Il lavoro qui presentato è frutto dell'attività del Gruppo sulla valutazione della cooperazione nelle reti bibliotecarie territoriali formato da Giorgio Lotto, Alessandro Agustoni, Rino Clerici, Patrizia Lucchini, Antonio Zanon. Il Gruppo è nato come naturale prosecuzione dell'attività svolta dalla Commissione Nazionale Biblioteche Pubbliche a partire dal 2000 al 2003 in ambito di valutazione della cooperazione. Durante questo periodo la CNBP aveva realizzato uno strumento di misura delle reti per alcuni aspetti di efficienza e di integrazione delle stesse e lo aveva testato su 7 soggetti traendone dati di un certo interesse. Sempre la CNBP aveva individuato, inoltre, modelli gestionali teorici con riferimento alle esperienze più diffuse, nonché abbozzata una scheda per un primo censimento della cooperazione tra le pubbliche in Italia.

Il testimone è stato raccolto dal Gruppo, di fatto, nella primavera del 2004 con l'intento di:

- rivedere, semplificandoli, gli strumenti di misura di efficienza

- introdurre strumenti di misura di efficacia

- realizzare il censimento ed una prima rilevazione descrittiva delle reti/sistemi di cooperazione territoriale a livello nazionale

- dare diffusione a questi dati ed a questi strumenti.

Per cercare di affrontare contemporaneamente tali indirizzi di lavoro, il Gruppo si è diviso al suo interno in due sottogruppi pur mantenendo l'unità sulle scelte di fondo e sulla responsabilità legata ai risultati.

I dati e le proposte che saranno qui riportate sono dunque frutto dell'impegno comune come comune ne è la responsabilità.

Vengono proposti, anche se non definitivi, con la coscienza dei limiti di informazioni tratte da un lavoro in itinere, con l'intento di sfruttare l'appuntamento congressuale per un dialogo ed un confronto sugli stessi tra quanti sono interessati a tali temi.

PARTE PRIMA: Censimento della cooperazione territoriale in Italia.

1. Primi dati

In questa prima fase sono state coinvolte solo alcune aree geografiche (Valle d'Aosta, Lombardia, Veneto, Lazio, Sicilia, Abruzzo), per un totale di n. 83 questionari inviati. Le risposte pervenute alla data del 18 ottobre sono n. 33. Di queste è stata prodotta l'elaborazione di cui esporremo alcuni risultati. I dati si riferiscono all'anno 2003.

Il numero delle biblioteche facenti parte di una rete va da un minimo di 7 (Milano Nord Est) ad un massimo di 188 (Sistema provinciale di Brescia). In particolare, il 50% dei sistemi è composto da un numero di biblioteche che va da 11 a 30, mentre il 30% comprende meno di 10 biblioteche, il 14% ne ha da 51 a 70 e soltanto l'8% ne comprende più di 70.

Bacino di utenza: quasi il 40% delle reti serve 50.000-150.000 abitanti, mentre il 36% ne serve 150.000-300.000. Praticamente possiamo dire che i tre quarti delle reti coprono un bacino di utenza che va dai 50.000 ai 300.000 abitanti. Una risicata minoranza, invece (il 3%), serve una popolazione inferiore a 50.000, il 6% ne serve 300.000-450.000, non vi sono sistemi che coprono la fascia di popolazione dai 450.000 ai 600.000 e soltanto il 15% ha un bacino di utenza superiore a 600.000.

Caratteristiche della rete: la stragrande maggioranza dei sistemi (82%) è di carattere sovracomunale, non vi sono reti urbane e il 18% è rappresentato da altre tipologie (soprattutto reti provinciali)

Composizione: nel 70% dei casi si tratta di reti composte da biblioteche di ente locale, il restante 30% si ripartisce equamente tra sistemi di biblioteche comunali e scolastiche e sistemi misti (con biblioteche private, specializzate, ecc.).

La forma giuridica prevalente è la convenzione (82%), seguita dal consorzio (6%) e dall'accordo di programma (6%), mentre il restante 6% è rappresentato da accordi di collaborazione informale e da altre tipologie.

Tra i numerosi ambiti in cui si applica l'attività di cooperazione fanno la parte del leone il prestito interbibliotecario nella rete (svolto dall'88% dei sistemi), la creazione del catalogo collettivo (85%), l'aggiornamento del personale (85%), l'OPAC (82%), la catalogazione (79%), il software applicativo condiviso (73%), il sito web di rete (73%), il trasporto librario tra biblioteche (73%). Scarsamente frequentati, invece, il coordinamento delle scelte d'acquisto (52%), le acquisizioni centralizzate (45%), la revisione delle raccolte (48%), il prestito interbibliotecario nazionale e internazionale (33%).

Forma di partecipazione degli enti aderenti: anzitutto va rilevato come nessun sistema abbia adottato il sistema secco della quota fissa annua, mentre il 44% ha scelto la quota commisurata agli abitanti, il 7% la quota fissa annua + la quota per abitante, il 4% il pagamento dei servizi erogati, l'11 % altre forme e il 33% forme miste (comprendenti un mix di combinazioni svariate e diverse: quota per abitante + pagamento dei servizi, quota fissa annua + quota per abitante, pagamento dei servizi + quota da parte del sistema, ecc.). Le altre entrate della cooperazione provengono perlopiù da trasferimenti di altri enti (91%).

Catalogazione di rete.I sistemi che effettuano catalogazione di rete sono risultati essere 27 (su 33 risposte). Occorre però ricordare che esistono sistemi complessi (per esempio quello della provincia bergamasca), articolati su diversi livelli di funzioni, in cui il sistema sovraordinato (la Provincia) svolge alcune funzioni (la catalogazione) a vantaggio di tutti i sistemi intercomunali, mentre a questi spettano altri compiti più specificamente locali (coordinamento acquisti, prestito interbibliotecario, ecc.).

Numero delle biblioteche della rete di cooperazione interessate allo svolgimento della catalogazione: il 48% dei sistemi ha un numero di biblioteche che va da 11 a 30, il 19% ne ha meno di 10, mentre l'11% ne ha 31-50, un altro 11% 51-75, il 7% 75-100, solo il 4% più di 100.

Numero di unità documentarie lavorate nell'anno a favore della rete: il 33% delle reti ne ha lavorate meno di 10.000, il 21% dalle 10.000 alle 20.000, un altro 21% dalle 20.000 alle 30.000, l'8% dalle 30.000 alle 40.000, il 13% dalle 40.000 alle 50.000, soltanto il 4% ha superato le 50.000.

In altre parole, possiamo dire che la metà dei nostri sistemi ha lavorato in un anno dalle 10.000 alle 40.000 notizie, mentre un terzo non arriva alle 10.000 e meno di un quinto supera le 40.000.

Le operazioni che praticamente tutti i sistemi svolgono nella catalogazione sono la descrizione, la classificazione e la soggettazione, mentre il 76% effettua l'aggregazione e soltanto il 16% svolge operazioni di cartellinatura (perlopiù svolta dalle singole biblioteche).

Numero di titoli a catalogo: il 17% ha meno di 100.000 titoli, il 44% da 100.000 a 200.000, il 17% da 200.000 a 300.000, l'11% da 300.000 a 400.000, soltanto il 6% da 400.000 a 500.000 ed un altro 6% oltre 500.000. In pratica, oltre il 60% dei sistemi non supera i 200.000 titoli a catalogo.

Analoga situazione si presenta per quanto riguarda il numero delle unità documentarie a catalogo: infatti, il 12% è al di sotto dell 100.000, mentre il 40% ne ha tra 100.000 e 300.000, il 16% da 301.000 a 500.000, un altro 16% da 500.000 a 700.000, nessuno da 700.000 a 900.000, il 16% sopra le 900.000 unità. Ciò significa che i due terzi dei sistemi hanno meno di 500.000 unità a catalogo, mentre soltanto un sesto di questi supera le 700.000.

Le biblioteche, per la produzione del catalogo, utilizzano software diversi (n. 14), di cui soltanto Sebina occupa una posizione rilevante (il 42% lo utilizza). Tinlib è usato dal 9%, Unibiblio dal 6%, tutti gli altri software sono adottati rispettivamente da una sola rete (Bookmarkweb, Cds isis biblio, Easy cat, Geac, Q series, Uol, ecc.). Praticamente tutti i cataloghi collettivi dei sistemi qui presenti sono visibili in Internet.

La frequenza media di aggiornamento del catalogo è, per la metà dei sistemi, quotidiana, per il 19% avviene in tempo reale, per il 4% avviene 2 volte alla settimana, per l'8% è settimanale, per il 12% bimestrale, per l'8% quadrimestrale.

Prestito interbibliotecaro nella rete. I sistemi che effettuano il prestito interbibliotecario di rete sono 29 (su 33), cioè più del 90%. Quelli che effettuano il trasporto interbibliotecario nella rete sono 27 (su 33), cioè circa l'80%.

Numero delle biblioteche della rete di cooperazione interessate al prestito interbibliotecario: il 41% dei sistemi ha un numero di biblioteche che va da 11 a 30, il 10% ne ha meno di 10, mentre il 21% ne ha 31-50, un altro 21% 51-75, il 3% 75-100, un altro 3% più di 100.

Numero di unità documentarie scambiate all'anno come prestiti tra le biblioteche della rete: il 41% ha scambiato meno di 5.000 unità documentarie, il 30% da 5000 a 20.000, il 19% da 20.000 a 40.000, il 4% da 40.000 a 70.000, nella fascia da 70.000 a 100.000 non ne troviamo nemmeno uno, mentre soltanto il 7% ha scambiato più di 100.000 unità documentarie.

Numero delle biblioteche della rete di cooperazione interessate al trasporto interbibliotecario in rete: il 41% dei sistemi che svolge questo servizio ha un numero di biblioteche inferiore a 10, mentre il 30% ne ha 11-30, il 19% ne ha 31-50, il 4% 51-75, soltanto il 7% più di 100.

Numero di unità documentarie movimentate all'anno: il 12% ha scambiato meno di 5.000 unità documentarie, il 38% da 5001 a 20.000, il 23% da 20.000 a 40.000, il 15% da 40.000 a 70.000, solo il 4% nella fascia da 70.000 a 100.000 e l'8% supera le 100.000 unità. In altri termini, la metà dei sistemi non è andata oltre la "movimentazione" di 20.000 unità documentarie annue, mentre poco più del 10% ha superato le 70.000.

Modalità di erogazione del servizio: il 44% delle reti utilizza automezzi del Centro servizi, mentre il 15% si avvale delle Poste italiane e un sostanzioso 41% ricorre ad altre modalità (servizio esternalizzato, prevalentemente). Nessun sistema si serve di altre forme di trasporto pubblico (autocorriere) o di corrieri postali.

Coordinamento delle scelte d'acquisto. I sistemi che effettuano il coordinamento degli acquisti sono 18 su 33, vale a dire poco più della metà..

Numero delle biblioteche della rete di cooperazione coinvolte con sistematicità nel coordinamento delle scelte d'acquisto: il 17% dei sistemi che svolge questo servizio ha un numero di biblioteche inferiore a 10, mentre il 44% ne ha 11-20, il 22% ne ha 21-30, l'11% 31-40, nessuno risulta nella fascia 41-50, soltanto il 6% ha più di 50 biblioteche.

Modalità di attuazione del coordinamento: la maggioranza delle reti utilizza la modalità delle riunioni periodiche per la valutazione dell'offerta documentaria da parte dei fornitori (59%), il 22% ricorre alla redazione di documenti programmatici, il 19 ad altre modalità (selezioni sul web, ecc.). Chi effettua il coordinamento attraverso le riunioni periodiche, si incontra, per il 43%, ogni settimana, per il 14% ogni 15 giorni, per un altro 14% una volta al mese, sempre per il 14% con frequenza ancora minore.

Presenza di un Centro servizi. Delle 33 reti che hanno risposto, soltanto 24 si avvalgono di un Centro servizi; tra questi, prevale largamente la gestione in economia (16 su 24, cioè il 66,5%).

Un solo sistema ha adottato la forma dell'Istituzione, in 3 hanno scelto il Consorzio.

Provenienza del gettito finanziario a favore dei servizi. Gli enti aderenti risultano tenere il carico del 40,7% degli oneri finanziari per la cooperazione, sulle Province graverebbe il 32,8% di tali oneri, sulle Regione il 15,3 %. Un 11,2 % verrebbe invece da altri soggetti.

2. Incrociando ed elaborando i dati

Sia pure con l'imprecisione derivante dalla parzialità dei dati raccolti rispetto al panorama della cooperazione interbibliotecaria territoriale italiana, ci è sembrato opportuno cercare di trarre maggiori informazioni dai dati fornitici dalle 33 reti/sistemi che hanno risposto alla nostra sollecitazione.

Va precisato che tale parzialità non è solo dovuta al numero contenuto di cooperazioni indagate, ma anche al fatto che in non pochi casi il questionario non è stato compilato in tutte le sue parti.

Malgrado ciò, come detto, proponiamo di seguito alcune valutazioni, da verificare nel prosieguo del lavoro, funzionali a suggerirci altri aspetti del fenomeno.

Popolazione servita mediamente dalla singola rete: 276.229 abitanti.

Se si fa riferiamo allo standard tradizionalmente indicato di 150.000 abitanti serviti come dato minimo per un adeguato dimensionamento della cooperazione, potremmo dire che la situazione in atto riscontra la crescita registrata negli anni nei costi di gestione dei servizi bibliotecari e la conseguente necessità di cercare un ammortamento della spesa su realtà demograficamente più ampie.

Gettito finanziario: Gli enti aderenti sono più spesso chiamati a versare una quota fissa per abitante alla quale si aggiunge in qualche caso una tariffa relativa ai servizi effettivamente fruiti. Nelle varie convivono contributi provenienti da enti diversi, sponsorizzazioni di istituti di credito, come anche gettiti da forme di imprenditorialità messe in atto. Difficile fare valutazioni mancando la possibilità di confronto con dati precedenti.

Indice di ridondanza dei titoli a catalogo: 2,56 (rapporto tra numero delle unità documentarie e numero dei titoli a catalogo).

Considerato che il numero di biblioteche che mediamente risultano comporre i Sistemi del campione è di 41 ed anche che, come noto, l'attività di scarto è poco frequentata in Italia, il dato ci sembra assai basso. Si potrebbe pensare che tale dato sia frutto di una grande attenzione a diversificare il posseduto per ampliare la gamma di offerta se non fosse che la selezione coordinata degli acquisti risulta parzialmente presente e che, a quanto si può dedurre, vengono catalogate meno di 30.000 unità documentarie l'anno.

Prestiti interbibliotecari medi della singola rete: 28.562

L'analisi dei questionari compilati mette in luce come questa media sia poco rappresentativa del campione in questione. Il dato è infatti espressione di situazioni molto diverse: esistono cooperazioni in cui si superano i 300.000 prestiti interbibliotecari l'anno, ma la gran parte delle situazioni presentate, per contro, evidenzia una ridottissima capacità di far circolare il materiale documentario tra le biblioteche. Se consideriamo il prestito interbibliotecario come una proxi dell'efficacia del cooperare, dalla situazione descritta dovremmo concludere che la strada da percorrere sul piano della cooperazione è ancora veramente molta.

PARTE SECONDA:

La misurazione delle reti territoriali di cooperazione

1. Introduzione

Nella fase di organizzazione del Censimento delle reti di cooperazione, si è potuto verificare, ancora una volta, che, sulla diffusione del fenomeno cooperazione in Italia non esistono molti dati. Non ci sono raccolte di dati sui servizi svolti dalle reti; non si conosce esattamente il numero delle reti operanti in Italia e la loro distribuzione sul territorio; non si è in grado di confrontare reti tra loro affini per dimensioni, organizzazione amministrativa, servizi gestiti.

Inoltre occorre rilevare che, l'applicazione alle biblioteche di una rete delle Linee guida per la valutazione delle biblioteche italiane , produce una serie di dati utili per valutare l'efficacia dei servizi offerti dalle biblioteche alla propria utenza, ma non fornisce alcun dato per valutare il funzionamento dei servizi che la rete fornisce alle biblioteche aderenti.

Per misurare i servizi di una rete occorre dotarsi di strumenti che prendano in considerazione i servizi della rete in quanto tali. Occorrono cioè misure specifiche che non sono presenti nelle Linee guida dell'Aib per le biblioteche.

In questo particolare momento, monitorare i servizi di una rete è sicuramente più difficile che monitorare i servizi delle biblioteche che la compongono perché:

Il livello della cooperazione, o livello della integrazione dei servizi, non è predefinibile ed è molto diverso nelle varie situazioni;

Non esiste un unico "modello di rete", secondo il quale siano previsti i compiti propri di una rete territoriale e i servizi che essa deve svolgere;

Non esistono livelli minimi di servizio;

Le reti esistenti si pongono in un continuum tra:

o collaborazione informale tra biblioteche vicine;

o accordo vincolante, anche dal punto di vista amministrativo;

Come è stato efficacemente illustrato da Anna Galluzzi , i modelli di cooperazione tra le biblioteche e i livelli di integrazione dei servizi all'interno di ciascun modello, sono tanti. Così per poter formulare una proposta coerente di misurazione, abbiamo ritenuto necessario delimitare il nostro campo di intervento, individuando nelle reti territoriali di biblioteche pubbliche i primi destinatari del nostro lavoro.

Questo tipo di rete è caratterizzato da un legame forte con il territorio servito e da una presenza maggioritaria di biblioteche comunali di pubblica lettura. In esso le altre tipologie di biblioteche, da quelle scolastiche a quella speciali, costituiscono sempre una presenza minoritaria. Restringere il campo di intervento ci ha aiutato ad individuare i caratteri comuni sui quali costruire una prima serie di indicatori che permettano di effettuare una valutazione dei servizi ed un confronto tra le reti stesse, anche se le differenze comunque non mancano. Pur all'interno di una stessa tipologia di rete si possono facilmente rilevare:

Differenze di tipo amministrativo:

" nella presenza o assenza di un ente gestore della cooperazione;

" nella natura giuridica dell'ente gestore della cooperazione;

Differenze di tipo organizzativo:

" presenza di un Centro servizi;

" gestione distribuita dei servizi;

" presenza o assenza di personale di rete;

Differenze nel tipo e quantità di servizi offerti alle biblioteche aderenti.

2. Individuazione dei principali servizi di una rete territoriale

A dimostrazione di quanto possono essere ampi e diversificati i servizi che vengono attivati dalle reti territoriali di cooperazione nella loro attività di coordinamento, basti pensare che nel questionario utilizzato per il "Censimento delle reti" sono elencati 21 diversi servizi. In questa prima proposta abbiamo cercato di circoscrivere l'analisi ad un nucleo ristretto di servizi che abbiamo definito "di base". Sono stati momentaneamente esclusi alcuni servizi poco diffusi e quei servizi la cui valutazione difficilmente si può esprimere con una misura. Al termine dell'attività di censimento delle reti di cooperazione sarà possibile verificare la reale diffusione dei servizi e quindi riconsiderare il ventaglio dei servizi da monitorare.

Per formulare comunque un primo elenco di servizi ci siamo basati sull'assunto che una rete territoriale deve rendere la cooperazione concreta e conveniente, allestendo le infrastrutture necessarie per:

sviluppare in maniera coordinata le collezioni;

farle conoscere;

farle utilizzare al meglio;

potenziare il collegamento delle biblioteche della rete con l'organizzazione bibliotecaria esterna alla rete.

3. La proposta di misurazione

La proposta del Gruppo di Lavoro sulla misurazione dei servizi delle reti territoriali di cooperazione si articola su due livelli:

a) Primo livello: misure di efficacia dei servizi di rete

Questa prima parte della proposta di misurazione ha lo scopo di fornire una serie di indicatori in grado di delineare un quadro sufficientemente rappresentativo dell'efficacia dei principali servizi di una rete di cooperazione . Il set di indicatori risponde anche all'esigenza di poter confrontare le reti tra di loro.

Esso viene proposto a tutte le reti di cooperazione, è autonomo dal secondo livello ed è concluso, nel senso che fornisce risultati direttamente utilizzabili, senza ricorrere alle misure del secondo livello

b) Secondo livello: Analisi dei costi dei servizi di rete

Questa seconda parte della proposta del Gruppo ha lo scopo di fornire ulteriori strumenti per ampliare il livello di conoscenza e di confronto tra reti realizzando strumenti che permettano di valutare l'efficienza delle modalità di produzione dei servizi di rete.

4. Le misure di efficacia dei servizi di rete

In questo paragrafo vengono presentati i servizi "di base" che il Gruppo di Lavoro ha ritenuto caratterizzanti per la costruzione del primo set di indicatori. Come ricordato nel paragrafo 2 essi sono stati individuati in relazione ai compiti che, secondo il Gruppo di Lavoro, dovrebbero caratterizzare una rete territoriale di cooperazione anche se, nella fase attuale, alcuni di essi non sono molto diffusi, p.e.: gli acquisti centralizzati.

Il confronto tra reti diverse non può prescindere da alcuni dati che ne definiscano la dimensione, e cioè il bacino d'utenza ed il numero delle biblioteche aderenti, nonché le risorse disponibili, sia in termini di personale sia in termini di dotazione finanziaria. Per questo abbiamo deciso di aggiungere alle misure sui servizi anche una serie di misure sulle dimensioni e le risorse.

Di seguito si presentano le diciotto misure necessarie per il calcolo degli indicatori proposti.

Misure sulle dimensioni e risorse

Popolazione servita

Numero complessivo degli abitanti della rete

Numero di biblioteche della rete

Dotazione documentaria

Dotazione documentaria totale presente nella rete

Acquisti

Totale delle nuove accessioni

Personale

Personale totale

Personale di rete

Spesa

Spesa di rete

Misure sui servizi

Acquisto coordinato

Titoli acquistati in forma coordinata

Documenti acquistati in forma coordinata

Catalogazione

Documenti catalogati in totale

Documenti catalogati in forma coordinata

Documenti in catalogo

Prestito interbibliotecario

Prestiti interbibliotecari

Prestiti totali

Collegamento tra le biblioteche

Numero di contatti effettuati in 4 settimane consecutive

Prestito intersistemico e nazionale

Numero dei prestiti intersistemici

Aggiornamento del personale

Numero delle ore complessive di aggiornamento fruite

Numero di fruitori dell'attività di aggiornamento

4.1 Struttura della misura

Ciascuna misura sarà composta da:

Definizione

Ha lo scopo di descrivere le caratteristiche del dato da misurare, al fine di chiarire dubbi interpretativi. Spesso, a fronte di un identico nome, si è in presenza di servizi, o di pratiche, in parte o del tutto diverse. L'insieme delle definizioni potrà contribuire alla creazione di un glossario tecnico dei termini della cooperazione.

Caratteristiche di qualità del servizio

Il processo di produzione di un servizio è condizionato dalle caratteristiche operative e qualitative definite dal "produttore". Tali caratteristiche determinano i tempi ed i costi di produzione del servizio. E' opportuno di conseguenza esplicitare tali caratteristiche per permettere un confronto tra produttori diversi o tra modalità operative adottate in tempi diversi dallo stesso produttore.

Metodo di misurazione

Ha lo scopo di indicare per ciascun dato un metodo comune di raccolta. Questa componente del lavoro di misurazione è essenziale se si vogliono confrontare i propri dati con quelli di altre realtà o con standard comuni di funzionamento.

Casi di studio

La decisione di indicare per alcuni servizi dei casi di studio (generalmente rinviando a risorse disponibili su web) ha lo scopo di presentare esperienze particolarmente significative che possano fungere da esempio concreto del servizio Questa, che può essere considerata una presenza impropria in un manuale sulla misurazione, ci è sembrata comunque utile per dare concretezza al servizio proposto e fornire delle possibili interpretazioni.

4.2. Gli indicatori

In questo paragrafo vengono presentati gli indicatori che si ricavano dalle misure elencate al punto precedente. Sono stati ordinati a seconda dei servizi o delle risorse ai quali si riferiscono.

Acquisti coordinati

Indice di incremento coordinato della raccolta documentaria

o (Acquisti coordinati / Acquisti totali) * 100

Indice di differenziazione degli acquisti coordinati

o Documenti acquistati in coordinamento / Titoli acquistati in coordinamento

Catalogazione

Indice dei titoli catalogati in cooperazione

o (Documenti catalogati in cooperazione / Documenti catalogati) * 100

Indice di copertura del catalogo

o N. di documenti in catalogo / N. documenti totali

Prestito interbibliotecario

Incidenza del prestito interbibliotecario

o (Prestiti interbibliotecari / prestiti totali) * 100

Indice di circolazione interbibliotecaria

o (Prestiti interbibliotecari / Dotazione documentaria) * 100

Collegamento tra le biblioteche

Indice di frequenza (numero medio dei contatti)

o (Numero totale di contatti effettuati in 4 settimane consecutive / numero delle biblioteche)

Quantitativo delle unità documentarie movimentate

o Dato assoluto

Prestito intersistemico (ILL)

Quantitativo di prestiti intersistemici

o Valore assoluto

Incidenza del prestito intersistemico

o (Numero di prestiti intersistemici / numero prestiti interbibliotecari) * 100

Aggiornamento del personale

Indice di formazione di rete

o Numero di ore complessive di aggiornamento fruite / Numero di fruitori

Incidenza di adesione all'aggiornamento

o (Personale che ha partecipato all'aggiornamento / Personale totale) * 100

Personale

Incidenza del personale di rete

o (Personale di rete (FTE) / Personale tot. (FTE)) * 100

Indice di personale di rete

o (Personale di rete (FTE) / Popolazione) * 2000

Spesa

Incidenza della spesa di rete

o (Spesa per i servizi di rete / Spesa totale) * 100

Indice della spesa per i servizi di rete

o Spesa di rete / Popolazione

5. Analisi dei costi dei servizi di rete e benchmarking

Nei paragrafi precedenti - al fine di rendere visibile il panorama delle esperienze di cooperazione interbibliotecaria tra biblioteche pubbliche - si è cercato di:

- Tracciare una mappa delle realtà cooperative attive a livello nazionale (v. Paragrafo Censimento);

- Definire un set di indicatori adattati all'assetto sistemico e capaci di effettuare una macro-descrizione dimensionale delle Reti.

Per ampliare il livello di conoscenza e di confronto tra Reti, il Gruppo di Lavoro ha ritenuto importante realizzare ulteriori strumenti condivisi e standardizzati che permettano di descrivere e valutare l'efficacia e l'efficienza delle modalità di produzione dei servizi di rete, ossia quei servizi che la singola realtà cooperativa ha deciso di realizzare collettivamente. La costruzione di tali strumenti di confronto è risultata estremamente lunga e complessa per le seguenti ragioni:

- differenza dei modelli organizzativi adottati nelle varie Reti;

- assenza di una terminologia tecnica condivisa;

- limitata propensione delle Reti a raccogliere sistematicamente dati economici relativi alle biblioteche aderenti;

- limitata diffusione della contabilità analitica nei bilanci di biblioteche e Reti;

- elevato numero dei centri di costo coinvolti nella produzione dei servizi di rete.

A queste difficoltà va aggiunta la profonda differenza esistente tra servizio e servizio. Esistono infatti servizi realizzati secondo modalità, benché differenti, sostanzialmente omogenee. Ad esempio, il servizio di catalogazione - almeno nell'ambito delle biblioteche pubbliche - prevede l'adozione di standard condivisi (CDD, Soggettario BNCF, ISBD, ecc.) e si articola in fasi di lavoro facilmente "isolabili" (descrizione bibliografica, catalogazione semantica, ecc). Altri servizi diffusi in modalità cooperativa all'interno di numerose Reti - il coordinamento degli acquisti, l'aggiornamento professionale o le attività di promozione della lettura ad esempio - possono assumere forme talmente differenziate (nei "prodotti" realizzati o nelle modalità di "produzione") che risulta pressoché impossibile cristallizzarne una descrizione all'interno di uno strumento uniforme di confronto e di misurazione d'efficacia ed efficienza.

Superando - almeno questo è l'auspicio - tali complessità, il Gruppo di Lavoro ha realizzato alcuni moduli di rilevazione dei servizi di rete - articolati su livelli crescenti di complessità, denominati "step" - applicabili alle attività di:

- Catalogazione

- Prestito Interbibliotecario di Rete e relativa movimentazione fisica dei materiali

5.1 Gli step di lavoro

Per ogni servizio indagato vengono infatti proposti sei diversi "step" descrittivi, così sintetizzabili:

STEP 1 - Definizione del servizio

In questo step viene definito operativamente il servizio indagato, al fine di evitare interpretazioni difformi tra gli utilizzatori del modulo.

STEP 2 - Modello organizzativo

In questo step viene presentata una modellizzazione delle realtà organizzative possibili per la produzione del servizio indagato. Ogni compilatore riconoscerà a quale modello fa riferimento la propria realtà cooperativa.

STEP 3 - Descrizione, glossario e quantificazione delle operazioni

In questo step vengono descritte le fasi di lavoro in cui il servizio può articolarsi.

Per ogni fase di lavoro viene fornita una definizione e una modalità standardizzata di conteggio su base annua.

STEP 4 - Caratteristiche di qualità del servizio

In questo step vengono richieste alcune informazioni qualitative, relative alla propria modalità di produzione del servizio. Tali informazioni saranno utili per individuare modalità affini e quindi paragonabili. Molte di queste caratteristiche di qualità hanno la capacità di incidere sui tempi e sui costi di servizio (che verranno esplicitati negli step successivi).

STEP 5 - Calcolo del tempo-lavoro medio delle operazioni

Per ogni fase di lavoro (definita "operazione") in cui è articolato il servizio vengono proposti test empirici finalizzati a determinare il tempo necessario per realizzare la singola operazione.

STEP 6 - Analisi dei costi

In questo step vengono:

- elencate e definite le voci di costo da computare;

- forniti strumenti contabili per il calcolo del costo lordo del lavoro su base oraria;

- fornita una griglia di calcolo che - utilizzando informazioni e dati emersi negli step precedenti - permette di determinare il costo complessivo ed unitario del servizio.

La struttura "a step" adottata permette di utilizzare lo strumento di misurazione in modo graduale, flessibile e dilazionato nel tempo, armonizzandolo al livello di "auto-consapevolezza quantitativa" della singola rete. Nulla vieta infatti che una data Rete possa "provare a misurarsi" compilando i primi 4 step un anno ed arricchendo l'analisi negli anni successivi, compilando i restanti step (decisamente più complessi).

5.2 Benchmarking

Uno degli obiettivi del Gruppo di Lavoro è quello di poter disporre (una volta messo a regime un set quanto più esteso di Reti coinvolte nell'attività di misurazione) di:

- un glossario tecnico condiviso su scala nazionale;

- uno strumento di misurazione dei servizi di rete uniforme e normalizzato;

- una banca-dati di modalità operative (in costante crescita per numero di Enti coinvolti e per serie storiche disponibili) da utilizzare per operazioni di benchmarking sui servizi bibliotecari.

Copyright AIB 2004-09, ultimo aggiornamento 2005-03-16 a cura di Rino Clerici e Gabriele Mazzitelli
URL: http://www.aib.it/aib/congr/c51/coopter.htm

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