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Maurizio Vivarelli
Oltre il record. Progetti ed esperienze di gestione delle raccolte nella Biblioteca Forteguerriana di Pistoia

1. Premessa

Oggetto specifico di questo contributo è l'illustrazione di principi, metodi, procedure applicati alla gestione delle raccolte bibliografiche della Biblioteca Forteguerriana di Pistoia, in una fase, quella attuale, fortemente connotata, sul piano culturale, bibliografico e biblioteconomico, dal progetto della nuova biblioteca pubblica, una grande struttura di circa 4.000 mq. di superficie la cui inaugurazione è prevista nella primavera del 2007 [1].

I motivi che hanno sollecitato ad affrontare la serie di complessi problemi connessi alla gestione delle raccolte bibliografiche sono appunto da correlare a questo progetto, che ha offerto le condizioni per avviare il ripensamento della fondamenta documentarie della biblioteca, con l'obiettivo principale di far convivere in maniera tendenzialmente armonica, in un quadro unitario, cultura della conservazione e cultura del servizio, dando corpo a quell'idea di biblioteca enunciata con cristallina chiarezza, anni fa, da Emanuele Casamassima [2].

Tale tendenziale armonizzazione costituisce un obiettivo certamente non facile da conseguire, per la complessità, diacronicamente determinatasi, della fisionomia bibliografica della biblioteca, e per le variegate opzioni culturali che ne hanno connotato l'attività [3].

E' in relazione dunque al progressivo delinearsi della fisionomia bibliografica ed organizzativa della nuova biblioteca, ed al contestuale ridefinirsi delle modalità d'uso delle raccolte storiche, che le attività di gestione delle raccolte di seguito descritte sono state progettate ed avviate.

Rimane, sullo sfondo, quella idea della biblioteca come sistema che ormai da molti anni connota la riflessione biblioteconomia, intendendo con questa espressione un approccio che espliciti la connessione ed integrazione dei principi e delle tecniche di selezione, gestione, fruizione degli oggetti documentari resi disponibili, con una forte sottolineatura dell'ambiente culturale ed informativo nel quale la biblioteca è inserita [4].

Se la biblioteca è un sistema, dunque, rappresentabile attraverso una rete, non è chiaro quale ne sia il centro, concetto che anzi risulta in qualche modo antinomico rispetto alla struttura del modello. Stabiliamo qui dunque, anche per comodità espositiva, che secondo il nostro punto di vista al centro della biblioteca si collocano le raccolte bibliografiche; meglio, i contenuti culturali ed informativi che, attraverso le raccolte bibliografiche, sono resi disponibili per una comunità di utenti.

Queste prime considerazioni implicano una ulteriore assunzione, la cui traccia è evidente già nel titolo di questo intervento. Se al centro del sistema vi sono i contenuti delle raccolte, la loro qualità diviene automaticamente una degli elementi costitutivamente fondati della qualità complessiva del sistema. Da ciò consegue infine che la qualità degli strumenti di rappresentazione e recupero delle informazioni, a quei contenuti informativi correlati, è dipendente e subordinata al vincolante rispetto della precondizione qui sinteticamente enunciata.

Il tema complesso della gestione dei contenuti, a sua volta, è uno degli argomenti centrali della attuale riflessione scientifica e professionale, strettamente intrecciato alle nuove modalità secondo cui si organizzano la struttura informativa degli oggetti documentari ed il conseguente ruolo di mediazione che la biblioteca è obbligata a ridefinire nell'universo digitale [5].

2. La qualità delle raccolte bibliografiche e la necessità della revisione

La valutazione della consistenza bibliografica delle raccolte, la loro qualità, le concrete modalità di utilizzo da parte dell'utenza, come si è detto, non possono che essere concepite in maniera unitaria, secondo una linea interpretativa che, per quanto attiene alla letteratura professionale italiana, trova la sua più compiuta espressione nella riflessione di Giovanni Solimine [6]. Ciò premesso, diviene allora necessariamente condivisbile l'affermazione dello stesso Solimine secondo cui "la revisione è una delle fasi di cui si compone l'attività di gestione delle collezioni" [7].

Secondo questa prospettiva, che implica l'adesione a precise opzioni in termini di modellistica biblioteconomica, e con una chiara consapevolezza della complessità dei problemi [8], si sono delineate le attività di revisione, di seguito brevemente descritte, attuate negli ultimi anni nella Biblioteca Forteguerriana di Pistoia, che hanno un loro articolato radicamento nelle politiche gestionali gradualmente introdotte. La centrale rilevanza assegnata alle raccolte bibliografiche (sia storiche sia correnti), ai loro contenuti testuali, al loro uso, è ciò che connota strategie e servizi della Biblioteca, soprattutto in relazione alla complessiva ridefinizione di ruolo, funzioni, servizi della nuova biblioteca, i cui generalissimi criteri ispiratori sono brevemente descritti nel cap. III.

In tal senso, tra gli strumenti tecnico-gestionali prodotti, va ricordata anzitutto la Carta delle collezioni, in cui sono stati indicati i criteri generali cui la Biblioteca si ispira per lo sviluppo del patrimonio documentario, redatta già a partire dal 1999; a questo documento di programmazione generale sono raccordati i Piani annuali di sviluppo delle raccolte, nei quali vengono precisate e comunicate al pubblico le linee bibliografiche e documentarie secondo cui vengono orientati gli acquisti per l'anno corrente.

Tutti i documenti di programmazione prodotti sono reperibile e consultabili all'indirizzo Internet <http://www.comune.pistoia.it/museibiblioteche/forteguerriana/index.htm>.

3. Elementi di conoscenza della struttura bibliografica del patrimonio

Le informazioni di base sulla consistenza bibliografica del patrimonio sono state elaborate nell'ambito di un tirocinio, finanziato dalla Regione Toscana, affidato a Katiuscia Dormi e svolto sotto la direzione di Piero Innocenti, nel quadro complessivo di una articolata collaborazione con il Dipartimento di storia e culture del testo e del documento dell'Università della Tuscia. Il lavoro di Dormi, orientato ad analizzare caratteristiche e funzioni degli attuali apparati di consultazione della biblioteca [9], si è integrato con la relazione che Piero Innocenti ha poi presentato al convegno Costruire la conoscenza. Nuove biblioteche pubbliche dal progetto al servizio. La relazioni e i materiali prodotti nell'ambito del tirocinio, ulteriormente rielaborati dagli autori, sono infine confluiti in un contributo dal titolo Le vie della Storia, come quelle del Signore, sono infinite. La consultazione in biblioteca: dalla "socialdemocrazia imperfetta" alla Internet, disponibile in linea all'indirizzo: <http://www.unitus.it/dipartimenti/discutedo/kati.htm>, ed infine, in parte, nel volume a stampa in cui gli atti del convegno sono stati raccolti [10].

Nel quadro generale di queste attività è stato avviato anzitutto un percorso preliminare di rilevamento di dati sulla organizzazione funzionale dei fondi librari di cui si compone la Biblioteca Forteguerriana, con lo scopo di averne un'idea generale di consistenza, e capire quanto di tale consistenza sia realmente messo a disposizione del pubblico, in modo che la raccolta e la valutazione di questi dati possano servire a una migliore progettazione sia dell'attuale fisionomia del servizio, sia alla sua riorganizzazione generale connessa al progetto in corso.

La tabella che segue mostra la consistenza del catalogo elettronico della biblioteca (che contiene complessiva circa 150.000 record), con dati necessariamente riferiti a quei record che includono l'indice della Classificazione Decimale Dewey:

Consistenza del catalogo della biblioteca suddivisa per classi

Il lavoro, a partire da questi elementi di conoscenza di base, è naturalmente ancora all'inizio. Sulla base degli elementi rilevati, e delle prime valutazioni resulta pertanto evidente, ordinando per consistenza, la successione decrescente di questi valori: 800, 300, 700, 900, 000, 100, 600, 500, 200, 400. Una disomogeneità così composita ha comportato un'indagine ancor più analitica, per verificare quale sia la effettiva composizione del patrimonio librario classificato, tanto che si è scesi nel dettaglio sino al punto da verificare la consistenza dapprima in base alle 100 divisioni della CDD e subito dopo rispetto alle 1000 sezioni. I dati relativi a queste indagini sono riportati nelle Tabelle 3-12. Tale ricerca si è rivelata un eccellente mezzo per avere una visione al contempo analitico-sintetica della reale situazione del patrimonio librario e ha messo in evidenza l'esigenza di mirare ad una politica degli acquisti sempre più razionale, rispondente ai fini istituzionali della biblioteca ed anche in generale al soddisfacimento dei bisogni informativi delle utenze reali e potenziali.

Ulteriori elementi di conoscenza della struttura funzionale del patrimonio resi disponibili in questa fase sono forniti nelle seguenti tabelle:

Tabella 2 [11]

Patrimonio disponibile per il prestito suddiviso per classi e divisioni Dewey [12]

Numero dei prestiti mensili/classi e divisioni CDD (media mensile) [13]

Indice di circolazione media mensile relativo al primo semestre 2000

(Rapporto tra il numero dei prestiti per disciplina per il numero delle opere possedute suddivise per disciplina)

4. La revisione della divisione 340

Le attività di revisione delle raccolte sono state avviate nel 2000, anno cui risale la definizione del rapporto di collaborazione con il Dipartimento di storia e culture del testo e del documento in precedenza ricordato. In base a tale collaborazione sono stati attivati due tirocini assegnati a Maria Cristina Mencato e Katiuscia Dormi, che hanno avuto come referenti scientifici Giovanni Solimine e Piero Innocenti. Il lavoro di Mencato, ampiamente rielaborato ed ampliato, è confluito nella sua tesi di laurea, dal titolo Gestione e revisione delle raccolte. Un caso di studio: la Biblioteca Forteguerriana di Pistoia; discussa nel 2001, relatore Giovanni Solimine.

La varie fasi dell'intervento di revisione, dalla precisazione dei criteri bibliografici fino alla successione dei passi compiuti, sono ampiamente descritti nella tesi di laurea di Mencato in precedenza ricordata. Qui si descrivono anzitutto i criteri che hanno indotto a delimitare l'ambito della revisione all'insieme di opere afferenti alla divisione 340 della Classificazione Decimale Dewey [14].

Successivamente, attraverso varie fasi di approfondimento metodologico, si è ritenuto necessaria l'individuazione di una data, significativa per la vita dell'istituto, ed in qualche misura anche convenzionale, a partire dalla quale avviare la revisione, considerando tutti i volumi precedenti tale data afferenti alla collezione storica dell'istituto. Il termine individuato, sulla base di significativi elementi della storia istituzionale ed organizzativa della biblioteca, è stato il 1960. Da segnalare che, in questa fase, non è stato possibile esaminare gli indicatori di utilizzo dei singoli volumi, non calcolabili attraverso il software attualmente in uso per la gestione del prestito.

In sintesi dunque non si sono sottoposti a revisione:

• i volumi pubblicati prima del 1960;
• i volumi interessanti per la storia locale;
• altri nuclei librari conservati in sedi fisiche distinte dalla sede di Piazza della Sapienza.

Dopo questa precisazione della cornice bibliografica sono stati individuati alcuni altri elementi, di seguiti schematicamente riepilogati, in base ai quali è stata impostata la metodologia della revisione:

• data di edizione dell'opera
• autorevolezza dell'autore
• svolgimento del dibattito scientifico nei vari ambiti tematici
• volumi disponibili in commercio, in basa a quanto documentato dalla base dati Alice
• volumi pubblicati in Italia negli ultimi due anni, in base a quanto riportato nella Bibliografia Nazionale Italiana degli anni 1998-2000.

Sono state infine impostate delle griglie, esemplificate nella Tab. 5, entro le quali sono stati riportati:

• i dati bibliografici del volume
• il risultato dell'esame effettuato ai fine della revisione, sintetizzato attraverso l'inserimento delle seguenti sigle:
• C: volumi di cui si proponeva l'inserimento nella Sala di consultazione
• S.A.: volumi di cui i proponeva l'inserimento nella sezione a scaffale aperto
• M: volumi di cui si proponeva la collocazione a magazzino
• S: volumi di cui si proponeva lo scarto
• Le motivazioni sintetiche dei criteri selettivi usati
• I reintegri previsti nel caso di volumi scartati.

Tabella 5 [15]

Durante il lavoro sono state esaminato 1.031 unità bibliografiche. Le opzioni di riutilizzo sono state le seguenti:

• 35 da destinare alla Sala di consultazione
• 445 da collocare a scaffale aperto
• 212 da collocare a magazzino
• 339 da scartare

5. La revisione degli apparati di consultazione

L'indagine è giunta a determinare le consistenze degli apparati di consultazione, suddivisi, secondo l'attuale articolazione degli spazi, come segue:

• un nucleo detto Sala di lettura. Consistenza 1693 unità bibliografiche. Collocazione "SL" e indice Dewey (cfr. Tab. 6);
• un nucleo detto Sala di consultazione. Consistenza 1746 unità bibliografiche. Collocazione "SC" e numero d'ordine progressivo (cfr. Tab. 7);
• un nucleo detto Servizio informativo a carattere più immediato. Collocazione "SI" e indice Dewey.

Come risulta dalla Tab. 1, sono inoltre state prese in esame tutte le pubblicazioni conservate in magazzino e ordinate in base al formato, inserite nel catalogo elettronico e dotate del numero di classificazione Dewey, che non fanno parte dei nuclei 1-3. Ciò permette dunque di valutare i rapporti esistenzi tra i materiali di consultazione, accedibili a scaffale aperto, e tutto il resto della dotazione documentaria.

Sala di lettura. Distribuzione in valori assoluti e nelle classi

Sala di consultazione. Schema generale

Il cosiddetto Servizio informativo consiste di 297 registrazioni organizzate secondo la Classificazione Decimale Dewey, ma collocate con riferimento solo alle prime tre cifre di essa. Si tratta di un nucleo librario organizzato al fine di rispondere in maniera immediata a esigenze informative di base. Durante circa tre mesi del 2002, fra maggio e luglio, tale servizio è stato monitorato attraverso un addetto, per verificare, con adeguata sistematicità, le principali esigenze dell'utenza.

6. Problemi aperti

Le iniziative brevemente descritte mostrano con chiarezza la complessità connessa alla corretta impostazione metodologica delle attività di gestione delle raccolte bibliografiche, soprattutto se riferite ad una biblioteca dalla fisionomia bibliografica stratificata come quella della Forteguerriana, entro la quale, per rimanere a considerazioni molto preliminari, la natura bibliografica del concetto di "obsolescenza" mostra tutta la sua sostanziale opacità.

Ugualmente complessa è la precisazione dei rapporti, certamente mobili, tra essere e dover essere delle raccolte, o, se si preferisce, tra biblioteca reale e biblioteca ideale, riprendendo le fila di una serie di argomentazioni che trovano nel lavoro di Innocenti e Dormi, in precedenza ricordato, un loro problematico sviluppo, e che cercano anche di recuperare il senso, verificandone l'attualità, delle discussioni che accompagnarono la pubblicazione della Guida alla formazione di una biblioteca pubblica e privata [16].

Ipotizzare la disponibilità di strumenti di monitoraggio dei livelli di uso delle collezioni non sposta di molto il problema, che, alla sua radice, è quello di scegliere e valutare la qualità delle raccolte, e, credo, di interpretarne l'uso, evitando con cura l'adesione acritica e sistemi di supporto alle decisioni deterministici, di natura puramente quantitativa. Si tratta dunque di pesare con molta attenzione l'uso degli indicatori di utilizzo, discutendone le complesse relazioni con i concreti bisogni informativi di coloro che le biblioteche utilizzano.

Infine, ma è forse la maggiormente centrale tra le questioni trattate, ritengo indispensabile la chiara convinzione che prima degli strumenti di mediazione vi sono i contenuti che attraverso tali strumenti sono resi disponibili. Proprio per questo, dunque, la biblioteca, in tutte le sue componenti, va vista come una unitaria struttura orientata alla comunicazione, che differenzia le proprie strategie nell'ambito dei propri strumenti espressivi: i contenuti delle raccolte, il catalogo, l'organizzazione degli spazi, l'ordinamento concettuale e fisico delle raccolte, la struttura dello spazio web con il quale la biblioteca si colloca nella rete.

Problemi complessi, quelli qui accennati, e certamente non nuovi, il principale tra i quali è probabilmente quello delle competenze culturali e professionali necessarie per svolgere, nelle biblioteche reali, tali attività. Sia consentito, dunque, proprio in omaggio a tale dimensione storica, proporre in conclusione una penetrante citazione tratta dal celebre Advis di Gabriel Naudé [17]:

References

[1] Il progetto, coordinato dall'architetto Massimo Pica Ciamarra, è dello studio Pica Ciamarra Associati di Napoli. Per un inquadramento generale delle caratteristiche del progetto si rimanda a Costruire la conoscenza. Nuove biblioteche pubbliche dal progetto al servizio. Atti del convegno, Pistoia, 6-7 dicembre 2001, a cura di Alessandra Giovannini, Firenze, Giunta regionale toscana – Pagnini e Martinelli editori, 2002.

[2] Toscana. Dipartimento istruzione e cultura, La legge toscana per le biblioteche, a cura di Francesco Gravina, Firenze, Giunta regionale toscana, 1977, p. 41. La citazione è tratta da un documento che reca il titolo Osservazioni sullo schema di decreto delegato concernente il trasferimento alle Regioni a statuto ordinario delle funzioni amministrative statali in materia di "assistenza scolastica e musei e biblioteche di enti locali". Biblioteche. A cura del Dipartimento istruzione e cultura con la collaborazione del prof. Emanuele Casamassima. Firenze, agosto 1971.

[3] La fondazione della Biblioteca Forteguerriana, una delle più antiche in Italia, è tradizionalmente datata al 1473, quando, in seguito ad una donazione del cardinale Niccolò Forteguerri (1419-1473) viene istituita la Pia Casa di Sapienza con l'annesso Collegio Forteguerri. Per un primo inquadramento storico-bibliografico cfr. Maurizio Vivarelli, La Biblioteca Forteguerriana di Pistoia, "Wuz. La rivista del collezionista di libri" 2, 2003, 3, p. 35-41; Id., Anton Maria Rosati (1732-1810), erudito e bibliotecario, in corso di stampa presso le edizioni Brigata del Leoncino di Pistoia.

[4] Per un primo inquadramento di questi argomenti si rimanda a Giovanni Solimine, La biblioteca. Scenari, culture, pratiche di servizio, Roma-Bari, Laterza, 2004, p. 67 e ss.

[5] Cfr. John M. Budd – Bart M. Harloe, Collection development and scholarly communication in the 21st century: from collection management to content management, in Collection management for the 21st century. A handbook for librarians, edited by G.E. Gorman and Ruth H. Miller, Westport, Connecticut-London, Grenwood Press, 1997, p. 3-25. Per un primo orientamento bibliografico su queste tematiche si rimanda a Le patrimoine: histoire, pratiques et perspective, a cura di J.P. Oddos, Paris, Editions du cercle de la libraire, 1997; Bertrand Calenge, Les politiques d'acquisition. Constituer une collection dans une bibliothèque, Paris, Editions du cercle de la libraire, 1994. La produzione italiana è costituita essenzialmente dal classico Rinaldo Lunati, La scelta del libro per la formazione e lo sviluppo delle raccolte, Firenze, L.S. Olschki, 1972 ; Madel Crasta, La costruzione delle raccolte, in Lineamenti di biblioteconomia, a cura di Paola Geretto, Roma, La Nuova Italia Scientifica, 1991, p. 43-78; Carlo Carotti, Costruzione e sviluppo delle raccolte, Roma, Aib, 1997. Da ricordare infine la recente disponibilità della traduzione italiana di Kenneth Whittaker, Systematic evaluation. Methods and sources for assessing books (Metodi e fonti per la valutazione sistematica dei documenti, ed. italiana a cura di Patrizia Lucchini e Rossana Morriello, Manziana (Roma), Vecchiarelli, 2002).

[6] Cfr. in particolare G. Solimine, Le raccolte delle biblioteche. Progetto e gestione, Milano, Editrice Bibliografica, 1999.

[7] Ivi, p. 209.

[8] "Le scelte relative agli acquisti sono, come si può comprendere, di una importanza e di una difficoltà straordinarie, perché hanno la responsabilità di interpretare, insieme, una realtà bibliografica costituitasi nel passato, le esigenze bibliografiche del presente, e le esigenze presumibili per il futuro": così Alfredo Serrai in Guida alla biblioteconomia, Firenze, Sansoni, 1981, p. 47.

[9] Il lavoro, nella sua versione definitiva, analizza la struttura complessiva del catalogo elettronico, limitatamente a quel sottoinsieme di record che dispongono dell'indice di classificazione Dewey.

[10] Costruire la conoscenza…, cit. p. 19-73.

[11] La predisposizione delle tabelle è stata curata dai seguenti bibliotecari: Angela Bargellini, Alessandra Giovannini, Luciano Vannucci.

[12] Questa tabella prende in esame i record bibliografici, dotati di indice Dewey, che descrivono edizioni pubblicate dopo il 1960.

[13] Nella tabella viene indicato il numero medio dei prestiti mensili delle opere suddivise per classi e divisioni Dewey. Il dato della media mensile è calcolato sul primo semestre 2000.

[14] La divisione 340 è relativo al diritto, ed ospita le opere relativa al diritto. Le sezioni sono riferite a: diritto internazionale (341); diritto costituzionale e diritto amministrativo (342) ; diritto in materia militare, di difesa, di proprietà pubblica, diritto finanziario, tributario, in materia di commercio, in materia industriale (343); diritto del lavoro, diritto in materia di servizio sociale, di educazione, di cultura (344); diritto penale (345); diritto privato (346); diritto processuale civile e tribunali civili (347); leggi scritte, regolamenti, giurisprudenza (348); diritto di specifiche giurisdizioni, aree, regioni socioeconomiche (349). Le aree di copertura specifica della divisione sono in Classificazione decimale Dewey ideata da Melvil Dewey. Ed. 21. Edizione italiana a cura del Gruppo di lavoro della Bibliografia nazionale italiana con la consulenza di Luigi Crocetti. Roma , Associazione italiana biblioteche, 2000

[15] L'esempio è tratto dalla tesi di laurea di Mencato, cit., p. 169

[16] Guida alla formazione di una biblioteca pubblica e privata, a c. di P. Innocenti, Ida e Paolo Terni, Torino, Einaudi, 2. ed. 1981, p. xxxix, 655; prima edizione con lo stesso titolo e a complemento del titolo: Catalogo sistematico e discografia, con un commento di Delio Cantimori.

[17] Gabriel Naudé, Consigli per la formazione di una biblioteca, a cura di Massimo Bray, Presentazione di Jacques Ravel, Napoli, Liquori editore, 1992, p. 70.

N.B.: an English version is also available.

Copyright AIB 2005-04-12, ultimo aggiornamento 2024-02-09 a cura di Serafina Spinelli
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