AIB-WEB. Contributi

WWW come intranet

Linee guida per la realizzazione del sito web della nostra biblioteca

di Maurizio di Girolamo

Contributo nato come documento di lavoro ad uso dei bibliotecari dell'Università di Milano Bicocca, e come tale disponibile sulle pagine web di quella biblioteca dal 1 maggio 1999.

Nota all'edizione in "AIB-WEB Contributi"

Sono passati quasi due anni dalla pubblicazione sulle pagine web della biblioteca in cui lavoro di questo documento. Documento è una parola grossa. Si tratta di appunti, idee, riflessioni circa il ruolo che poteva ricoprire un web di biblioteca, il web della "mia" biblioteca, nel lavoro quotidiano. Oggi forse lo scriverei in maniera diversa. Molte sono le cose cambiate nel Web in due anni. Un po' meno nel lavoro quotidiano della biblioteca. Resto convinto che il Web, come tutta la tecnologia basata sulla condivisione delle risorse e delle informazioni, possa essere un formidabile pretesto per cambiare la maniera di lavorare, per trovare entusiasmo in ciò che si fa. Grazie a Riccardo Ridi ed alla redazione di AIB-WEB per avermi trasmesso questo entusiasmo.

Nella realizzazione del nostro sito web <http://www.biblio.unimib.it> (più correttamente dovremmo parlare di "pagine" ospitate dal sito dell'Università) dobbiamo tener conto delle diverse funzioni che esso dovrà esercitare, del differente pubblico cui è rivolto, e, non ultima, delle nostre limitate conoscenze di HTML.
Si tratta di un sito "fatto in casa", estremamente semplice dal punto di vista tecnico, sobrio ma, speriamo, rigoroso nella forma e puntuale nei contenuti.

Obiettivi del nostro sito sono:

Visibilità : fornire informazioni sulle attività della biblioteca

Promozione : far conoscere agli utenti interni (locali e remoti) tutti i servizi della biblioteca

Trasparenza : rendere disponibili i documenti "ufficiali" ed i progetti di sviluppo della biblioteca

Comunicazione : creare un canale di interazione fra biblioteca ed utenti mediante l'uso di moduli ed e-mail

Orientamento : diventare riferimento per gli utenti interni nel reperimento di informazioni su Internet (WWW come VRD)

Archivio : raccogliere tutti i documenti che costituiscono la storia della biblioteca e la sua evoluzione (anche homepage obsolete, per documentarne gli sviluppi formali e di contenuti)

Lavoro di gruppo : acquisire nuovi metodi di lavoro che si avvalgano del sito web come mezzo di comunicazione/informazione/documentazione interna nel lavoro quotidiano (WWW come intranet)

Formazione ed aggiornamento professionale : utilizzare il sito web per mettere in comune le "scoperte" di ciascun bibliotecario, che costituiscono quel bagaglio di cognizioni professionali frutto dell'esperienza quotidiana. La pubblicazione di piccole relazioni e promemoria ne permetterà la trasmissione e consentirà a tutti noi di partecipare dell'esperienza e delle competenze altrui.

Per raggiungere questi obiettivi saranno utilizzate le potenzialità del Web, compatibilmente con le nostre conoscenze informatiche. Qui di seguito indichiamo alcuni punti da cui partire per costruire il nostro sito, che dovrà essere frutto di lavoro collettivo e sommatoria dei contributi individuali e delle singole sezioni operative della biblioteca, cui si potranno aggiungere suggerimenti e indicazioni da parte degli utenti.

• Struttura e strumenti usati
  • Informazioni suddivise in base al pubblico cui sono dirette
    • Orari e recapiti già nella pagina di Benvenuto: utenti in generale
    • Link ad indirizzo e-mail (MAILTO:) sia nella pagina di Benvenuto, sia nel frame "fisso", per favorire la comunicazione: utenti in generale
    • Servizi al pubblico: utenti interni e locali (docenti e studenti)
    • Cataloghi (evidenza all'OPAC): utenti in generale
    • Basi di dati: utenti interni e remoti
    • Risorse Internet: utenti interni e remoti
    • Staff e organizzazione: utenti interni locali e remoti
    • Intranet: utenti interni locali (bibliotecari)
    • Bacheca degli avvisi: utenti interni locali e remoti
  • Uso di frames per mantenere costantemente visibile la struttura "logica" del sito (mappa del sito). Questa soluzione evita il ricorso a pulsanti di navigazione (avanti/indietro) e consente l'inserimento di nuove pagine senza preoccuparsi della coerenza "circolare" del sito.
  • Uso di Javascript freeware (OmenTree) facilmente adattabile e configurabile, anche senza conoscenze specifiche.
  • Link "interni" di rimando fra pagine con contenuti complementari (es. la pagina dello staff della "Sezione Informazioni bibliografiche" rimanda a quella delle banche dati, e viceversa. Questa soluzione evita la ridondanza di medesime informazioni su pagine diverse, con i relativi problemi di aggiornamento e di uniformità).
  • Directory (intra) per i file di uso "interno" (WWW come intranet), per il momento liberamente accessibile, in futuro, se necessario, da proteggersi con password in lettura.
• Forma
  • Uso dei colori
    • Inversione sfondo/testo fra frame "fisso" e pagine
    • Uso del giallo per evidenziare e separare
    • Uso del rosso per le note di redazione temporanee (versioni di lavoro)
  • Accorgimenti grafici
    • Scelta di un unico font per tutte le pagine (Arial)
    • Nelle pagine di "Risorse Internet", che contengono soprattutto link esterni, sono resi visibili gli URL cliccabili, per eventuali stampe.
    • Ogni pagina reca l'URL in chiaro, la data di creazione e dell'ultimo aggiornamento ed il suo curatore
    • Ridotto uso di immagini nelle pagine di "contenuto"
    • Uso di icone omogenee ed esplicative nel frame "fisso"
    • Uso di HR gialle per distinguere testata/corpo/coda delle pagine
• Linguaggio
  • Linguaggio più informale ed amichevole nelle sezioni destinate agli utenti locali (Servizi al pubblico, pagine per la segnalazione delle proposte di acquisto). Possibile uso di FAQ come mezzo comunicativo.
  • Linguaggio più formale nelle pagine sull'organizzazione e staff e in quelle che riportano documenti ufficiali.
• Contenuti
  • Rilievo ai progetti cui partecipa la biblioteca (anche per sperimentazioni)
    • SBN
    • OPAC
    • ESSPER ed ESSPER-diritto
    • CDL
    • Basi di dati in rete (Ovid, ERL, Tatoo)
  • Rilievo alle informazioni prodotte dalla biblioteca o accessibili attraverso la biblioteca (valore aggiunto della biblioteca)
    • Statistiche generali e delle singole attività
    • Repertorio riviste
    • Catalogo Stone
    • Sottoprodotti di SBN (nuove acquisizioni) e SerSe (catalogo periodici)
    • Versioni on line full text delle riviste in abbonamento cartaceo
    • Basi di dati ad accesso riservato
    • Elenco CD-ROM (stand alone e in rete)
    • Elenco di puntatori specifici (link per bibliotecari, link suggeriti dagli utenti)
  • WWW come interazione con il pubblico
    • Bacheca degli avvisi (eventualmente replicabile per ogni sezione della biblioteca)
    • Modulo (form interattivo) per le proposte di acquisto dei docenti
    • Modulo per la richiesta di informazioni catalografiche e di transazioni con il Servizio prestiti (es. prenotazione, verifica della disponibilità) (da collegare all'OPAC)
    • Modulo per la richiesta di informazioni bibliografiche (reference a distanza)
    • Modulo per i suggerimenti di link da parte di docenti e ricercatori (da inserire nell'apposita sezione web)
    • Modulo per i servizi interbibliotecari (richieste da altre biblioteche)
  • Documentazione ufficiale
    • Statuto
    • Regolamento
    • Verbali degli organi di governo della biblioteca
    • Dati statistici
    • Relazioni e comunicazioni della Direzione della biblioteca
  • Documentazione intranet (di e per bibliotecari di Bicocca)
    • Norme di catalogazione SBN (es. istruzioni per la collocazione / di Federica)
    • Check list per i controlli periodici SBN/OPAC / di Mariagrazia
    • Scelte CDD (es. il caso della classe 349 / di Nadia e Francesca)
    • Norme per la gestione di studenti e obiettori / di Andrea
    • Documentazione di rete (indirizzi, configurazioni etc.) / di Luigi
    • Memo per l'installazione del software (es. problemi Infoconnect) / di Luigi
    • Avvertenze per l'uso di SerSe / di Roberta
    • Bozze di progetti per nuovi servizi (es. Servizio interbibliotecario)
    • Bacheca dei messaggi inviati a tutti (attraverso l'uso dell'account <bibliou6> + reindirizzamento file .forward) da costruirsi dinamicamente con software tipo Hypermail.

Sugli aspetti di web come mezzo di diffusione dell'informazione all'interno della biblioteca e riorganizzazione dei processi di gestione della conoscenza è, a mio avviso, illuminante l'articolo di Ingo Bogliolo "KM: knowledge management", sul sito AIDA.