AIB. Gruppo di studio sulle pubblicazioni ufficiali
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Relazione sul problema della definizione e del controllo bibliografico

Il gruppo di studio sulle pubblicazioni ufficiali, costituitosi alla fine del 1995, si è riunito quattro volte nel corso del 1996, il 18 gennaio, il 19 aprile, l'11 luglio e il 25 novembre. Le riunioni sono servite per affrontare una serie di questioni relative alla delimitazione dell'oggetto di studio e alla metodologia da seguire. Si è giunti ad alcune conclusioni in merito alla definizione di pubblicazione ufficiale e in merito alle ipotesi di controllo bibliografico. Quest'ultimo tema è stato affrontato da un punto di vista generale e, per così dire, "teorico". Parallelamente si è ritenuto di dare una valutazione del recente disegno di legge Veltroni sul deposito obbligatorio degli stampati che prevede una norma specifica per le pubblicazioni ufficiali.

Su altri punti indicati nel documento di costituzione del gruppo il dibattito è ancora aperto. Il passo successivo, comunque, sembra essere un confronto con altri colleghi, esperti di documentazione, operatori nel settore dell'editoria pubblica, studiosi dei fenomeni amministrativi. A questo proposito, il gruppo, tramite l'AIB, intende organizzare una giornata di studio alla fine del 1997. A questo scopo si è ritenuto di raccogliere almeno parte della documentazione fin qui utilizzata predisponendo un vero e proprio dossier che abbiamo chiamato Raccolta di materiali premettendo ad esso un resoconto dell'attività del gruppo.

La definizione di "pubblicazione ufficiale".
Un'ipotesi: dalla pubblicazione ufficiale alla pubblicazione di fonte istituzionale

Sul piano della definizione si può fare riferimento a tre prospettive principali:

• Vi è una definizione ufficiale dell'IFLA che è molto ampia e che sostanzialmente rinvia l'ufficialità del documento all'ufficialità dell'ente che ne è responsabile, trascurando completamente il contenuto del documento stesso. Tale prospettiva è frutto di un lavoro interno alla professione bibliotecaria. Questa definizione inoltre comprende almeno una parte della letteratura grigia amministrativa poiché include qualunque documento che non sia destinato alla sola circolazione interna.
• Vi è una serie di definizioni "normative" (che si rinvengono, cioè, in varie norme giuridiche) che invece tendono a individuare il contenuto di ufficialità di un documento e talvolta elencano una serie di categorie di documenti.
• Vi è, infine, la prassi delle bibliografie nazionali di pubblicazioni ufficiali dove l'orientamento è oscillante. In alcune bibliografie si considerano ufficiali le pubblicazioni di qualunque ente pubblico, relative a qualunque argomento. Altre bibliografie (Svezia, Finlandia, Germania fino al momento in cui ha avuto una serie distinta) escludono le pubblicazioni delle università. Quella francese separa (entrando nel merito del contenuto) le pubblicazioni a carattere tecnico scientifico da quelle a carattere amministrativo o "ufficiale" in senso più lato.

Il gruppo di studio ritiene che l'espressione "pubblicazione ufficiale" sia largamente insoddisfacente se la cosiddetta "ufficialità" è intesa come espressione dell'attività o della volontà dell'ente. Infatti, in questo senso, l'ufficialità si riferisce al contenuto e rende molto discrezionale e di fatto impossibile una definizione.

In realtà tale concetto ha un preciso significato sul piano giuridico (riguardo ai giornali ufficiali si parla di presunzione di conoscenza per gli atti ivi pubblicati, oppugnabilità di tali atti solo mediante querela di falso per non corrispondenza tra il testo pubblicato e quello originale dell'atto, etc.) e qualche utilità sul piano catalografico dove l'ufficialità ha delle conseguenze sulla scelta dell'intestazione. Sul piano del controllo bibliografico si tratta, invece di un concetto inutilizzabile tanto più se si ipotizza un'agenzia bibliografica distinta per le pubblicazioni ufficiali. Non a caso, infatti, nessuna bibliografia di pubblicazioni ufficiali si basa su un concetto contenutistico di pubblicazione ufficiale. Solo la bibliografia francese utilizza un criterio "negativo" escludendo dalla serie Pubblicazioni ufficiali le pubblicazioni a carattere scientifico. In particolare, la tradizione anglosassone è molto più pragmatica e definisce pubblicazione ufficiale (official publication oppure government publication, quest'ultima espressione riferita, negli Stati Uniti, a tutte le pubblicazioni di enti federali) qualunque pubblicazione edita o curata da ente pubblico. Da questa tradizione deriva la definizione IFLA. In conclusione sembra più opportuno parlare di "pubblicazioni di fonte istituzionale" oppure di "pubblicazioni di fonte amministrativa".

Anche tenendo conto di questo, è innegabile che le pubblicazioni curate o edite da enti pubblici non sono tutte uguali e diverso può essere il loro peso anche ai fini del controllo bibliografico e delle politiche di disponibilità e diffusione. All'interno delle pubblicazioni di fonte istituzionale si può parlare di una serie di cerchi concentrici che delimitano concetti via via più ampi.

• Un primo nucleo è rappresentato da pubblicazioni che sono previste nel loro stesso contenuto da una norma (legge, regolamento, istruzione, circolare, etc.). Si va da alcune pubblicazioni che la stessa Costituzione prevede (ad es. La Gazzetta Ufficiale) al rapporto finale previsto dall'atto istitutivo di una commissione governativa. Il margine di questo nucleo è rappresentato da pubblicazioni che vengono emesse da un ente pubblico attraverso una specifica procedura prevista e regolamentata da una norma generale. Il caso più tipico è quello delle cosiddette "pubblicazioni ufficiali" delle amministrazioni centrali previste dalla legge sul Provveditorato Generale dello Stato e prodotte attraverso una procedura stabilita nelle istruzioni.
• Un secondo nucleo, molto più ampio, comprende tutte le pubblicazioni curate o edite da enti pubblici nelle quali la responsabilità editoriale o redazionale, anche se non esclusiva, risulti evidente dalla presenza del nome dell'ente sul frontespizio o sul suo sostituto.
• Un terzo nucleo è quello che arriva fino a comprendere le pubblicazioni alle quali un ente pubblico abbia partecipato in qualunque modo, anche nella sola funzione di sponsor o di ente patrocinatore o attraverso un contributo finanziario alla pubblicazione.

Queste categorie possono essere utilizzate per diverse finalità. Ai fini del controllo bibliografico nazionale il gruppo di studio ritiene corretto limitarsi al secondo nucleo, cioè a tutte le pubblicazioni nelle quali risulta un qualche legame editoriale o redazionale tra l'ente e la pubblicazione espresso dalla presenza del nome dell'ente sul frontespizio.

I confini degli enti pubblici

Qualunque sia la definizione di pubblicazione ufficiale, vi è la necessità di individuare gli enti pubblici che sono potenziali produttori di pubblicazioni ufficiali, cioè definire, oltre al prodotto, anche la fonte amministrativa. Su questo piano sembra necessario ricorrere al metodo elencativo che del resto caratterizza tutta la più recente legislazione italiana, distinguendo due grandi categorie di istituzioni pubbliche:

-- Istituzioni costituzionali e amministrative
-- Istituzioni pubbliche della ricerca scientifica e università

Le pubblicazioni di queste due categorie sono diverse perché diverse sono le funzioni. Generalmente, nel settore della ricerca la pubblicazione è prodotto finale e non strumentale ad altre attività. Diversa è anche la situazione del controllo bibliografico: le pubblicazioni degli enti di ricerca sono sottoposte al controllo bibliografico del settore disciplinare nel quale è inserito l'ente di ricerca o l'istituto universitario e su di esse si esercita con più efficacia il controllo bibliografico generale. Anche per la letteratura grigia di questo settore assai più ampie sono le possibilità di individuazione e diffusione.

Per questi motivi l'ipotesi di affidare ad un unico canale il controllo bibliografico di pubblicazioni provenienti da realtà istituzionali così diverse ha suscitato qualche perplessità e più di una discussione all'interno del gruppo di studio. Sembra possibile comunque ipotizzare un'agenzia bibliografica nazionale unica delle pubblicazioni di fonte istituzionale con la sola esclusione delle pubblicazioni delle università (sul modello della Svezia, della Finlandia o della vecchia bibliografia tedesca). In alternativa potrebbe essere valutata l'ipotesi di affidare il controllo di tutte le pubblicazioni prodotte dagli enti di ricerca all'istituzione centrale del settore (il CNR).

La quantificazione delle pubblicazioni di fonte istituzionale

Il gruppo di lavoro si è posto il problema di quantificare le pubblicazioni di fonte istituzionale. Si è partiti da un dato di Giuseppe Vitiello (Il deposito legale nell'Europa comunitaria, Milano, Bibliografica, 1994) di circa 1000 pubblicazioni ufficiali ricevute ogni anno dalla Biblioteca nazionale di Firenze. Per verificarlo si è ricorsi alla consultazione di cataloghi specializzati (Corte dei Conti, Camera dei deputati) e, per quanto riguarda le pubblicazioni a livello regionale e locale, ad un questionario inviato a tutti i consigli regionali. I dati che si sono raccolti confermano, come ovvio, una situazione a piramide per la quale il numero di pubblicazioni è direttamente proporzionale al numero enti produttori, quindi crescente dal centro alla periferia. Appare comunque sorprendente la ristrettezza del vertice della piramide, cioè il numero relativamente limitato di pubblicazioni delle istituzioni centrali. Per quanto riguarda le pubblicazioni delle istituzioni centrali (organi costituzionali, amministrazione centrale, enti pubblici nazionali) si tratta di un numero di titoli che non supera l'ordine di 400/500 ogni anno (considerando anche titoli che hanno una diffusione molto circoscritta e potrebbero essere considerati letteratura grigia). Vi è da considerare, però, da un lato il numero di pubblicazioni periodiche (non solo riviste, bollettini, notiziari, ma anche rapporti a cadenza annuale) e il fatto che molte pubblicazioni ufficiali sono "mimetizzate" -- per così dire -- nella serie documenti degli atti parlamentari, caratteristica che non ha riscontro in altri paesi (nella serie documenti vi sono almeno 150 rapporti ufficiali prodotti dai ministeri e da altri enti pubblici). Per le pubblicazioni delle regioni e degli enti regionali si hanno dati relativi a 6 regioni del centro nord e al Molise: 352 pubblicazioni per anno. Per quanto riguarda le istituzioni della ricerca scientifica (con esclusione dell'ISTAT che abbiamo fatto rientrare tra le istituzioni centrali) un esame basato su alcuni cataloghi (ENEA, Istituto sup. di sanità) e sui dati forniti dal CNR porta alla cifra di 616 titoli per anno (escludendo i rapporti tecnici e le memorie interne). Del tutto arbitraria sarebbe qualunque cifra relativa alle pubblicazioni degli enti locali per i quali l'unico dato attendibile ci è stato fornito dalla Regione Emilia Romagna (circa 180 titoli pubblicati ogni anno dalle provincie, dai comuni e dagli altri enti locali della regione) e dalla regione Molise con circa 20 titoli per anno.

Nel complesso, con esclusione delle pubblicazioni di ente locale, si può pensare ad una cifra complessiva di circa 2000/2500 unità documento ogni anno.

Si riporta il dettaglio dei dati nella seguente tabella.

Giuseppe Vitiello, nel volume citato, parla di circa 1000 pubblicazioni ufficiali ricevute ogni anno dalla Biblioteca nazionale centrale di Firenze. Di seguito si è cercato di raccogliere dati che consentano di verificare tale cifra. I dati sono presentati così come sono stati estratti dalle fonti indicate (o comunicati dagli enti interessati) senza alcuna proiezione.

Tipo enti

Periodo : numero di pubblicazioni [Fonte]
 

Organi costituzionali, ministeri, principali enti pubblici (comprende l'ISTAT)

Giugno 1991 - Giugno 1996 : 1936 unità documento (delle quali 1253 monogr. e 683 periodici) pari a 387 pubblicazioni annue [1] [Bollettino della documentazione di fonte amministrativa. Biblioteca della Corte dei conti, comunicazione del 30/9/1996]

Idem

1993-1994 : 790 unità documento, pari a 395 pubblicazioni annue [Catalogo biblioteca della camera dei deputati (catalogo DOBIS + banca dati letteratura grigia LEGO)]

CNR (organi della ricerca)

1993-1995 : 1625 unità, pari a 541 pubblicazioni l'anno [Risultati ottenuti dagli Istituti e Centri nel periodo 1993-1995 (dati relativi a 248 organi)]

Altri enti di ricerca: ENEA, Istituto superiore di Sanità

1990-1994 : 372 unità, pari a 75 pubblicazioni annue [Cataloghi delle pubblicazioni]
 

In particolare: pubblicazioni periodiche

 

Ministeri

Pubblicazioni periodiche al gennaio 1993 (sono escluse le relazioni al parlamento pubblicate nella serie documenti degli A.P.) : 456 unità documento [Bibliografia dei periodici correnti dei ministeri. A cura di Fernando Venturini. Roma, CNR, 1993]

Regioni, provincie, comuni capoluogo di provincia

Pubblicazioni periodiche pubblicate nel 1993 : circa 230 unità documento [Annuario delle autonomie locali, 1993]

Dati relativi alle pubblicazioni delle regioni

Regione

pubblicazioni = num. per anno [fonte]
 

Umbria

247 (per gli anni 1991-1995) = 50 [Risposta alla circolare settembre 1996]

Emilia Romagna

757 (per gli anni 1991-1995, di cui 325 letteratura grigia) = 86 (151 con la lett. grigia) [Risposta alla circolare settembre 1996]

Toscana

234 (per gli anni 1991-1995) = 39 [Notiziario editoria, indice 1990-1996]

Molise

13 = 3 [Risposta alla circolare settembre 1996]

Lombardia

2100 (per gli anni 1970-1994) = 84 [La regione a stampa: catalogo delle pubbl. della regione Lombardia, Milano, 1995]

Friuli Ven. Giulia

233 (per gli anni 1989-1994) = 39 [Risposta alla circolare settembre 1996]

Veneto

816 (per gli anni 1980-1995) = 51 [Catalogo delle pubblicazioni della Giunta regionale, Regione Veneto, 1996]
 

Totale

352 per anno (media annuale per regione: 50)

Per quanto riguarda le pubblicazioni degli enti locali si ha il solo dato fornito dall'Emilia Romagna di 1696 (per gli anni 1985-1993), cioè 188 pubblicazioni l'anno e il dato del Molise di circa 100, cioè 20 l'anno per gli anni 1991-1995.

Il controllo bibliografico delle pubblicazioni di fonte istituzionale

Si è partiti dall'idea che l'assenza di una bibliografia italiana di pubblicazioni ufficiali consente di ripensare completamente questo strumento e che, nel settore pubblico, l'informazione bibliografica deve essere parte di una più generale politica di accesso alle fonti amministrative e istituzionali. Inoltre si è partiti da un'idea di controllo bibliografico fortemente policentrico (centro-periferia, ma non solo).

In primo luogo sembra utile chiedersi perché si avverte la necessità di un controllo bibliografico specifico o separato delle pubblicazioni di fonte istituzionale. La "separazione", o meglio la distinzione, è riferita, in ipotesi, all'ente che esercita il controllo bibliografico, non, ovviamente, al prodotto bibliografico che potrà ovviamente essere uno solo (un solo CD-ROM, una sola banca dati) purché in esso siano identificabili le pubblicazioni di fonte istituzionale. Le motivazioni sembrano sia "interne" che "esterne" alla pubblica amministrazione.

Ragioni esterne

• Le difficoltà enormi che incontrano gli strumenti del controllo bibliografico generale. I soggetti pubblici potenzialmente produttori di pubblicazioni di fonte pubblica sono in numero altissimo, in Italia probabilmente molte migliaia, e, salvo eccezioni, non perseguono finalità commerciali. Tali pubblicazioni spesso non ricadono nei canali della produzione e distribuzione libraria, anche quando non sono destinati ad una circolazione limitata. Nella maggior parte dei casi sono soggetti ad una diffusione istituzionale e, anche quando sono in vendita, lo sono attraverso punti vendita limitati o librerie autorizzate, etc.
• La conoscenza di ciò che pubblica un'istituzione è fonte di conoscenza della sua attività. Si tratta di una forma di controllo esterno e diffuso sull'attività dell'ente. Vi è quindi una finalità di trasparenza delle pubbliche amministrazioni e di servizio all'utenza, anche perché attraverso le pubblicazioni dell'ente sono rese note fonti di informazione per l'accesso a molti atti di interesse generale.

Ragioni interne

• Finalità di supporto alla vita delle amministrazioni e alla memoria storica delle istituzioni. In questo senso, le pubblicazioni di fonte istituzionale si affiancano ai documenti degli archivi storici.
• Finalità derivanti dalla necessità delle istituzioni stesse di "conoscere per coordinare". Poiché queste pubblicazioni non sono soggette alle leggi di mercato e non opera tra di esse la naturale selezione determinata dalla domanda e dall'offerta né la selezione derivante dal filtro delle diverse comunità scientifiche, è necessario che ogni ente sappia cosa pubblicano tutti gli enti del suo settore per orientare ai diversi livelli amministrativi la produzione e l'offerta, evitando sprechi di risorse e confusione informativa. Vi è inoltre la necessità che ciascuna istituzione conosca le fonti informative pubbliche (e quindi gratuite) di cui potrebbe disporre riducendo il pericolo di condurre studi e ricerche (e quindi pubblicazioni) non raramente già condotte da altri.

In base a queste finalità il gruppo di studio ritiene possibile abbozzare alcuni principi di fondo di un ipotetico -- e ideale -- controllo bibliografico delle pubblicazioni ufficiali:

Il principio dell'integrazione tra pubblicazioni di fonte istituzionale e letteratura grigia amministrativa

Il passaggio dal concetto di pubblicazione ufficiale al concetto di pubblicazione di fonte amministrativa comporta la necessità di superare una distinzione netta, del resto sempre più difficile sul piano pratico [2], tra pubblicazione convenzionale e documento di letteratura grigia. La stessa definizione IFLA comprende tra le pubblicazioni ufficiali tutti i documenti che abbiano una diffusione all'esterno dell'ente produttore. Questa integrazione è inoltre funzionale alla necessità di informazione del pubblico e degli studiosi i quali non hanno alcun interesse ad una distinzione formale tra pubblicazione ufficiale e letteratura grigia di fonte istituzionale.

Il principio del decentramento

Se il controllo bibliografico deve svolgersi molto in profondità (pubblicazioni e letteratura grigia) non può estendersi eccessivamente. La sua utilità deriva anche dal fatto di rispecchiare la produzione documentaria di un determinato comparto istituzionale. Vi dovrà essere quindi quantomeno una suddivisione tra centro e periferia. Da questo punto di vista l'affidamento a biblioteche regionali del deposito obbligatorio di tutte le pubblicazioni degli enti pubblici regionali e degli enti locali della regione potrebbe essere una soluzione convincente.

Il principio dell'integrazione tra controllo e disponibilità e tra fonti su diverso supporto.

A parere del gruppo, proprio in virtù del particolare contenuto informativo delle p.u., il controllo bibliografico dovrebbe avere caratteristiche fortemente orientate al servizio verso l'utenza finale. Per esempio: informazioni sulla disponibilità del documento; servizio di riproduzione dei documenti a circolazione limitata (attraverso accordi con le amministrazioni produttrici); forte correlazione dell'informazione bibliografica con l'informazione elettronica (ad es. segnalazione delle risorse informatiche che contengono dati disponibili nelle pubblicazioni segnalate; anagrafe delle banche dati informative e delle risorse Internet). A questo fine dovrebbe nascere un coordinamento tra i più importanti soggetti che, in questo settore, hanno responsabilità diverse: di produzione delle pubblicazioni di fonte istituzionale, di diffusione dei documenti e delle informazioni pubbliche, di controllo bibliografico, di conservazione del patrimonio documentario, etc. Un'esperienza interessante che può rappresentare un modello da tener presente è quella della Commission de coordination de la documentation administrative, in Francia. Si segnala, da questo punto di vista, il dibattito in corso in Europa e negli Stati Uniti relativamente agli effetti delle nuove tecnologie sui tradizionali canali di diffusione delle informazioni di fonte pubblica. Sia negli stati che hanno una struttura tendenzialmente centralizzata (Stati Uniti) sia negli stati, come la Francia, a diffusione policentrica, ci si pone il problema di definire una politica coerente e integrata tra fonti tradizionali a stampa e fonti in formato elettronico e si valuta l'impatto di Internet sull'utilizzo di queste ultime. La questione è molto ampia e coinvolge problemi giuridici, organizzativi, tecnici che devono essere considerati anche dai bibliotecari e dai documentaristi che operano nel settore. Tra i materiali raccolti si propongono anche due contributi che possono dare un'idea del dibattito in corso.

Le pubblicazioni ufficiali nel recente DDL sulla riforma del deposito obbligatorio

DDL Senato n. 1031, art. 6 così come approvato nella seduta Comm. Istruzione dell'8 aprile 1997

1. Fermi restando gli obblighi di cui agli articoli 1 e 2, gli organi dello Stato, le regioni e le province autonome di Trento e di Bolzano, gli enti locali e ogni altro ente pubblico, anche economico, hanno l'obbligo di consegnare tre esemplari, di cui uno alla biblioteca del Senato della Repubblica, uno alla biblioteca della Camera dei deputati e uno alla biblioteca centrale giuridica del Ministero di grazia e giustizia, delle pubblicazioni ufficiali come definite dal regolamento attuativo delle presente legge, delle quali sono editori in proprio, o di accertare l'adempimento dell'obbligo quando le abbiano commissionate ad editori esterni. Le regioni, le province autonome di Trento e Bolzano e gli enti locali hanno il medesimo obbligo nei confronti della biblioteca del consiglio regionale oppure, ove questa manchi, della biblioteca della regione che sarà individuata con decreto del Ministro per i beni culturali ed ambientali, sentita la Conferenza permanente per i rapporti fra lo Stato, le regioni e le province autonome di Trento e di Bolzano.

2. Oltre a quanto previsto nel comma 1, gli organi dello Stato, le regioni e le province autonome di Trento e di Bolzano, gli enti locali e ogni altro ente pubblico, anche economico, sono tenuti a inviare, a richiesta, alla biblioteca del Senato della Repubblica, alla biblioteca della Camera dei deputati e alla biblioteca centrale giuridica del Ministero di grazia e giustizia, un esemplare di ogni altra pubblicazione edita da loro o con il loro contributo.

3. I criteri e le modalità del deposito delle pubblicazioni ufficiali di cui al comma 1 e delle altre pubblicazioni di cui al comma 2 sono stabiliti dalla commissione di cui all'articolo 9.

Il disegno di legge governativo sulla riforma del deposito legale degli stampati approvato in prima lettura al Senato stabilisce, per le pubblicazioni ufficiali, un obbligo di deposito a favore delle due biblioteche parlamentari, della Biblioteca del Ministero di grazia e giustizia e a favore delle biblioteche dei consigli regionali per ciò che riguarda le pubblicazioni ufficiali delle regioni e degli enti locali della regione. Si prefigura, in sostanza, un modello decentrato di controllo delle pubblicazioni di fonte istituzionale e si assegna un ruolo preminente a biblioteche diverse dalle biblioteche nazionali. Per quanto riguarda le due biblioteche parlamentari si tratta di una soluzione che è presente in altri paesi (Svezia, Finlandia e Giappone) e che sembra abbastanza coerente con il patrimonio di tali biblioteche e con la storia della legislazione italiana sul diritto di stampa che, dall'inizio del secolo -- e nella legge del 1939 attualmente vigente -- prevede un deposito obbligatorio a favore di Camera e Senato di tutte le pubblicazioni edite dallo stato o con il suo concorso finanziario. Tuttavia, se l'idea di fondo sembra condivisibile, il testo del disegno di legge Veltroni presenta incongruenze che rischiano di compromettere le finalità fissate dall'art. 2 del DDL stesso (raccolta, conservazione e disponibilità dei documenti, produzione e diffusione di servizi bibliografici).

• Il ruolo delle due biblioteche parlamentari e della Biblioteca del Ministero di grazia e giustizia non è chiaro. Si tratta di tre enti, tutti localizzati a Roma, per i quali è difficile immaginare quali compiti -- necessariamente distinti -- dovranno avere nell'ambito del controllo bibliografico di un materiale relativamente limitato come le p.u. E' da tenere presente, inoltre, che almeno due di queste biblioteche non sono accessibili ad un pubblico indifferenziato.
• Si esprime un giudizio fortemente negativo su tutte le ipotesi di deposito a richiesta -- destinate, tra l'altro, a generare comprensibili proteste in particolare tra gli editori di pubblicazioni universitarie e scientifiche -- che negli art. 6 e 7 viene ipotizzato a favore di ben 4 enti (Camera, Senato, CNR, MGG).
• L'idea di rinviare la definizione di p.u. ad uno strumento regolamentare è positiva sia per la sottintesa riconosciuta necessità di una definizione, sia per la scelta di non affidarla ad uno strumento rigido come la legge. Tuttavia il riferimento, nel comma 2 dell'art. 6, a non meglio precisate "altre pubblicazioni" comunque edite da enti pubblici può generare effetti molto negativi. Può, da un lato, spingere ad una definizione restrittiva di p.u., ricadendo nell'equivoco del contenuto, con il risultato di abbandonare gran parte delle pubblicazioni di fonte amministrativa all'incertezza del "deposito a richiesta". Inoltre, successivamente alla eventuale definizione, può generare difficoltà di identificazione del discrimine tra p.u. e "altra pubblicazione" con conseguenti incertezze nel controllo bibliografiche e contro l'interesse dell'utenza.
  Il gruppo di lavoro auspica quindi che nel regolamento si giunga ad una definizione ampia di p.u. nel senso di pubblicazione di fonte istituzionale e cioè comunque riconducibile ad una responsabilità intellettuale o editoriale dell'ente pubblico, anche attraverso l'elencazione degli enti o delle categorie di enti interessati. Potranno restare separate le pubblicazioni edite con il mero contributo di enti di studio e ricerca (CNR, Università) sulle quali il deposito a richiesta non danneggerebbe la coerenza del controllo bibliografico delle pubblicazioni di fonte istituzionale.
• Non è chiara qual è la suddivisione di compiti tra biblioteche parlamentari, biblioteca del MGG e biblioteche dei consigli regionali. Queste ultime sarebbero responsabili delle pubblicazioni ufficiali regionali e sub regionali per le quali tuttavia non sembra escluso l'obbligo di deposito anche a favore delle biblioteche parlamentari e del MGG.
• L'idea del deposito obbligatorio a favore delle biblioteche di consiglio regionale sembra basata sul parallelismo con le biblioteche delle due camere ed è coerente con alcune leggi regionali che già prefigurano qualcosa di simile. Tuttavia, dalla circolare inviata a tali biblioteche dal gruppo di studio dell'AIB nel settembre 1996 per verificare l'attuabilità di una tale norma, si desume che ben poche sono le strutture in grado di realizzare un progetto di controllo (raccolta, conservazione, disponibilità) delle p.u. regionali e locali. In molti casi non è la biblioteca o il centro di documentazione del consiglio regionale la struttura più forte e quindi più adatta ad assumersi un tale compito. Da questo punto di vista, è positiva la previsione di un momento consultivo della Conferenza stato regioni. Sembra necessario comunque un coordinamento con la norma che prevede l'invio di una delle copie di deposito obbligatorio ad una biblioteca regionale individuata con successivo regolamento.

Per quanto riguarda le pubblicazioni degli enti della ricerca scientifica, viene creata, con l'articolo 7, una norma di privilegio a favore della Biblioteca centrale del CNR che attraverso il cosiddetto "deposito a richiesta" si vede assegnare il diritto di richiedere qualunque pubblicazione a carattere scientifico senza assumere nessuna responsabilità né nell'ambito delle p.u., né nell'ambito, più generale, del controllo bibliografico nazionale. Stesso privilegio viene dato alla biblioteca del Ministero di grazia e giustizia per quanto riguarda le pubblicazioni nel settore giuridico e, genericamente, delle scienze sociali, ricostituendo una copia di deposito in più che non mancherà di suscitare le legittime proteste degli editori.

Note

[1] Si tenga presente che nel periodo 1987-1991, il Bollettino della Corte dei conti presenta circa 2100 unità documento (monografie e periodici) pari a 420 pubblicazioni annue

[2] Anche l'ultimo convegno sulla letteratura grigia, tenutosi presso l'Istituto Superiore di Sanità nel 1996, ha sottolineato la crescente evanescenza di questo concetto nella società dell'informazione elettronica.

Testo di Fernando Venturini
Aprile 1997