se accettiamo che non ci fosse da parte di SRR alcun recondito significato biblioteconomico (e non riusciamo ad immaginare quale), preferiamo senz'altro anche in questo caso una graduazione più uniforme, lasciando perdere l'arrotondamento, e quindi accettando il risultato della divisione così com'è, 1,24 o 1,26; un eventuale errore nella misurazione non si ripercuoterà sul risultato con esiti più drammatici di quel che merita.

Una parte dell'originale tecnica di arrotondamento ci pare debba essere però conservata, perché va di nuovo a toccare le piccole biblioteche e sembra di molto buon senso. In pratica SRR prescriveva: "un bibliotecario ogni cinquanta lettori, ma i primi dodici lettori non contano" (12 al giorno vuol dire all'incirca 3'000 presenze all'anno). Ci sembra davvero insignificante considerarlo come carico a sé stante, rientra nel fatto stesso che la biblioteca esista: e può succedere in una piccola biblioteca, dove quelle pur 3'000 presenze non corrisponderanno normalmente a 3'000 diverse persone; quindi, un piccolo pubblico, ben conosciuto e che rapidamente ben conosce la biblioteca, senza costituire quindi uno speciale carico per il bibliotecario se non eventualmente al primo contatto.

Non va dimenticato (e dovremo certamente aggiungere ulteriori parametri se vorremo tenere conto di casi diversi) che la formula si riferisce ad un ben preciso modello organizzativo: biblioteca classificata, con accesso diretto dei lettori allo scaffale. Non compare alcun parametro che tenga conto dei magazzini chiusi, ed il carico associato alla gestione della scaffalatura viene presumibilmente fatto rientrare nella sezione SM. Più esattamente: abbiamo deciso di farlo rientrare in SM (manutenzione), quando abbiamo associato a quella sezione il personale ausiliario calcolato V/30000 in "Formula for unskilled staff", che non era in relazione evidente con alcun'altra voce. Interpretiamo quel termine come soprattutto legato al lavoro di ricollocazione (che, tipicamente, in una scaffalatura aperta si vuole affidato al personale, e non ai lettori che invece ben volentieri s'incaricano del prelievo): potrebbe essere ridiscusso, e risistemato (tutto, o in parte) in SC (circolazione), se si preferisce. Ovviamente questo non modificherebbe i totali calcolati dalla formula, ma soltanto, in piccola parte, la distribuzione interna del personale ausiliario: e la nostra interpretazione è che questo sia sì calcolato in base a parametri che sono associati a ciascuna sezione, ma (per il fatto stesso di essere "unskilled") non fissamente e permanentemente attribuito alla sezione nel concreto svolgersi del lavoro, anche in una struttura dove si intenda che le divisioni funzionali davvero corrispondano ad una suddivisione in sezioni del personale professionale. Questo postulato di flessibilità ci pare ben riassunto dall'uso in "Five laws" del colorito luogo comune "No red tape procedures!".

Se convince questa reinterpretazione di [R/50], nella tavola di calcolo (casella D5) invece di

INT(B5/50+0,75)*B2

che corrisponde all'originale [R/50]*W, scriveremo innanzitutto

(B5/50)*B2

per trascurare l'arrotondamento, e poi

((B5-12,5)/50)*B2

per non tener conto dei primi dodici (12,5: intendendo precisamente "un quarto del parametro 50"; non conviene complicare la scrittura mostrando come in una tavola del genere un parametro venga in realtà depositato in una casella a parte per poi derivarne tutti i conseguenti per via di formule di prelievo; è già abbastanza oscuro ricordare che B2 equivale al valore di W, e B5 a quello di R). Impediamo poi nel modo consueto che all'estremità sinistra si rischi di scendere nei numeri negativi:

MAX(0;((B5-12,5)/50)*B2)

Le variazioni nella riga 5 diventano così

        R      0 [R/50]W      0    250   SR                  0,00
        R     12 [R/50]W      0    250   SR                  0,00
        R     13 [R/50]W    2,5    250   SR    0,01   0,00   0,01
        R     62 [R/50]W  247,5    250   SR    0,99   0,12   1,11
        R     63 [R/50]W  252,5    250   SR    1,01   0,13   1,14
        R    112 [R/50]W  492,5    250   SR    1,99   0,25   2,24

in accordo con la formula originale nei punti di taglio (tra 12 e 13, 62 e 63, &c.), ma con i gradini ridotti agli irrilevanti errori di arrotondamento: è chiaro che mostriamo i decimali esclusivamente per facilitare l'ispezione visuale dei calcoli.

Se cosa strettamente analoga facciamo per il trattamento del parametro S (casella D12), otteniamo per i dati precedenti questa tavola

        A      B       C      D      E    F      G      H      I      J
   +-------------------------------------------------------------------
 1 |  par    val          numer  denom        prof    aus    p+a
 2 |    W    250                         HL                 0,00 <--- H
 3 |    H      6      HW   1500   1500   SL   0,48   0,48   0,96
 4 |    G      6      GW   1500   1500   SC   1,00   0,50   1,50
 5 |    R    100 [R/50]W  437,5    250   SR   1,75   0,22   1,97
 6 |    D      0   A+40D   2000   2000   ST   1,00   0,10   1,10
 7 |    A   2000       A   2000   6000   SB   0,33   0,08   0,42
 8 |    P    250       P    250    500   SP   0,50   0,25   0,75
 9 |                   A   2000   3000   SM   0,67   2,17   2,83
10 |   kV     60      kV     60     30        5,70   3,77   9,46 <--- S
11 |   kB      0      kB      0     30    OB
12 |    S    100 [S/100]   0,75      1    OS  0,75   0,19   0,94
13 |                                          0,75   0,19   0,94 <--- O
14 |                                          6,45   3,95  10,40 <- O+S

E sappiamo che non possiamo attribuire alle piccole differenze nei risultati alcun significato, a meno che non riusciamo ad trovare evidenti ragioni biblioteconomiche, o semplicemente organizzative, per la divisione in classi di grandezza basate su R (di 50 in 50) e su S (di 100 in 100).