Benvenuti a tutti, io sono Cinzia Fortuzzi della biblioteca del Dipartimento del Tesoro, poi, avremo modo ognuno di presentarci nel corso delle comunicazioni che faremo, il mio compito è introdurre e coordinare il convegno di oggi, è un convegno promosso dal BiAS il Gruppo di lavoro delle Biblioteche dell’Amministrazione dello Stato.
Prima di tutto vi porto il saluto dell’Associazione Italiana Biblioteche nazionale e dell’AIB Lazio, che ci ha ospitato qui a Bibliocom e ringrazio i colleghi bibliotecari relatori del convegno e in particolare il prof. Guido Melis, la prof.ssa Giuseppina Monaco della Scuola speciale Archivisti e Bibliotecari, il dr. Fernando Venturini della biblioteca della Camera e la dr.ssa Alessandra Cornero del Formez, che terranno le relazioni conclusive di questa tavola rotonda.

Il fine di questo convegno è quello di restituire alle biblioteche della P.A. quel ruolo informativo rilevante e quella credibilità che hanno avuto a suo tempo all’interno delle Istituzioni tenendo conto della loro duplice natura: da un lato le grandi biblioteche storiche nate subito dopo la formazione dello Stato unitario, dall’altro quelle di più recente costituzione nate a supporto dell’attività amministrativa.

Quali sono i problemi attuali di questo settore?
Quali sono gli sviluppi che si possono prevedere per il futuro?

Vorrei ricordare brevemente, per coloro che non ne fossero a conoscenza, il percorso che ci ha condotto a questa tavola rotonda iniziato negli anni ‘90 con la pubblicazione a cura dell’AIB, del volume Le Biblioteche dell'amministrazione centrale dello stato italiano, che avrebbe dovuto nell’intenzione degli autori ridare attualità a questo settore.

Il percorso proseguì nel 1997, con la costituzione da parte dell’AIB Lazio di un gruppo di lavoro (di cui io stessa ho fatto parte insieme ad alcuni dei presenti), che aveva l’intento di redigere un repertorio della documentazione di fonte amministrativa prodotta da ciascuna amministrazione ¹.

Successivamente, nel gennaio 2001, l’Ufficio Centrale per i beni librari, le istituzioni culturali e l’editoria si fece promotore di un progetto per l’Informatizzazione delle biblioteche della Pubblica Amministrazione ² e il loro inserimento nella rete SBN, che richiamò l’attenzione sulla necessità di adottare degli standard comuni, sia per quanto riguardava la catalogazione, sia per l’automazione.
Nella primavera dello stesso anno, su sollecitazione dei professori Mauro Guerrini e Guido Melis, si riunirono, presso la Scuola speciale archivisti e bibliotecari, alcuni bibliotecari delle biblioteche della Amministrazione centrale con il proposito di elaborare una serie di iniziative comuni volte a promuoverne l’attività.
Il primo frutto di tali iniziative è stata la pubblicazione del volumetto Le biblioteche dell’amministrazione centrale in Italia, nato da una preziosa collaborazione tra la SSAB e l’AIB, e dall’impegno collettivo dei bibliotecari. La pubblicazione, è stata presentata lo scorso 21 giugno presso la Biblioteca della Corte Costituzionale e la relazione iniziale è stata tenuta dal prof. Sabino Cassese (intervenuto grazie al prof. Melis).
Il volumetto, riprendendo idealmente, attraverso la prefazione del prof. Melis, il discorso iniziato da Cassese (nel volume del 1990), si sofferma su alcuni aspetti di queste biblioteche: i loro rapporti con le istituzioni, la descrizione dei loro siti web, e infine un censimento delle carriere dei bibliotecari all’interno della P.A.
Da ultimo voglio citare anche il BiAS Gruppo auto-organizzato sotto l’egida dell’AIB con l’intenzione di stabilire delle linee guida, del quale ho l’onore e l’onere di essere il coordinatore.

Quali sono i problemi attuali di questo settore?
La problematica sull’argomento è quindi varia e articolata e nella pubblicazione citata ne abbiamo avuto solo una anticipazione, altri aspetti si riveleranno nel corso di questo convegno, ad alcuni dei quali voglio appena accennare, e sono i seguenti: o la difficoltà di valorizzare entrambe le tipologie di biblioteche: sia quelle con una fisionomia storico-conservativa, sia quelle che svolgono prevalentemente attività di centro di documentazione; o la disomogeneità della tipologia di utenza che afferisce a queste biblioteche; o l’assimilazione in organico di alcune biblioteche agli uffici di relazione con il pubblico e/o la sottrazione di alcuni loro aspetti comunicativi specifici (bollettini, servizi di alerting, etc.) con la conseguenza di condannarle a funzioni vicarie; o la parcellizzazione delle biblioteche all’interno dei vari dicasteri con compiti e raccolte che spesso vengono assimilate o alienate senza percepirne la specificità; o il rischio di rinnovare la gestione delle biblioteche, ripensandole solo alla luce di un mal inteso rinnovamento tecnologico; o il pericolo di disperdere patrimoni preziosi dal punto di vista storico (molte raccolte sono già emigrate a Castelnuovo di Porto; o la difficoltà di garantire gli spazi e le risorse economiche necessarie per uno sviluppo organico delle raccolte.
Tutte le problematiche esaminate, inoltre, si possono far risalire ad un’unica causa e cioè la difficoltà da parte dell’Amministrazione di intuire le potenzialità informative e culturali di questi uffici, o comunque di sottovalutarne gli aspetti.
Nell’ambito bibliotecario esiste un largo e avanzato dibattito intorno a questi temi e al futuro delle biblioteche, ma esso rimane spesso autoreferenziale non solo rispetto all’Amministrazione nella quale le biblioteche operano, ma anche rispetto al mondo delle biblioteche e a quello accademico.
Le biblioteche all’interno della P.A., infatti, vengono considerate “meno funzionali” di altri uffici, proprio perché si ritiene che non contribuiscano direttamente alla realizzazione delle finalità politiche e amministrative dell’Istituzione, al contrario esse sono “funzionali” all'intera struttura amministrativa, proprio perché non vi è procedimento al quale le biblioteche non possano offrire il loro contributo conoscitivo o quanto meno informativo. Inoltre una biblioteca che “funzioni”, mi si perdoni il bisticcio, ha una ricaduta positiva sull’ambiente nel quale è inserita.

Tornando alle due tipologie di biblioteca amministrativa cui abbiamo accennato all’inizio di questo intervento - quella storica e quella più affine a un centro di documentazione - si profilano differenti difficoltà, che attraverso percorsi diversi possono originare le medesime conclusioni.
Da un lato, infatti, le biblioteche storiche rischiano di rimanere imprigionate nel loro passato, non riuscendo a valorizzare e comunicare le particolarità di alcune raccolte, trasformandosi in archivi di deposito obsoleti e privi di utenza.
Dall’altro lato la modernizzazione esclusivamente tecnologica, che coinvolge le piccole biblioteche moderne, di ambito dipartimentale, trascurandone gli aspetti concettuali e specifici, in nome di una falsa visione utilitaristica legata all’hic et nunc contribuiscono ad indebolirne le specificità e quindi a iniziare quel processo che le porterà in un primo momento a perdere l’utenza e in seguito a divenire superflue.

L’innovazione tecnologica degli ultimi anni comincia a riguardare pesantemente le biblioteche della Amministrazione Centrale, che da questo punto di vista erano state considerate un po’ come i parenti poveri nell’ambito del settore bibliotecario e quindi trascurate.
Questa innovazione se gestita in collaborazione con i bibliotecari potrebbe “creare valore” sia per le biblioteche che per l’amministrazione, purtroppo però sono rari i casi in cui si agisce di comune accordo, più spesso, proprio per la complessa struttura gerarchica dell’Amministrazione, le innovazioni vengono calate dall’alto con una scarsa attenzione alla fisionomia delle biblioteche e a quelli che saranno gli effettivi risultati.

Quali sviluppi quindi si possono prevedere per il futuro?
Le biblioteche dell'Amministrazione si dovrebbero orientare, in primo luogo, verso i bisogni informativi dell'utenza interna, privilegiando il contatto diretto con il personale amministrativo, del quale fanno parte sia gli impiegati, sia i dirigenti e i direttori generali, sia le segreterie dei ministri e dei sottosegretari. In secondo luogo, in quanto “finestre dell'istituzione”, come dice Fernando Venturini, dovrebbero rispondere alla domanda informativa istituzionale e nel contempo “comunicare l'Istituzione” all'esterno.
Questo doppio ruolo coinvolge nel futuro, in modo diverso, sia le grandi biblioteche storiche dell'Amministrazione, sia le piccole biblioteche che fungono da veri e propri centri di documentazione dipartimentali.
A questo proposito auspicherei anche una migliore definizione dei rispettivi ruoli e conseguentemente una cooperazione tra biblioteche diverse al fine di soddisfare i diversi bisogni informativi degli utenti in quella ottica di servizio che, non solo dovrebbe essere propria a tutti coloro che operano nell’ambito della Pubblica Amministrazione, ma che è parte integrante della buona prassi bibliotecaria.
Partendo proprio da questa ottica di servizio e quindi dal miglioramento continuo dei servizi offerti, le biblioteche e di conseguenza i bibliotecari dell'Amministrazione dello Stato dovrebbero proporsi a pieno titolo come mediatori dell' informazione, usufruendo degli strumenti tecnici a loro disposizione e cooperando con tutte le altre biblioteche del settore e con quelle affini per materia sul territorio.
Per esperienza posso dire che questo tipo di azioni produce una grandissima visibilità per le biblioteche e di conseguenza anche per i bibliotecari.

Possibili attività dovrebbero riguardare ad esempio:

• l’incremento di cataloghi nazionali collettivi di monografie, di periodici e/o spogli di periodici, naturalmente tenendo conto ognuna della propria specificità;
• lo sviluppo di azioni cooperative con altre biblioteche o sistemi bibliotecari;
• l’attivazione di centri di documentazione, dove poter reperire i documenti sia virtuali, sia cartacei relativi alle competenze della propria Amministrazione;
• l’incremento del prestito interbibliotecario e del document delivery;
• lo sviluppo di attività di reference avanzato;
• la predisposizione di servizi di alerting;
• la partecipazione con bibliografie mirate alle attività di studio dei dicasteri e/o la fornitura di bibliografie ai ricercatori interni ed esterni;
• il reperimento di forme di comunicazione interne ed esterne per pubblicizzare le attività e i servizi che vengono offerti agli utenti;
• il proporsi come centri di information literacy e di e-learning all'interno delle istituzioni;
• il compito di rappresentare l'Istituzione sia in eventi nazionali che internazionali, che richiedano un coinvolgimento culturale.

Tutte queste attività, contrariamente a quanto può sembrare, sono concretizzabili sia dal punto di vista economico che da quello informatico. Alcune, infatti, sono completamente gratuite. I bibliotecari, quindi, anche senza particolari doti informatiche, sfruttando le competenze peculiari che la biblioteconomia mette a loro disposizione, le possono attuare.
Da ultimo voglio ricordare che la biblioteca è anche il “luogo” per eccellenza che favorisce quella comunicazione su contenuti professionali e anche umana di cui oggi, nonostante tutto questo parlare di comunicazione e nonostante tutti gli strumenti tecnologici, si sente un grande bisogno.
Questa tavola rotonda, come il volumetto appena pubblicato, hanno l’intento da un lato di sollecitare l’impegno dei bibliotecari, ove ve ne sia bisogno, dall’altro l’attenzione e l’interesse sulle potenzialità culturali e professionali delle biblioteche istituzionali da parte delle amministrazioni stesse, che, valorizzandole così come si è suggerito, le potrebbero utilizzare come uno degli strumenti di rinnovamento dei flussi comunicativi e documentari interni ed esterni.