Il sistema europeo di certificazione dei professionisti dell'informazione e documentazione CERTIDoc : il progetto di attuazione in Italia

Augusta Franco
AIDA

Abstract

L'intervento intende presentare l'iter preparatorio e le risultanze del progetto di creazione di un organismo italiano di certificazione delle competenze professionali per gli specialisti dell'Informazione e documentazione in accordo con i principi e le norme del Sistema europeo di certificazione dei professionisti dell'Informazione e documentazione CERTIDoc, conforme alla normativa UNI CEI EN ISO/IEC 17024:2004 – Valutazione della conformità. Requisiti generali per organismi che operano nella certificazione delle persone.

Il Sistema europeo CERTIDoc nasce nel 2005 quale esito dei progetti europei DECIDoc e CERTIDoc, patrocinati dall'ECIA, e riconosciuti e finanziati nell'ambito del Programma di azione comunitaria "Leonardo da Vinci", promosso dalla Direzione generale Istruzione e cultura della Commissione Europea.

Il Sistema CERTIDoc rende possibile l'applicazione delle medesime procedure, degli stessi standard e di una comune normativa a tutti i professionisti I&D; europei, realizzando un concreto strumento alle politiche dell'UE orientate a promuovere la mobilità lavorativa e la formazione professionale continua.

Il Sistema si basa sull'analisi, valutazione e certificazione delle competenze professionali. La certificazione di competenza attesta che il professionista possiede le competenze richieste per esercitare correttamente il suo mestiere (ad un determinato livello di qualificazione – il CERTIDoc ne contempla quattro) ed è in grado di fornire le prestazioni che riguardano normalmente la sua professione e il suo livello.

Si ritiene che la pratica della certificazione professionale sia determinante per il miglioramento del livello qualitativo delle professioni del settore delle scienze dell'informazione e per una loro più chiara definizione nel contesto sociale e del mondo del lavoro.

Non è la prima occasione in cui, in ambito italiano, si tratta del tema della certificazione professionale e del Sistema europeo CERTIDoc. L'AIDA infatti ha sistematicamente comunicato e documentato ogni passo dell'evoluzione che ha portato le associazioni europee riunite nell'ECIA (European Council of Information Documentation – Conseil européen des associations de l'information-documentation), associazione europea di associazioni di documentazione, a definire gli strumenti tecnici e normativi per dare vita a un Sistema europeo di certificazione per i professionisti del settore dell'Informazione e documentazione CERTIDoc.

Proprio in questa specifica cornice del Congresso AIB si è avuto modo di discuterne in un paio di occasioni. Ma l'occasione di oggi è particolarmente importante perché possiamo finalmente annunciare il varo dell'organismo italiano di certificazione CERTIDoc.

A beneficio di chi non abbia già informazioni sul "Sistema europeo CERTIDoc" e sui progetti che lo hanno preceduto, si illustrerà il percorso che le associazioni europee di documentazione, tra le quali AIDA, hanno seguito per giungere alla definizione di questo importante obiettivo.

Prima di passare a questa sintesi, è opportuno fare due precisazioni, che saranno poi anche utili chiavi di lettura di quanto verrà esposto.

Il Sistema europeo di certificazione CERTIDoc, pur nascendo nell'alveo delle discipline della documentazione e avendo avuto come soggetto di particolare osservazione e analisi la figura del documentalista, durante l'elaborazione e l'analisi delle competenze è giunto a individuare un nucleo comune a tutti i "mestieri" del settore, ridenominato dell'Informazione e documentazione (I&D), che include le tradizionali figure del documentalista, del bibliotecario e dell'archivista, ma anche i nuovi e magmatici mestieri legati al mondo dell'Informazione. Anzi, il settore I&D viene considerato il settore corrispondente a un'unica "professione" declinata in differenti mestieri: l'archivista, il documentalista, il bibliotecario, il records manager, il cybrarian, il gestore di servizi di informazione, l'information manager, l'incaricato del monitoraggio, il knowledge manager e altri.

Ciò non solo per l'evoluzione che ha interessato questi mestieri negli ultimi decenni, ma – a nostro avviso – soprattutto per lo specifico punto di vista dal quale è stata condotta l'analisi: quello dell'individuazione e definizione delle competenze e delle attitudini necessarie a un professionista per svolgere, a un certo livello, attività nel settore dell'I&D.

La seconda precisazione riguarda le finalità della certificazione secondo CERTIDoc, che non è in prima istanza quella del riconoscimento giuridico di una professione (tutt'al più può discenderne come conseguenza), ma piuttosto quelle di conoscere e inquadrare la professione dello specialista dell'informazione in modo più preciso e adeguato nel contesto disciplinare e nel mondo del lavoro al fine di fornire strumenti operativi alla valutazione delle competenze e attitudini dei professionisti e di contribuire al miglioramento del livello qualitativo della professione.

Con riferimento alle politiche europee per la formazione, formazione continua e per il lavoro, il Sistema CERTIDoc si ricollega in generale ai principi definiti a Lisbona nel 2000 finalizzati a costruire un'Europa «dell'economia della conoscenza più competitiva del mondo". Ma più direttamente, i progetti che hanno dato origine al Sistema, finanziati dal progetto "Leonardo da Vinci", si inquadrano nelle politiche per la mobilità lavorativa e della promozione della formazione lungo tutto l'arco della vita. L'obiettivo della mobilità dei lavoratori tra i paesi europei implica l'esistenza di parametri comuni, affinché il riconoscimento dei titoli, la valutazione dell'esperienza lavorativa, il bilancio delle competenze avvengano secondo standard condivisi, comunemente accettati dalle comunità professionali di paesi dalle tradizioni normative e culturali anche profondamente diversi. Si tratta di far convergere i sistemi normativi generali da un lato, e standard e pratiche specifiche di ogni professione dall'altro.

Dai Progetti DECIDoc e CERTIDoc al Sistema europeo di certificazione dei professionisti dell'Informazione e documentazione CERTIDoc

Nel 1997 le associazioni europee di I&D riunite nell'ambito dell'ECIA propongono alla Commissione europea il progetto DECID (Développer les eurocompétences pour l'information et la documentation) che, rinominato DECIDoc (Développer les compétences pour l'information et la documentation), nel 1998 ottiene nell'ambito del Programma Leonardo da Vinci un finanziamento per un triennio.

Principale obiettivo del progetto DECID, e, poi, del DECIDoc (fine 1998-inizi 2001), è l'analisi della realtà della professione e dei mestieri del settore dell'Informazione e documentazione per pervenire alla definizione di strumenti comuni, basati su standard condivisi, finalizzati al riconoscimento, all'individuazione e alla valutazione delle competenze dei professionisti del settore dell'I&D. Il progetto annovera anche la partecipazione di associazioni professionali europee esterne all'ECIA: ASD (Svizzera), InfoDocRom (Romania), SKIP (Repubblica ceca). Associazione capo progetto è stata l'ADBS francese.

Il risultato del DECIDoc è la prima edizione dell'Euroguida che, nell'edizione originale del 1999, esce contemporaneamente in lingua francese, Euroréférentiel I&D, e in inglese, Euroguide LIS [1]. Della prima edizione sono state realizzate traduzioni accreditate in altre sette lingue europee.

La seconda edizione, completamente rielaborata, è stata pubblicata, in due volumi, a giugno 2004 [2] sotto il patrocinio dell'ECIA ed è, invece, frutto di una delle fasi del progetto del CERTIDoc.

L'Euroguida rappresenta il punto focale dei progetti DECIDoc e CERTIDoc ed essendo l'obiettivo ultimo di tali progetti la costruzione di un sistema di certificazione professionale europeo, costituisce di fatto il fondamentale standard di riferimento per l'attività di valutazione e certificazione dei partner europei. L'Euroguida può definirsi un inventario ragionato, una guida ragionata delle attività professionali dell'I&D, infatti identifica, definisce e classifica le competenze necessarie o utili al professionista per svolgere al meglio il proprio lavoro.

Successivamente alla positiva conclusione del progetto DECIDoc, l'ECIA mette a punto e propone il progetto CERTIDoc, Eurocertification, quale naturale prosecuzione del DECIDoc, proponendosi di costruire un sistema di certificazione europea della professione I&D sulla base della ricognizione e definizione delle competenze enunciate dall'Euroguida.

Il progetto riceve l'approvazione della Commissione europea e, ottenuto il finanziamento del progetto "Leonardo da Vinci" per un biennio, ha inizio ufficialmente il 9 dicembre 2002 e si conclude il 31 ottobre 2004. Il progetto era articolato in sette fasi, delle quali la seconda e la terza rappresentano il momento centrale del progetto e sono finalizzate, la seconda alla redazione e adozione delle norme fondamentali per la costituzione e il funzionamento di un sistema di certificazione europeo, la terza alla revisione completa dell'Euroguida.

Per la gestione del progetto si è costituito un apposito consorzio tra associazioni ed enti, il Consorzio CERTIDoc.

Gli strumenti operativi

Un passo fondamentale del progetto CERTIDoc ha riguardato l'elaborazione del sistema di norme per la costituzione e il funzionamento del Sistema europeo di certificazione. Come si è accennato, a tale attività sono state dedicate la seconda fase del progetto, con l'obiettivo di formulare il regolamento generale del Sistema e i regolamenti per la procedura di valutazione e per la selezione dei valutatori e formazione delle giurie, e la terza fase rivolta alla rielaborazione dell'Euroguida. Il Consorzio CERTIDoc è giunto, così, ad approvare il Règlement général, la Guide de l'évaluation, il testo Habilitation des évaluateurs et organisation des jurys e a pubblicare la seconda edizione dell'Euroguida.

L'Euroguida

È opportuno soffermarsi sul documento simbolo del progetto, testo di riferimento fondamentale che rappresenta il fulcro del Sistema CERTIDoc e che sottende – come si accennava precedentemente – una visione diversa e più aderente all'attuale magmatica realtà delle discipline e dei mestieri legati all'informazione.

L'Euroguida si rivela quale versatile strumento, utile non solo per far fronte a esigenze tecniche e organizzative nell'ambito dei settori professionali cui si riferisce e per essere utilizzata dai professionisti stessi per la propria autovalutazione, per la valutazione di altri professionisti, per l'organizzazione del lavoro in un archivio, biblioteca o centro di documentazione ecc., per la definizione di programmi di formazione degli utenti, ma, anche al di fuori dello specifico ambito, può essere proficuamente utilizzata dai giovani che aspirino a entrare nel mondo del lavoro dedicandosi a questi settori, da coloro che si occupano di formazione, da chi si occupa di selezione del personale, da chiunque abbia necessità di conoscere meglio i mestieri dell'informazione e documentazione.

Può considerarsi uno standard essendo il testo di riferimento principale per la procedura di certificazione. Si tratta di un repertorio sistematico delle conoscenze necessarie e utili allo svolgimento delle attività connesse con la ricerca, la gestione, il trattamento, la trasmissione e la conservazione – a livello e per un uso professionale – dell'informazione. La seconda edizione è del giugno 2004, notevolmente modificata, ampliata e integrata rispetto all'edizione del 1999. AIDA ha curato la versione italiana uscita nel 2005. Pur presentando la medesima impostazione della materia, è totalmente rinnovata nei contenuti e nell'apparato di consultazione, essendo corredata da una guida all'utilizzo, da un glossario e da un indice analitico.

Una fondamentale caratteristica dell'Euroguida, fin dalla prima edizione, è lo studio costante per il suo aggiornamento. Il gruppo di lavoro che ha elaborato l'Euroguida è stato sempre consapevole che l'utilità di un tale strumento di riferimento consistesse nel sistematico aggiornamento, così come al momento della diffusione della seconda edizione (maggio 2004) si era consapevoli che il lavoro non fosse già più perfettamente aggiornato. È stato così costituito ufficialmente il Comité permanent pour le suivi de l'Euroréférentiel (CPSE), che si è immediatamente rimesso al lavoro.

È essenziale enunciare la definizione di "competenza" adottata dall'Euroguida, anche perché le varie definizioni di competenza sono svariate e non coerenti tra loro.

Per "competenza" qui si intende «l'ensemble des capacités nécessaires à l'exercice d'une activité professionnelle et la maîtrise des comportements requis", mentre l'«activités professionnelles" è intesa come un «ensemble cohérent de tâches élémentaires concourant à un résultat homogène et conservable".

Le definizioni rivelano la genesi e la filosofia dell'Euroguida: le attività professionali sono elementi osservabili e costituiscono il punto di partenza dell'analisi che conduce all'individuazione delle competenze, e sottocompetenze, necessarie a svolgere attività professionali, semplici e complesse, articolate in un più o meno ampio numero di compiti elementari che, ricomposti, costituiscono un dominio di attività, sufficientemente definito perché lo si possa identificare e denominare.

I compiti così raggruppati hanno in comune il rendere possibile lo svolgimento delle attività principali del dominio di competenza considerato. Va osservato però che queste stesse competenze possono, combinate con altre, comporre domini di competenza diversi corrispondenti ad altre attività.

L'Euroguida organizza le trentatré competenze individuate ripartendole in cinque gruppi, Gruppo I – Informazione; Gruppo T – Tecnologie; Gruppo C – Comunicazione; Gruppo M – Management; Gruppo S – Altre conoscenze.

I dodici domini di competenza che costituiscono il primo Gruppo I – Informazione rappresentano il cœur de métier, le competenze tipiche della professione, il nucleo dei saperi che rendono tale un professionista dell'Informazione e documentazione e che pertanto sono comuni a tutti i mestieri appartenenti al settore dell'I&D.

Si tratta delle competenze necessarie per il trattamento dell'informazione e per la gestione dei supporti dell'informazione, assicurando funzioni essenziali dell'attività professionale.

Il secondo gruppo, T – Tecnologie è costituito da cinque domini che hanno in comune la caratteristica di utilizzare le stesse tecnologie, essenzialmente l'informatica.

Il terzo, C – Comunicazione enumera competenze nella comunicazione considerata in tutti gli aspetti, sia di base (capacità di espressione linguistica), che mediata attraverso strumenti tecnologici, sia quelle relative alla capacità di stabilire relazioni interpersonali con individui e gruppi e di padroneggiare la comunicazione all'interno di una organizzazione in situazioni diversificate e a tutti i livelli.

Il Gruppo M – Management testimonia quanto padroneggiare saperi che in realtà appartengono a un'altra disciplina siano essenziali alla realizzazione dell'efficienza ed efficacia nei servizi documentari. Si pensi solo alla gestione delle risorse umane, alla gestione di un bilancio contabile, alla gestione di un progetto.

L'ultimo gruppo, S – Altre conoscenze, costituito da un solo dominio denominato "Conoscenze complementari", è sui generis, ma fondamentale. Va distinto dalla cosiddetta doppia competenza che si riferisce alla padronanza di competenze in due campi assolutamente distinti, dei quali uno è quello dell'Informazione e documentazione. Ma non si tratta neppure di competenze già contemplate nei precedenti domini.

L'inclusione di questo gruppo offre al candidato alla certificazione e al valutatore la possibilità di mettere in evidenza e di apprezzare particolari conoscenze, estranee al campo I&D, ma la cui padronanza risulta utile o essenziale in particolari situazioni di lavoro.

A ogni dominio di competenza è dedicata una scheda che oltre alla definizione riporta esempi concreti di esercizio delle competenze, che per l'ultimo gruppo sono, però, necessariamente generici.

Altro criterio ordinatore, subordinato, è il grado di esercizio delle competenze. Nella realtà ogni professionista possiede una stessa competenza a livelli diversi. Ciò corrisponde anche, nella realtà lavorativa, a un esercizio della professione che si esplica a vari livelli di complessità, collegati a funzioni diverse, sebbene all'interno dello stesso mestiere. L'Euroguida contempla quattro livelli di esercizio di una competenza: il livello di sensibilizzazione, la conoscenza delle pratiche, la padronanza degli strumenti e la padronanza delle metodologie.

Ogni scheda dedicata a una competenza è illustrata da esempi reali di attività articolati in base a tale principio, da 1 a 4, in funzione della crescente padronanza dei saperi del campo.

Dalla definizione sopra riportata di competenza come «insieme delle capacità necessarie all'esercizio di un'attività professionale, nonché la padronanza dei comportamenti richiesti" [3] si evince l'esistenza di un'altra fondamentale componente delle competenze professionali, ovvero le attitudini.

Sebbene sia empiricamente e intuitivamente chiaro come il ruolo dei comportamenti sia essenziale per l'efficacia dell'azione di una persona e di un professionista, le attitudini, diversamente dalle conoscenze, non sono misurabili. Tuttavia sono il primo elemento citato nelle offerte di lavoro, ma difficilmente chiaramente descritte e inequivocabilmente definite.

Una modalità di valutazione indiretta delle attitudini consiste nell'apprezzamento delle azioni che esse inducono, quindi degli effetti.

Rispetto alla prima edizione del 1999, in cui si dava solo un elenco delle attitudini principali, qui ne viene accresciuto il numero, da quindici a venti, e vengono classificate in cinque gruppi.

Le classi si riferiscono a "situazioni professionali tipiche" rispetto alle quali l'esercizio di certe attitudini tra quelle selezionate sembra essere più opportuno, più efficace.

I gruppi che le rappresentano sono intitolati: Relazioni interpersonali, Ricercare, Analizzare, Comunicare, Gestire e Organizzare. L'insieme più numeroso è quello delle attitudini ricondotte alla classe delle Relazioni, segue quello dell'Organizzare, Analizzare, Comunicare e Gestire, infine, Ricercare.

CERTIDoc Italia: la creazione di un organismo di certificazione italiano

Questi, sinteticamente, i punti fondamentali del percorso che ha portato alla creazione del Sistema europeo di certificazione CERTIDoc; da qui inizia l'iter per la costituzione di un organismo di certificazione italiano sul modello CERTIDoc.

L'AIDA ha curato le prime iniziative e i primi passi per creare le condizioni affinché ciò si realizzasse. Il presidente dell'AIDA Ferruccio Diozzi ha già riferito durante la tavola rotonda che ci ha preceduto delle attività dell'associazione, del suo Consiglio direttivo e in particolare del gruppo di lavoro ad hoc.

Al primo gruppo di lavoro "Euroguida" (dal 2001-2004), con la funzione di studio e di supporto all'azione dei rappresentanti dell'associazione in seno all'ECIA per affrontare le attività che comportavano l'adesione al progetto DECIDoc e CERTIDoc, segue un nuovo gruppo ampliato nei suoi componenti e nelle sue competenze, "CERTIDoc" (2005- ), entrando a farne parte oltre a professionisti I&D, esperti di certificazione, docenti in scienze della formazione, formatori in I&D e liberi professionisti, perché fossero adeguatamente affrontate tutte le problematiche che comportava l'implementazione del Sistema CERTIDoc in Italia, fondamentale obiettivo di programma.

Diversi sono stati gli eventi in cui sono state riferite le risultanze del progetto europeo, illustrati gli obiettivi futuri dell'associazione e divulgata la conoscenza di tale modello e degli strumenti su cui si basa. Parallelamente alle azioni più prettamente operative e tecniche, l'AIDA ha avviato un confronto su tale tema con altre associazioni del settore dell'informazione e con le parti sociali e istituzionali.

Tra le principali attività tecniche: la pubblicazione – come si è detto – della traduzione della nuova edizione dell'Euroguida e del corpus regolamentare del Sistema, e l'elaborazione della documentazione informativa e procedurale; la diffusione di un questionario per sondare l'interesse dei professionisti verso questa iniziativa, dalla quale peraltro si sono avuti inaspettati, positivi risultati piuttosto incoraggianti.

In questo percorso l'AIDA ha raccolto l'entusiastica risposta di altre associazioni omologhe come la IAML Italia, il GIDIF-RBM e l'AIDB che condividendo lo spirito del progetto hanno aderito e insieme ad AIDA daranno vita (proprio in questo contesto, sarà sottoscritto, domani, l'atto formale di costituzione) al CERTIDoc Italia.

Caratteristiche principali di questo organismo:

• la conformità alla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17024:2004 – Valutazione della conformità. Requisiti generali per organismi che operano nella certificazione delle persone;
• la terzietà rispetto a interessi specifici e particolari;
• la dimensione europea.

Per quanto riguarda il primo aspetto va detto che tutto il sistema CERTIDoc, gli elementi e le procedure si inquadrano nella filosofia dei sistemi di gestione per la qualità.

Ogni elemento del Sistema è pienamente conforme alle norme sulla valutazione della conformità, in particolare quelle che riguardano la costituzione e il funzionamento degli organismi di certificazione di persone, EN ISO/IEC 17024:2003 – General requirements for bodies operating certification of persons, che a sua volta richiama la norma EN ISO 9001:2000 – Quality management systems. Requirements, che prescrive agli organismi di certificazione di adottare un sistema documentato di gestione per la qualità.

I principi della conformità a una norma caratterizzano ogni aspetto del sistema: la stessa configurazione del Consorzio CERTIDoc e le regole e le procedure del suo funzionamento; la configurazione, le regole e le procedure adottate da ogni singolo organismo di certificazione che intenda adottare le procedure CERTIDoc; le regole e le procedure definite per la valutazione delle competenze dei professionisti.

Per il secondo aspetto, comunque contemplato dalla ISO 17024, si intende che l'organismo di certificazione deve garantire la propria imparzialità nei confronti dei richiedenti, dei candidati e delle persone certificate e ridurre il rischio di conflitto di interessi.

Ciò si realizza adottando criteri oggettivi trasparenti e verificabili per la valutazione, creando una struttura organizzativa documentata, definendo chiaramente politiche e procedure per la risoluzione dei ricorsi e dei reclami, escludendo o tenendo chiaramente separate le attività di formazione da quelle di certificazione.

Della dimensione europea, oltre quanto già esposto, sottolineiamo il fatto che le certificazioni rilasciate da ognuno degli organismi nazionali, che siano riconosciuti dal Consorzio CERTIDoc, sono assolutamente equivalenti tra loro.

Conclusioni

Il Sistema CERTIDoc rappresenta un'interessante opportunità per il mondo professionale del settore I&D, ma anche un proficuo esempio per la certificazione in altri campi professionali.

La particolare interpretazione di "competenza", l'impostazione delle procedure di valutazione, le finalità perseguite sembrano rispondere alle esigenze del mondo professionale di accrescere costantemente i saperi e il saper fare e valorizzare le acquisizioni formative e le esperienze lavorative e poter dimostrare tutto ciò in termini trasparenti e verificabili.

La dimensione internazionale conferisce ulteriore valore al Sistema, aumentando il grado delle implicazioni positive in termini di qualità e riconoscibilità della professione e nel favorire lo scambio e la mobilità dei lavoratori.

I risultati del progetto sono tanto più degni di attenzione perché originano dalla realtà applicativa, dal mondo professionale, che mette in atto regole e prassi definite dalle relative discipline scientifiche e deve, in ogni caso, trovare soluzioni pratiche a questioni nuove che si dovessero presentare nella quotidiana attività e rispetto a queste esigenze deve organizzare gli organici, riorganizzarli, delineare le nuove esigenze di personale, selezionare il personale, formarlo, aggiornare e formare il personale già in servizio.

Si può infine osservare come la certificazione professionale, secondo l'interpretazione qui illustrata, possa innescare un circolo virtuoso tra il mondo professionale e il mondo della formazione in generale, ovvero scambi reciproci e fruttuosi tra il mondo accademico e quello professionale, da coltivare sul campo della formazione iniziale e continua.

Gli studi condotti precedentemente e durante i progetti DECIDoc e CERTIDoc e la prospettiva della professione delineata con la costituzione del Sistema europeo CERTIDoc offrono, poi, interessanti spunti di riflessione e di approfondimento su aspetti che riguardano l'assetto delle discipline delle scienze dell'informazione, avendo individuato un nucleo di saperi e saper fare comune a "mestieri" distinti, ma che condividono principi e approcci a un'entità comune: l'informazione per un uso professionale, che occorre saper cercare, trovare, gestire, accrescere di valore, rendere accessibile e trasmettere a coloro che ne hanno bisogno.