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Associazione italiana biblioteche. Bibliocom 2000Nell’ambito della collaborazione e nelle proposte globali dei servizi delle biblioteche, questo anno 2000 ha rappresentato per il servizio ILL, un anno particolarmente significativo ed importante e finalmente si può dire che qualcosa di nuovo comincia ad emergere ed impone immediatamente l’esigenza di ridefinire ruolo ambito e contesto nel quale andare ad operare. Dunque da un lato il bibliotecario dovrà rivisitare il suo lavoro alla luce delle nuove innumerevoli istanze da cui verrà sollecitato da parte di utenti diretti e remoti; dall’altro questi stessi utenti fino ad ora sempre più o meno collocati "dietro le quinte", divenuti consapevoli delle enormi risorse documentarie delle biblioteche, si presenteranno sulla scena dei servizi con sempre maggiori esigenze e soprattutto dall’attuale ruolo prevalentemente passivo, passeranno ad altro che li renderà attori principali nel contesto dei servizi della cui bontà ed efficacia saranno i primi a darne valutazione.
Il nuovo servizio ILL per SBN, promosso dall’Istituto centrale per il catalogo unico delle biblioteche italiane in collaborazione con l’Università di Firenze e la Biblioteca Nazionale della stessa città, raccoglie e condensa lo sforzo intellettuale e professionale compiuto nel corso del tempo per la realizzazione delle ormai collaudate procedure automatizzate in ambito del Servizio Bibliotecario Nazionale e quanto elaborato in ambito del progetto europeo AIDA che tendeva a dar vita ad un prototipo basato su standard internazionali (ILL ISO 10160 e 10161).
Sforzo ed impegno che finalmente hanno trovato una sintesi ed hanno dato vita ad un nuovo modello ILL maggiormente rispondente alle esigenze del diritto all’informazione degli studiosi e dei cittadini tutti e che per rendere operativo abbisogna sostanzialmente di un "atto di coraggio" da parte delle biblioteche per far sì che quello che oggi è condiviso da pochi divenga terreno comune di lavoro nello spirito della cooperazione e collaborazione.
La revisione e l’integrazione di questi due modelli, SBN "tradizionale" e AIDA, non ha potuto tuttavia prescindere da alcune evoluzioni indispensabili per rispondere ad esigenze specifiche espresse sia da chi opera nel settore sia dall’utenza stessa. Il prodotto realizzato, grazie ad alcune sue caratteristiche, è innovativo per lo scenario italiano; infatti preme porre in rilievo la trasformazione del servizio di prestito-fornitura documento che si arricchisce di altre attività quali il servizio di localizzazione e quello di stima costo, attività peraltro previste da quegli standard internazionali ISO 10160 e 10161 cui si è fatto riferimento sopra.
L’introduzione di questi ulteriori servizi oltre che adeguare il nostro ILL a livelli internazionali, rinnova sostanzialmente il servizio nella sua globalità ed inaugura un nuovo scenario in virtù del quale alle biblioteche si impone la revisione del proprio rapporto con l’utenza: la fornitura del documento è l’atto ultimo di un complesso di attività di tipo informativo, articolato, in continua dinamica ed evoluzione tra "fornitore di servizi", la biblioteca, e "cliente", l’utente.
Se questo è un primo rilevante punto innovativo che impone riflessioni e capacità di rinnovamento organizzativo, altri aspetti mettono in luce la novità del nuovo pacco ILL per SBN. Intanto l’apertura ad un mondo che tendenzialmente può divenire "il mondo", che non è più solamente quello di SBN e che non è più solo "nazionale", richiede alle biblioteche italiane una consapevolezza nuova capace di rispondere ad una potenziale richiesta di servizi tendenzialmente in espansione. A questo si aggiunge un altro aspetto quello cioè relativo alla gestione dei pagamenti, alla loro contabilizzazione, ripartizione e compensazione; ciò permetterà attraverso l’affidamento di tali compiti a gestori esterni, di svincolare il servizio ILL dagli aspetti "monetari" (aspetti che hanno pesato negativamente sul suo decollo), lasciando liberi i bibliotecari dagli onerosi quanto inopportuni compiti amministrativi e garantendo la visibilità della ripartizione e compensazione degli introiti, consentirà di formulare valutazioni di tipo economico relative all’erogazione del servizio stesso.
Tuttavia, la novità che particolarmente emerge e che aggiunge valore al nuovo servizio ILL per SBN è il ruolo che l’utente viene ad assumere in questo ambito.
E’ noto a tutti che fino ad ora il prestito interbibliotecario e i servizi di document delivery hanno interagito tra due partner definiti: la biblioteca richiedente e quella fornitrice e l’istanza dell’utente finale ha dovuto obbligatoriamente superare il filtro di questa intermediazione. Ora, la novità sostanziale del nuovo servizio risiede nel ruolo attivo assegnato all’utente finale il quale può richiedere direttamente ad una biblioteca, attraverso le procedure, la fornitura di fotocopie o copia elettronica di documenti. Questa sua libera interazione, che presuppone soltanto un indirizzo di posta elettronica e forme di pre-pagamento, sgombra il campo e dovrebbe rendere più snelli e funzionali i servizi.
Certamente a fronte di questo dovranno essere compiuti da parte delle biblioteche sforzi e non solo di carattere organizzativo; una tale innovazione offrirà alle biblioteche la possibilità di misurare apertamente l’efficienza e la capacità di risposta alla esigenza di servizi reclamata dall’utenza.
Perché l’utente potrà, sempre attraverso le procedure, seguire passo a passo le sue richieste, verificarne le variazioni di "stato" e valutare la bontà del servizio fornitogli.
Pertanto la trasparenza e la visibilità dei servizi ILL, divenuta palese, imporrà alle biblioteche una adeguata risposta, e ciò oramai sta divenendo indifferibile: l’offerta dei servizi non può più rimanere limitata alla sola economia connessa alla catalogazione partecipata; essa dovrà divenire patrimonio condiviso nell’ambito della cooperazione per rispondere alle esigenze sempre più sofisticate di una utenza che reclama servizi.
La soddisfazione o meno di questa richiesta di servizi permetterà da un lato di misurare la qualità dei servizi stessi e dall’altro consentirà di valutare la rispondenza tra modelli strutturali-organizzativi delle biblioteche e la domanda dell’utenza.
Ora perché tutto questo decolli e si radichi nella nostra quotidiana realtà non manca niente: le procedure ci sono, sono buone, funzionano; adesso occorre ed è indispensabile che ciò che ora è condiviso da pochi divenga patrimonio collettivo acquisito e che uscendo da un certo provincialismo intellettuale si dia voce al servizio ILL, lo si riconnetta e lo si intenda come un diritto all’informazione e alla condivisione delle risorse culturali del nostro Paese.
SPERIMENTAZIONE
L’Istituto centrale per il catalogo unico delle biblioteche italiane ha promosso la costituzione di un Gruppo di lavoro per la sperimentazione.
Tale Gruppo si compone di una cinquantina di biblioteche, statali, universitarie, di ente locale, rappresentative di varie realtà regionali. In questo contesto va comunque fatto rilevare che mentre il nord e il centro Italia vi sono opportunamente rappresentati, il sud non è presente con nessuna sua realtà bibliotecaria.
L’esame delle procedure ha avuto avvio nel marzo di questo anno. La prima fase è stata essenzialmente una fase di "rodaggio" tesa particolarmente, attraverso una attività di tipo virtuale, a verificare la corrispondenza fra le specificità del servizio ILL e le procedure elaborate.
Varie le osservazioni, le proposte di evoluzione, i miglioramenti richiesti dai vari partecipanti alla sperimentazione.
Una lista di discussione istituita dall’ICCU ha permesso la circolazione di tutto ciò e ha contribuito a creare specifici dibattiti sulle problematiche emerse di volta in volta.
Da aprile ha avuto inizio la seconda fase della sperimentazione con la movimentazione vera e propria dei documenti e delle riproduzioni e con l’attivazione dei servizi di localizzazione e stima costo. Le biblioteche dunque mentre gestiscono un reale servizio con le nuove procedure ILL, continuano questa attività di verifica delle procedure stesse.
Durante questa fase i servizi sono stati completamente gratuiti per l’utente finale, grazie al supporto economico che l’ICCU ha fornito acquistando presso l’IFLA un certo quantitativo di voucher da utilizzare a copertura dei costi del servizio ILL; successivamente essi sono stati assegnati alle varie biblioteche partecipanti alla sperimentazione proporzionalmente a movimentazioni che ogni istituto presumibilmente avrebbe effettuato.
Il Gruppo di sperimentazione ha deciso che durante questa fase non era opportuno dar corso alla reale movimentazione dei voucher; ha ritenuto comunque opportuno provvedere ad una rendicontazione puntuale del lavoro svolto opportunamente collegato al numero dei voucher utilizzati: una forma di compensazione "virtuale" bilanciata tra il dare e l’avere a carico e a vantaggio di ogni singola biblioteca.
Il Gruppo di lavoro che solitamente si riunisce ogni mese, ha deciso nell’ultima sua riunione del settembre scorso, di proseguire la sperimentazione fino a dicembre con l’utilizzo, sempre "virtuale" dei voucher. Per questa data dovranno essere state messe a punto e sintetizzate tutte le richieste di miglioramento ed evoluzione delle procedure e si dovrà procedere ad una verifica puntuale, biblioteca per biblioteca, servizio per servizio in vista di un bilancio complessivo e finale circa i voucher.
E’ auspicabile che il 2001, con la messa a regime del nuovo ILL per SBN, veda un maggior numero di biblioteche italiane coinvolte nell’utilizzo di queste nuove procedure e poiché il mondo di questo nuovo servizio non è circoscritto entro confini nazionali, è veramente da augurarsi il coinvolgimento di biblioteche e istituti stranieri.
Per tutti noi l’augurio di essere capaci di arricchire il nostro patrimonio professionale di tutti quegli elementi che incentivano la cooperazione in vista di una offerta di servizi degna della ricchezza del patrimonio delle nostre biblioteche.