La biblioteca del Dipartimento del Tesoro recentemente ristrutturata sta affrontando da alcuni mesi, un laborioso lavoro di riorganizzazione.
La ristrutturazione, operata dall'amministrazione, in unione con i responsabili dei servizi informatici è legata in parte ai mutamenti strutturali avvenuti negli ultimi anni sia nel ministero dell'economia e delle finanze, sia in tutta la pubblica amministrazione, in attuazione delle norme che l'hanno modificata dalle fondamenta.
Questa recente attenzione per la biblioteca, non derivata da una salda e consapevole coscienza dei problemi e delle finalità della biblioteca stessa, si è rivelata deleteria: l'intenzione di apportare un cambiamento in vista della gestione della comunicazione, senza un preciso intendimento, oltre ad arrecare danni alle raccolte ne travolge anche l'attività.
In tal senso sarebbe stato molto significativo se in fase di ristrutturazione, le attività di comunicazione che la Biblioteca del dipartimento del tesoro esplica, fossero risaltate con la medesima chiarezza, anche a livello istituzionale.
La consapevolezza riguardo al ruolo e alle funzioni che la biblioteca svolge sembra esserci solo da parte dei suoi operatori.
Infatti a seguito dei processi di informatizzazione, necessari per l'attuarsi della società della comunicazione, la biblioteca rischia di essere considerata un elemento del più ampio, ma ”troppo largo e indefinito” mondo dell'informazione.
Sul piano pratico, nel passato più o meno recente, molto è stato realizzato dai bibliotecari, per far vivere la biblioteca: è stato necessario individuare e precisare il tipo di utenza, soprattutto in base alle richieste che venivano poste; definire e incrementare la consistenza delle raccolte, che costituiscono l'identità della biblioteca, e ne segnalano di conseguenza anche i fini.
La biblioteca quindi col tempo, si è specializzata, orientandosi principalmente verso il soddisfacimento e la copertura bibliografica necessaria all'attuazione dei compiti istituzionali del Dipartimento, sviluppando le proprie raccolte nell'ambito del settore economico e giuridico, aprendosi anche fattivamente alla collaborazione con altre biblioteche affini (associazione ESSPER), attuando il servizio di document delivery (da tener presente che tutte queste attività pur sviluppando e ampliando le potenzialità comunicative della biblioteca, sono gestite gratuitamente).

Sempre nella prospettiva dell'apertura e della comunicazione rispetto ai compiti istituzionali, un altro elemento qualificante è stato il lavoro intrapreso sul fronte della raccolta, catalogazione, conservazione della documentazione prodotta dal Dipartimento (relazioni, documenti programmatici di politica economica, privatizzazioni ecc).
Questa attività la individua quindi anche come centro di documentazione, e ciò è stato rilevante in una fase in cui la documentazione ha assunto notevole importanza per comunicare la P.A. ai cittadini.
Tale puntualizzazione, che potrebbe sembrare eccessiva, deriva dal fatto che la raccolta documentale, rappresenta un elemento qualificante per una Biblioteca come quella del Dipartimento del Tesoro, non caratterizzata dal possesso di materiale di pregio, raro, antico.
Anche l'individuazione di questa funzione, è stata compiuta dai bibliotecari, e si è rivelata nel tempo, in relazione e conforme ai successivi e attuali sviluppi dell'amministrazione pubblica: infatti nella società della Comunicazione, è necessario che l'informazione sia certa e chiara.
L’altra attività collegata al suddetto servizio di document delivery e strettamente connessa a una biblioteca che si caratterizza come Centro di documentazione, è il reference.
Il reference, si è posto come strumento altamente qualificante per la nostra biblioteca, ma questa è un’attività che va incrementata e adeguata costantemente a causa della ridondanza delle informazioni, non sempre attendibili, presenti nella rete e ai mutamenti dei supporti nei quali questa è organizzata.
Ciò pone al bibliotecario la necessità di un continuo aggiornamento, per acquisire le capacità di distinguere, diversificare e nel contempo, rendere agili e versatili i mezzi con i quali attuare la comunicazione.
Tale funzione negli anni trascorsi, è stata sviluppata soprattutto in relazione all’incremento degli strumenti on-line della biblioteca (cataloghi, banche dati, periodici elettronici).
A tal riguardo, inoltre va menzionato anche il lavoro di user education che è stato necessario intraprendere, e che non può essere trascurato, al fine di sviluppare l’autonomia dell’utenza, soprattutto in considerazione del repentino mutamento dei mezzi con i quali si accede all’informazione.

Inoltre non può essere omesso, in quanto aspetto peculiare della biblioteca e elemento di distinzione qualitativa del reference, l’instaurarsi di relazioni personali di collaborazione e fiducia con i frequentatori o i fruitori a qualunque livello, della biblioteca.
Sul fronte dell’utenza, a seguito di tali mutamenti positivi, si è verificato che a una “offerta qualitativamente migliore, corrispondono aspettative informative sempre più mirate e specifiche”.
Attualmente l’utenza (sufficientemente autonoma nell’intraprendere un lavoro di ricerca) si rivolge al bibliotecario, se ha necessità di recuperare un certo livello di informazione, un grado specifico di questa, che per qualche motivo non riesce a ottenere.
Appare infatti evidente che, sebbene le maschere di interrogazione della rete siano diventate sempre più amichevoli, le strutture dell’organizzazione dell’informazione sono sempre più complesse: la capacità di trasformare una richiesta espressa in un linguaggio naturale, in un metalinguaggio, in una stringa di ricerca, o ancor più, quella di interrogare, coordinare e recuperare nella molteplicità la qualità dell’informazione, è ancora un campo specifico dell’attività del bibliotecario.
Il reference è la funzione che maggiormente caratterizza le biblioteche moderne altamente specializzate.
E’ necessario che da parte dei bibliotecari si mantenga alto il livello di consapevolezza della complessità di questa funzione, legata essenzialmente alla professione (intesa come sviluppo e accrescimento di capacità non solo tecniche ma anche di qualità morali) e alla specificità della comunicazione che si attua in biblioteca, la quale appunto non si realizza soltanto ed esclusivamente con l’adeguamento all’evoluzione della tecnologia.
Su questo versante, come prima accennato, si deve registrare un atteggiamento un po’confuso da parte dei settori amministrativi, che in nome dell’ aggiornamento e della riorganizza zione non tiene conto di tali campi specifici delle biblioteche.
Lo squilibrio infatti, appare subito evidente se il processo di riorganizzazione della biblioteca è affidato in maniera indiscriminata all’elemento tecnologico, facendo a meno dell’esperienza del bibliotecario il quale è ben consapevole della complessità delle relazioni che, a vari livelli, si incontrano e si intrecciano nella biblioteca.
La tendenza, ora prevalente nella pubblica amministrazione ma che attiene all’intera società, è che l’aspetto tecnologico possa di per sé costituire una forma di organizzazione, se non supplire addirittura a tali carenze, e colmare ovviamente tutte le necessità di informazione. Poiché sotto questo aspetto, molti sono anche gli interessi economici posti in campo, appare indispensabile che i bibliotecari siano attenti alla complessità della loro biblioteca, affinché soprattutto nei mutamenti, siano rispettate le funzioni specifiche proprie della biblioteca.

Su questi aspetti ci si dovrebbe soffermare con maggiore attenzione e proprio dalla vita quotidiana delle nostre biblioteche potremmo trarre alcune semplici considerazioni di carattere più generale:

• l’informazione fine a se stessa non è utilizzabile, se si prescinde da un pensiero in grado di elaborarla;
• il mondo delle biblioteche ha lavorato sempre a organizzare percorsi semantici, consentendo, favorendo e assecondando anche se indirettamente, i processi della conoscenza e del progresso;
• l’attuale fase, caratterizzata dall’alto sviluppo e uso della complessa tecnologia digitale come mezzo privilegiato per agevolare la comunicazione e diffondere l’informazione, sta in un certo senso insidiando il concetto di biblioteca (di fatto le biblioteche dello Stato, molto spesso a causa della loro disorganizzazione, sono esposte a queste astratte e disorganiche forme di riorganizzazione).

Come e perché ciò stia avvenendo non è argomento specifico di questa tavola rotonda, ma questi temi di carattere generale potrebbero essere approfonditi ancor più di quanto non si faccia, per centrare meglio la realtà nella quale si colloca il mondo di queste biblioteche, e per non incorrere nel pericolo che la tecnologia divenga sempre più l’informazione stessa.
Né tuttavia giova al bibliotecario e alla biblioteca trincerarsi dietro un atteggiamento negante le potenzialità che la tecnologia può offrirgli, ma è necessario evitare le applicazioni arbitrarie riconducendo costantemente la biblioteca ai suoi significati originali, costruttivi e in funzione di un sano sviluppo dell’intera società.
A maggior ragione credo che, anche in vista degli obiettivi positivi che l’amministrazione pubblica si pone oggi, occorra rinsaldare la consapevolezza che la Biblioteca è per eccellenza il luogo di comunicazione non astratta; luogo concreto inoltre, in cui nelle sue diverse forme (cartacea, digitale, banche dati) si deposita la memoria, affinché questa possa servire ancora per il futuro.
Senza pretendere di offrire facili soluzioni a una realtà come quella che stiamo vivendo, complessa e comunque in trasformazione , credo che i caratteri fondamentali che comunicano l’attività della biblioteca siano individuabili negli elementi della concretezza, dell’oggettività, della collaborazione e del servizio, e che questi, se davvero applicati, possano contenere l’esasperato dinamismo tecnologico, in funzione dei veri fini della biblioteca. Se si ha chiaro ciò, non si è contro i cambiamenti, se ne possono assecondare e sfruttare i vantaggi, arginare le storture.
Questo mi sembra un lavoro per il prossimo futuro altamente qualificante per una categoria di “mediatori” dell’informazione e di costruttori di cultura quali dovrebbero essere i bibliotecari.