Commissione nazionale libro antico e collezioni speciali

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Gli obiettivi della Commissione nel preparare le linee guida sono i seguenti:

1. Incoraggiare e facilitare il prestito tra istituzioni, a scopo di studio, di materiali appartenenti a collezioni speciali;
2. Affermare la responsabilità del curatore nelle decisioni riguardanti il prestito di materiali appartenenti a collezioni speciali;
3. Specificare le responsabilità delle istituzioni prestanti e delle istituzioni richiedenti;
4. Assicurare la salvaguardia e la sicurezza delle opere concesse in prestito

I.   Le linee guida

Queste linee guida si rivolgono a biblioteche, musei, archivi, agenzie storiche, e altre istituzioni culturali, al fine di facilitare il prestito ILL tra istituzioni, a scopo di studio, di materiali appartenenti a collezioni speciali, ivi inclusi libri, manoscritti, materiali archivistici e materiali figurativi.

I principi ispiratori di queste linee guida sono i seguenti:

1. Il prestito tra istituzioni, a scopo di studio, di materiali appartenenti a collezioni speciali è fortemente incoraggiato, ma deve essere effettuato in modo da svolgersi con le opportune garanzie e in modo da salvaguardare i materiali da eventuale perdita o danneggiamento.
2. Le istituzioni possono rifiutare il prestito di materiali di eccezionale rarità o di considerevole valore monetario, di pezzi in condizioni di fragilità, o di materiali che per dimensioni o per formato possono correre maggiori rischi di danneggiamento durante il trasporto oppure di smarrimento (per esempio formati in folio, mappe, manoscritti non rilegati). Il prestito di questi materiali può aver luogo con l'adozione di straordinarie misure di sicurezza che esulano dalle normali procedure di prestito interbibliotecario delineate in questo documento, come ad esempio attraverso formali accordi scritti, polizze speciali di assicurazione o altra idonea documentazione.
3. I singoli richiedenti che si rivolgano direttamente a un'istituzione per il prestito di pezzi rari o unici verranno di norma rinviati alle istituzioni di provenienza per l'inoltro di una richiesta di prestito interbibliotecario.
4. La decisione di accordare il prestito ricade sotto la responsabilità individuale dei curatori di quei materiali. Tale decisione comporta, a seconda dei casi, un'attenta valutazione dell'opportunità del prestito pezzo per pezzo, serie per serie, o collezione per collezione, anziché un'adesione generica al prestito per categorie di materiali.
5. Il prestito deve basarsi su ben definiti accordi interistituzionali piuttosto che su contatti personali. Ad ogni modo la conoscenza personale e/o la comunicazione diretta con gli addetti alle collezioni speciali presso altre istituzioni può facilitare l'iter del prestito.
6. Le istituzioni richiedenti possono trovare enunciati in questo documento specifici criteri intesi a definire le condizioni più appropriate per la sicurezza, la custodia e l'uso di materiali rari e unici.

II.   Responsabilità delle istituzioni richiedenti

A.   Prerequisiti istituzionali per le richieste di prestito

Le istituzioni richiedenti devono:

1. Fornire una sala di lettura sicura sotto continua sorveglianza per assicurare la tutela dei materiali durante l'uso.
2. Predisporre un piano speciale delle collezioni, che preveda personale dotato della formale responsabilità e in possesso di specifica formazione relativa alla cura e al trattamento delle collezioni speciali.
3. Garantire la sicurezza della conservazione delle opere per tutta la durata del prestito.
4. Ospitare i materiali presi in prestito in condizioni ambientali idonee che rispettino gli standard per la sistemazione delle collezioni speciali.

B.   Linee guida per l'avvio di una richiesta di prestito

1. Richieste di materiali appartenenti a collezioni speciali devono specificare che le istituzioni richiedenti rispettano i criteri istituzionali sopra specificati e che sottoscrivono i principi espressi in queste linee guida.
2. Le richieste di prestito dovrebbero normalmente venir espletate attraverso i Servizi di prestito interbibliotecario (ILL) delle due istituzioni.
3. Prima di accordare il prestito di opere appartenenti a una collezione speciale deve essere fatto ogni sforzo per reperire le stesse copie o edizioni alternative in una collezione ammessa al prestito. Si prenderà nota dell'eventuale mancanza di copie circolanti, edizioni alternative, facsimili, microforme o altri accettabili sostituti dei materiali richiesti.
4. Se la distanza non è eccessiva, i singoli richiedenti devono essere incoraggiati a recarsi presso le istituzioni prestanti per visionare sul posto il materiale, particolarmente il materiale archivistico e figurativo. Quando invece distanza, necessità di una prolungata consultazione, o l'esigenza di accedere a consistenti quantità di oggetti rendono difficilmente praticabile tale soluzione, entrambe le istituzioni dovrebbero valutare le richieste dei singoli nello spirito di queste linee guida, come indicato alla sezione III, punti 1 e 2.
5. L'istituzione richiedente deve descrivere esaustivamente il materiale oggetto della richiesta. Se possibile, fonti bibliografiche standard devono essere usate per verificare i dati. Ove questo controllo non possa essere effettuato, occorrerà specificare la fonte originale della citazione.
6. In aggiunta alla descrizione bibliografica completa, la richiesta deve includere, se possibile, il numero di identificazione del record bibliografico, nonché il nome della collezione speciale o del settore in cui l'opera è inserita
7. La richiesta deve indicare se un'altra edizione, versione, o forma del materiale (per es. una riproduzione) può essere sostituita a quella specificata. Deve indicare inoltre l'eventuale disponibilità a corrispondere le spese di riproduzione, e fino a quale tetto massimo, e/o includere una richiesta di stima delle medesime.

C.   Linee guida per l'uso dei materiali presi in prestito

1. Il personale addetto al prestito interbibliotecario e il personale addetto alle collezioni speciali nelle istituzioni richiedenti devono comunicare efficacemente tra loro per assicurare che in ciascun ambito vengano documentate tutte le fasi delle procedure, l'avviso al singolo richiedente, l'eventuale rinnovo del prestito, ove previsto, e l'avvenuta restituzione del materiale.
2. Riproduzioni del materiale concesso in prestito non possono aver luogo senza esplicita autorizzazione dell'istituzione prestante.
3. La riproduzione delle opere concesse in prestito, se autorizzata dall'istituzione prestante, deve esser curata presso l'istituzione richiedente dal personale addetto alle collezioni speciali e in accordo con la legge USA sul copyright. L'istituzione beneficiaria deve, comunque, evitare di procedere alla riproduzione in proprio e deve indirizzare il richiedente direttamente all'istituzione prestante per negoziare gli accordi sui servizi di riproduzione.
4. L'istituzione richiedente deve attenersi al periodo di prestito stabilito dal prestatore, normalmente della durata di 30 giorni. Il singolo richiedente deve venir sollecitato all'uso del materiale durante il periodo originario di prestito. Se si rende necessario un prolungamento, il rinnovo deve essere effettuato prima della data di scadenza, normalmente con lo stesso metodo usato per avviare la richiesta di prestito.
5. L'istituzione richiedente deve rispettare tutte le condizioni poste dall'istituzione prestante relativamente alla manipolazione e all'uso delle opere concesse in prestito.
6. L'istituzione o il singolo richiedente che non rispetti le condizioni del prestito, incluse le regole stabilite per la cura, l'imballaggio, il trasporto degli oggetti, può successivamente vedersi negato il prestito di opere appartenenti a collezioni speciali.

III.   Responsabilità delle istituzioni prestanti

1. Le istituzioni che ricevono richieste di prestito devono mostrarsi generose per quanto è possibile, tenendo conto delle proprie responsabilità sia nel preservare sia nel rendere accessibile alla comunità locale di utenti i materiali in loro possesso.
2. Le decisioni inerenti il prestito di materiali appartenenti a collezioni speciali dovrebbero ricadere sotto la responsabilità individuale del curatore del materiale richiesto e dovrebbero essere valutate caso per caso.
3. Le istituzioni prestanti dovrebbero rispondere alle richieste di prestito di materiali rari in modo tempestivo, generalmente entro quattro o cinque giorni lavorativi.
4. L'istituzione prestante dovrebbe indicare tutte le speciali condizioni che regolano il trattamento dei materiali concessi in prestito, stabilendo con chiarezza ogni restrizione o limitazione nel loro uso a fini di studio, citazione, riproduzione o altra forma di disseminazione. Le istituzioni prestanti possono limitare la quantità del materiale prestato e la durata del prestito. Esse devono fissare la data di scadenza del prestito, in modo da consentire approssimativamente al richiedente 30 giorni d'uso del materiale, senza considerare la durata del trasporto.
5. Se si stabilisce che la richiesta di prestito possa più opportunamente venir soddisfatta da una riproduzione, le istituzioni prestanti potranno fornirla per un costo pari alle tariffe standard vigenti al loro interno. Su richiesta può esser fornito al richiedente un preventivo di spesa. In tal caso la richiesta assume la veste di transazione tra il singolo richiedente e l'istituzione prestante, e non ricade più sotto la responsabilità del servizio ILL delle due istituzioni.
6. L'istituzione richiedente non è tenuta a restituire all'istituzione prestante le eventuali riproduzioni fornite, a meno che queste non siano state considerate come oggetto di prestiti.
7. Il rifiuto di concedere in prestito o di riprodurre un oggetto deve avere una motivazione specifica (per es. necessità dell'utenza locale, fragilità della carta, caratteristiche della legatura, formato troppo grande per la spedizione, straordinaria rarità etc.). Che un oggetto faccia parte di una collezione speciale non costituisce in sé motivazione sufficiente per rifiutare una richiesta di prestito.
8. L'istituzione prestante dovrebbe concedere in prestito il materiale raro per un costo equiparato alle eventuali tariffe standard ILL imposte per il prestito di materiale circolante dell'istituzione. Se le spese di spedizione, assicurazione e/o riproduzione eccedono le normali tariffe ILL, il prestatore può richiedere la corresponsione di una tariffa aggiuntiva. Se la somma complessiva da addebitare eccede il tetto massimo di spesa preventivato dall'istituzione richiedente, l'istituzione prestante dovrebbe comunicare alla medesima ogni tariffa aggiuntiva e definire le modalità di pagamento prima dell'invio del materiale.

IV.   Obblighi nel trasporto dei materiali presi in prestito

1. L'istituzione richiedente è responsabile della sicurezza delle opere prese in prestito dal momento in cui queste lasciano la sede dell'istituzione prestante fino al momento della loro restituzione.
2. L'istituzione prestante è responsabile dell'imballaggio delle opere concesse in prestito, richiedendo la garanzia che esse verranno reimballate con gli stessi criteri al momento della restituzione. L'istituzione richiedente è tenuta alla restituzione delle opere nelle stesse condizioni in cui le ha ricevute, usando lo stesso materiale di imballaggio, o altro equivalente. Il personale addetto all'imballaggio e al trasporto delle opere deve essere istruito nella corretta manipolazione e nell'imballaggio dei materiali rari.
3. Se danneggiamenti o smarrimenti si verificano in qualsiasi momento dopo che le opere concesse in prestito hanno lasciato la propria sede, l'istituzione richiedente è responsabile della riparazione o sostituzione, oppure è tenuta a corrispondere un risarcimento adeguato, secondo le preferenze dell'istituzione prestante.
4. L'istituzione richiedente può specificare che le opere concesse in prestito vengano consegnate direttamente al proprio Dipartimento delle collezioni speciali. Il prestatore può specificare a sua volta che il materiale venga restituito direttamente al proprio Dipartimento delle collezioni speciali; può richiedere inoltre un particolare servizio di trasporto o una particolare compagnia di assicurazione, e/o speciali caratteristiche dell'imballaggio.
5. L'istituzione prestante che decida di utilizzare speciali mezzi di trasporto deve informarne in anticipo l'istituzione richiedente, definendo contestualmente un accordo che definisca le regole per la manipolazione del materiale.
6. Verifiche delle fasi di trasporto e di consegna dei materiali devono esser compiute attraverso i servizi ILL delle due istituzioni, indipendentemente dal metodo di consegna.

Copyright AIB 2007-06-21, a cura di Giovanna Grifoni.
URL: <http://www.aib.it/aib/commiss/libro/gacrlru.htm>

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