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di Manuela D'Urso
Relazione sullo stage svolto nell'ottobre 2000 per conto dell'Università di Trento presso la Bibliothèque Cujas di Parigi, grazie ad una borsa di studio europea assegnata in base al programma "Leonardo da Vinci" <http://europa.eu.int/comm/education/leonardo.html>. Il programma è destinato a promuovere una politica comunitaria diretta alla formazione professionale attraverso operazioni di mobilità transnazionale; in base all'art. 4 della direttiva europea del 1999/382/CE, la partecipazione al programma è aperta ad un insieme di enti e istituzioni fra i quali le Università.
1 : Introduzione
1.1 : La Bibliothèque Cujas
1.2 : La gestione degli spazi e il patrimonio bibliografico
1.3 : L'organizzazione complessiva
2 : La communication e il servizio di accueil
2.1 : La sala di lettura e i magazzini
2.2 : La richiesta del libro
2.3 : Le procedure di consegna del libro
2.4 : L'accueil : orari e personale a disposizione
2.5 : Gli strumenti : la guida ai servizi e la guida alla consultazione dell'opac
3 : Il Dipartimento di ricerca documentale: il CERDOC e il PEB
3.1 : Struttura e obiettivi
3.2 : Il servizio di prestito interbibliotecario
3.3 : Il servizio di document delivery a pagamento
3.4 : L'accueil specializzato
3.5 : Doctrinal: lo spoglio dei periodici
3.6 : La documentazione elettronica
3.7 : Il sito web: le ressources Internet <http://cujas.univ-paris1.fr>
3.8 : La formazione degli utenti: il progetto del ministero e l'applicazione presso Cujas
4 : Le visite
4.1 : Il Ministero dell'educazione: la Direzione delle biblioteche
4.2 : La Biblioteca dell'Università Paris VIII
4.3 : La BPI: Biblioteca di informazione pubblica
La Biblioteca di rue Cujas eredita il proprio patrimonio dall'antica Scuola di diritto (riorganizzata nel 1829) e costituisce il centro di documentazione più importante in materia di diritto per tutta la Francia. La missione della Biblioteca Cujas è infatti di offrire alla comunità scientifica e universitaria l'esaustività delle risorse documentarie nelle scienze giuridiche. Partecipa inoltre ad una serie di missioni specifiche: è Centro nazionale di acquisizione e di diffusione dell'informazione scientifica e tecnica (CADIST), è polo associato della Bibliothèque nationale de France, Centro regionale del Catalogo collettivo nazionale delle pubblicazioni in serie (CCNPS) e infine è coeditore di Doctrinal (banca dati di diritto).
La biblioteca si sviluppa su una superficie di 7400 m2 ripartita in due edifici; offre al pubblico un patrimonio di circa 600 000 volumi tra cui 160 000 tesi di dottorato, 7800 periodici di cui 3100 abbonamenti in corso, 22 000 tesi di laurea e 10 000 opere antiche e preziose che costituiscono il fondo storico il cui accesso è riservato.
La biblioteca è suddivisa in sei dipartimenti:
La biblioteca è aperta al pubblico dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 19, il sabato apre dalle 9 alle 18. All'ingresso della biblioteca un guardiano chiede agli utenti di mostrare la tessera della biblioteca, successivamente, nella sala di lettura, vi sono due tornelli (per l'entrata e per l'uscita). Dopo aver introdotto la tessera magnetica nel lettore ottico, l'utente è autorizzato ad entrare solo se la sua situazione all'interno della biblioteca è regolare. Si osserva quindi che l'accesso alla biblioteca viene decisamente scoraggiato: la giustificazione addotta dalla direttrice riguarda una serie di episodi spiacevoli i cui protagonisti erano senza tetto e vagabondi che trovavano rifugio presso la hall dell'edificio.
La biblioteca offre al pubblico 600 posti di lettura ripartiti all'interno di 5 sale. A disposizione degli utenti vi sono inoltre 10 fotocopiatrici, 8 apparecchi lettori e riproduttori di microformati, un intero settore dedicato alla consultazione dei cataloghi sia cartacei sia postazioni per la consultazione dell'opac (28 PC); per interrogare le banche dati (Doctrinal, Myriade e CD-Thèses) ci sono 8 postazioni riservate. Purtroppo le postazioni presenti in sala non consentono di stampare o semplicemente salvare su floppy disk le ricerche effettuate; l'utente dunque è obbligato a prendere appunti con carta e penna.
All'interno della sala vi sono 3000 opere di consultazione tra cui raccolte e repertori di legislazione e giurisprudenza, 7000 volumi ripartiti fra diritto (62%), economia/gestione (28,5%) e scienze politiche (9,5%). Il resto del patrimonio bibliografico posseduto dalla biblioteca si trova collocato a scaffale chiuso nei magazzini. Questi si estendono su due piani sotterranei il cui accesso è riservato al personale dipendente. Purtroppo l'edificio (datato XV secolo) non ha consentito l'acquisto di compact su rotaie per l'archiviazione del posseduto, l'arredo presente è infatti costituito da scaffali metallici molto leggeri ma allo stesso tempo poco capienti; ciò impone peraltro l'applicazione costante di una oculata politica di scarto.
Recentemente è stato introdotto a Cujas il sistema di richiesta automatica del libro, il prodotto è LORIS ed è distribuito dalla ditta EVER. L'utente ricerca nell'opac il testo di cui necessita e se decide di averlo in prestito o in consultazione, entra nel modulo communication ed inoltra una richiesta formale indicando il numero della tessera e il codice del libro. Successivamente gli viene assegnato un numero di riferimento che gli consentirà di presentarsi al bancone della distribuzione nel momento in cui il libro richiesto è disponibile.
Nel momento in cui l'utente inoltra la richiesta per mezzo del modulo communication avviene automaticamente la stampa di tutte le informazioni inserite dall'utente presso le stampanti collocate nei magazzini. Un addetto alla distribuzione (dipendente della biblioteca con qualifica di magazziniere) provvede al recupero del testo richiesto e lo invia per mezzo di un montacarichi al guichet (il nostro "bancone").
Nel momento in cui il libro richiesto è pervenuto dunque presso il bancone, viene accesa la luce corrispondente al numero assegnato all'utente (numero corrispondente alla richiesta inoltrata) che – di conseguenza – è invitato a ritirare il testo desiderato.
Il servizio di reference (accueil) viene svolto da tutto il personale inquadrato nella categoria di bibliotecario, si tratta di 30 persone che ordinariamente lavorano presso i vari dipartimenti della biblioteca e a cui viene assegnato un turno settimanale da 2 a 5 ore presso la postazione di accueil collocata nella sala di lettura. La biblioteca garantisce nell'arco dell'orario di apertura il servizio e quindi la presenza di una persona disposta a rispondere alle domande poste dagli utenti.
Il dipartimento della comunicazione (Département de la communication) si occupa inoltre della pubblicazione e della distribuzione di due guide.
All'interno di una cartelletta con raffigurato in copertina il logo della biblioteca, si trovano 10 fogli A16. Ad ogni servizio corrisponde un foglio di colore diverso il quale fornisce informazioni esaustive su:
Si compone di un foglio A4 piegato in 3 e riporta le informazioni necessarie per interrogare il catalogo della biblioteca. Vengono presentati esempi di ricerca per autore, titolo, soggetto, parola chiave e uno spazio viene riservato per la riproduzione sia della tastiera (con l'indicazione dei tasti speciali) sia della maschera corrispondente ad un determinato argomento (con l'indicazione dettagliata di elementi quali la segnatura, la disponibilità).
Il Dipartimento di ricerca documentale si compone di due servizi principali:
è il servizio di prestito interbibliotecario che evade richieste inoltrate da biblioteche universitarie e municipali, francesi e straniere. Vi lavorano una persona a tempo pieno e 3 a tempo parziale.
è il centro di informazione bibliografica che eroga i propri servizi sia per telefono che sul posto e in quanto tale costituisce il servizio di reference specializzato nella documentazione elettronica Fra gli obiettivi del CERDOC vi sono inoltre l'aggiornamento del sito web della biblioteca e della documentazione elettronica attraverso i suggerimenti segnalati al Dipartimento delle entrate sull'acquisto di banche dati su CD-ROM e infine la formazione degli utenti.
L'organico a disposizione consta di 4 persone (1 capo progetto, 1 funzionario, 1 informatico webmaster e 1 insegnante documentarista) a cui si aggiungono alcuni studenti laureandi di diritto.
Il servizio di prestito interbibliotecario evade richieste che pervengono all'ufficio in tre diverse modalità:
Il PEB non è un servizio aperto al pubblico, la maggior parte del lavoro è concentrato sul lending piuttosto che sul borrowing; ciò evidentemente viene spiegato dal fondo storico di Cujas che soddisfa le richieste localmente senza dover ricorrere a fonti esterne.
La biblioteca non possiede software specifici per la gestione delle richieste e l'invio dei libri: il personale che vi lavora si avvale di un modulo Word che viene memorizzato e dunque risulta ricercabile.
Presso il CERDOC vi è una incessante attività di document delivery, basata sul fatto che la biblioteca di Cujas conserva il patrimonio più consistente in materia di diritto per tutta la Francia, e si fonda su tre elementi principali: un fondo consistente, la presenza di clienti disposti a pagare (quindi un mercato) e infine l'incoraggiamento di Juri Connexion, ossia un'associazione che riunisce documentalisti privati e enti pubblici. Il servizio è a pagamento, e risulta essere alquanto inusuale per una struttura pubblica la capacità di essere in grado di creare e conservare una clientela disposta a usufruire costantemente dei servizi e pagare somme piuttosto considerevoli per ottenere i documenti richiesti. L'aspetto che accomuna le richieste che pervengono al CERDOC è l'urgenza che viene spesso esaudita dall'efficienza del servizio. Il sistema di fatturazione si avvale del software Word.
Il CERDOC ha il compito di garantire un servizio di pronta risposta (question-réponse) sia per telefono sia sul posto. Il personale che vi lavora dunque provvede alle richieste che pervengono anche telefonicamente. È previsto un filtro costituito dal centralino per evadere alcune risposte pronte (orari, chiusure, etc), ma, purtroppo, tale filtro si rivela poco efficace. Ciò comporta un aggravio di lavoro con conseguente necessità di personale in grado di gestire interviste telefoniche.
L'accueil sur place consiste invece nel fornire assistenza agli utenti che si presentano presso il CERDOC e necessitano di aiuto per interrogare le banche dati sia su CD-ROM sia in linea, l'accesso ad internet infatti presso la sala è libero e gratuito (è proibito l'uso della posta elettronica tuttavia non vi è alcun filtro inserito, il costante controllo del personale garantisce il rispetto del divieto).
Il CERDOC si occupa inoltre di coordinare e di effettuare lo spoglio dei periodici in materia di diritto in lingua inglese e francese, posseduti dalla biblioteca. Tale lavoro di spoglio non si limita alla mera indicazione dei dati principali (titolo dell'articolo ed autore), ma comporta un'analisi approfondita dell'articolo successivamente descritta in un'area specifica – références – contenente tutti i riferimenti possibili alle informazioni presenti nel testo, inoltre vengono indicate le parole ritenute rilevanti presenti nell'articolo in seguito ricercabili dall'utente. Lo spoglio dei periodici viene eseguito da personale della biblioteca con il controllo e la supervisione del CERDOC, il lavoro viene poi inviato ogni mese alla casa editrice che produce il CD-ROM Doctrinal la cui diffusione sul mercato garantisce alla biblioteca le licenze gratuite e le royalties derivate dalla vendita. La banca dati di Doctrinal viene inoltre alimentata da informazioni che provengono da 3 studi legali privati.
Il centro di documentazione provvede al costante aggiornamento delle banche dati in possesso della biblioteca. Le banche dati sono in rete e sfruttano il sistema unix per la condivisione e l'accesso ai dati, viene offerta la possibilità di consultare presso la sala del CERDOC circa 130 titoli fra banche dati francesi e straniere che coprono tutti i settori del diritto e alcuni settori dell'economia e delle scienze politiche. Presso la sala vi sono 5 pc presso i quali è possibile accedere ad internet e alle banche dati.
Vi è inoltre un elenco ordinato per materia che presenta informazioni dettagliate sul contenuto di ogni CD e costituisce un valido supporto per orientarsi nella moltitudine dei dati a disposizione.
Il CERDOC possiede tre banche dati in linea a pagamento il cui costo è tariffato in base ai tempi di collegamento; non disponibili al pubblico, ma interrogabili esclusivamente dal personale della biblioteca, esse sono:
All'interno del sito web della Bibliothèque Cujas vi è un link che punta alle risorse elettroniche presenti in Internet; tale link, che obbliga ad un costante aggiornamento e ad una frequente verifica dei siti, è a cura di un webmaster che dipende direttamente dal CERDOC.
La struttura delle ricerche in Internet è organizzata per aree geografiche, e all'interno di ogni sezione vi è una ulteriore suddivisione secondo un ordine prestabilito, ossia:
Le pagine della ricerca sono state impostate utilizzando un software efficacissimo, Dreamweaver 3, che consente un aggiornamento rapido e molto semplice.
Il Ministero dell'educazione ed in particolare la direzione che si occupa delle biblioteche (Sous-direction des bibliothèques et de la documentation) ha svolto uno studio nel corso del 1997-1998 per iniziare una politica in materia di formazione degli utenti nella ricerca dei documenti e quindi nel recupero dell'informazione. Le linee guida su cui lavorare pubblicate col titolo "Former les étudiants à la maîtrise de l'information" rappresentano un utile strumento per impostare i corsi agli utenti.
Il testo si compone di tre parti: la prima suggerisce forme e strutture per concepire un programma di insegnamento, la seconda concerne principalmente le condizioni essenziali per poter istituire i corsi di metodologia documentale e infine la terza parte analizza e propone strategie per la valutazione sia dell'apprendimento che degli strumenti formativi adottati.
Presso la biblioteca di Cujas la formazione è oggetto di studio e lavoro del CERDOC, vi è in particolare una persona in possesso della qualifica di docente e documentalista – non ha quindi lo status di bibliotecario – che ha il compito di organizzare i corsi per gli utenti. La persona lavora a Cujas da circa un mese e quindi sta predisponendo un programma di lezioni e visite guidate alla biblioteca.
L'ufficio che si occupa della gestione delle biblioteche si incarica di fornire le indicazioni generali per tutte le biblioteche statali afferenti al ministero.
La direzione è suddivisa in vari uffici che studiano e propongono strategie risolutive dei diversi problemi che emergono nelle biblioteche; due fra questi sono stati oggetto di interesse: l'ufficio rapporti internazionali e l'ufficio che si occupa di coordinare la formazione.
L'ufficio rapporti internazionali è incaricato di coordinare e gestire gli stages all'estero, di redigere le pubblicazioni informative sulle biblioteche e di organizzare e aggiornare il sito web del Ministero <http://195.83.249.62/bib/>.
L'ufficio formazione coordina i servizi di formazione agli utenti presso tutte le biblioteche del Ministero e collabora attivamente con l'ENSSIB (École nationale supérieure des sciences de l'information et des bibliothèques) la quale ha elaborato un progetto FORMIST <http://formist.enssib.fr>, ossia la creazione di un sito web in cui vengono raccolte tutte le informazioni (risorse, manuali in linea) e le esperienze francesi in materia di formazione rivolta agli utenti delle biblioteche. L'ufficio del ministero ha curato la pubblicazione del testo "Former les étudiants à la maîtrise de l'information" di cui è stata predisposta una versione su carta distribuita alle biblioteche ed una reperibile in linea.
La biblioteca dell'Università di Parigi VIII è stata aperta al pubblico nel 1998 e rappresenta quindi un esempio recente per valutare sia le scelte architettoniche sia per le decisioni adottate in materia di segnaletica, di organizzazione dei servizi e degli spazi al pubblico.
La visita aveva dunque il duplice scopo di osservare l'innovativa ripartizione degli spazi e approfondire la conoscenza di una struttura in grado di applicare al meglio il programma di formazione proposto dal Ministero. Infatti, partendo dal presupposto che tutti gli utenti hanno diritto alla lettura, all'informazione, all'accesso ad Internet e al complesso dei servizi che la struttura eroga e garantisce, la Biblioteca dell'Università Paris VIII innova e sperimenta l'apertura ad un pubblico allargato, non limitato agli studenti universitari: particolarità che l'accomuna alla Biblioteca di Ateneo dell'Università degli Studi di Trento.
Per quanto concerne l'edificio occorre precisare che le sale di lettura offrono 1500 posti e che tutto il patrimonio è disposto a scaffale aperto; ogni settore è contraddistinto da un colore rintracciabile sia sull'etichetta della segnatura del libro sia sui cartelli della segnaletica.
L'attivazione del servizio di formazione degli utenti – che peraltro riscuote indiscusso successo – si prefigge come missione un uso più consono e proficuo degli strumenti a disposizione del pubblico. Il progetto di formazione destinato agli utenti si delinea all'interno di un programma dettagliato organizzato da un gruppo di bibliotecari e rielaborato ogni trimestre. La serie di incontri spazia dalla semplice conoscenza della biblioteca attraverso visite guidate ad insegnamenti metodologici di accesso agli strumenti presenti all'interno dell'edificio quali ad esempio l'opac, i CD-ROM e Internet. Nel corso della settimana, in orari diversi, vengono ripetutamente riproposte le lezioni per garantire a tutti la possibilità di partecipare.
La visita guidata è risultata decisamente interessante e al tempo stesso piacevole: la biblioteca di Paris VIII rappresenta per molti aspetti un modello sicuramente da emulare.
La BPI nota anche come biblioteca del Centre Pompidou ha riaperto al pubblico nel gennaio del 2000 dopo un lungo periodo di chiusura, durante il quale sono stati effettuati considerevoli lavori di ristrutturazione. Essa fonda la sua missione su un'idea decisamente rivoluzionaria e innovativa: l'utente gratuitamente e senza alcuna formalità da sbrigare (sostanzialmente anonimo) è libero di aggirarsi autonomamente all'interno degli spazi della struttura. L'intero patrimonio – composto non solo da monografie e periodici, ma anche da un numero considerevole di materiali audiovisivi e sonori – è a disposizione del pubblico senza alcun filtro o barriera da oltrepassare. La biblioteca inoltre è aperta tutti i giorni dell'anno (compresi natale e capodanno) ed ha un orario di apertura molto ampio (dalle 12 alle 22 nel corso della settimana). Le sale si snodano su tre piani diversi collegati fra loro da scale mobili (oppure da un ascensore), i posti di lettura previsti sono 2000 ed un contatore elettronico all'ingresso segnala e aggiorna il numero di persone presenti in biblioteca.
I bibliotecari sono dislocati nelle varie sale e garantiscono un servizio di reference, inoltre, all'interno dell'edificio, presta servizio personale della vigilanza incaricata di sorvegliare sulla sicurezza delle persone e delle collezioni.
La formazione agli utenti costituisce un problema ancora irrisolto per i bibliotecari della BPI, ciò a causa della difficoltà di circoscrivere gli utenti in una tipologia ben definita. L'organizzazione di lezioni comporta problemi di spazio (la biblioteca non è ancora dotata di una sala preposta agli incontri formativi), amministrativi (occorre avere un budget a disposizione per la preparazione dei materiali di supporto) e nell'individuare le esigenze dei lettori per la scelta delle tematiche da affrontare.
Nel corso della permanenza presso la Biblioteca Cujas a Parigi ho avuto modo di collaborare alle ricerche bibliografiche presso il CERDOC e quindi di studiare dall'interno un'organizzazione dei servizi al pubblico il cui obiettivo non consiste unicamente nel soddisfare le esigenze degli utenti, ma anche nel garantire un supporto finanziario alla struttura grazie all'esistenza di un mercato (e dunque clienti) disposti a pagare per ottenere i servizi.
La collaborazione con il CERDOC si è alternata a frequenti turni presso l'accueil (il nostro servizio di reference) dove ho potuto constatare le diverse tipologie di richiesta di informazioni provenienti dagli utenti e le strategie di risposta e di conseguenza gestione dell'intervista da parte dei bibliotecari.
In conclusione, un particolare ringraziamento rivolgo a tutti i colleghi francesi, per la loro disponibilità manifestata nell'accogliermi con estrema cortesia e gentilezza e per la professionalità dimostrata nel soddisfare i molteplici quesiti da me posti durante il mio soggiorno presso le loro sedi.