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Alessandro Agustoni
Strumenti quantitativi per la gestione delle raccolte: una proposta per i Sistemi Bibliotecari della Provincia di Milano

Le riflessioni sui criteri di valutazione bibliografica e sulla necessità - valida per ogni struttura bibliotecaria - di definire una politica delle raccolte sono argomenti ormai consolidati nel dibattito professionale italiano, nonostante il significativo ritardo rispetto al mondo anglosassone.

Decisamente recente risulta invece il tentativo - determinante a mio avviso per lo scenario nazionale - di coniugare questi temi ad un più generale approccio gestionale e organizzativo applicato al "sistema biblioteca" nel suo insieme [1]. In questo senso assumono importanza i concetti di gestione delle raccolte, pianificazione dello sviluppo delle collezioni, monitoraggio e valutazione d'uso dei documenti, cooperazione e coordinamento delle scelte d'acquisto. Ritengo che questa scelta di metodo permetta di dare concretezza e operatività ai precedenti assunti teorici, che diversamente rischierebbero di rimanere semplici indicazioni di principio.

Muovendo da questo presupposto, la presente relazione intende presentare l'attività di un gruppo di lavoro costituito da rappresentati di alcuni sistemi bibliotecari delle Provincia di Milano [2] e illustrare il percorso metodologico sviluppato.

Tale percorso - sinteticamente descritto nei paragrafi successivi - si pone l'obiettivo di condividere una metodologia di gestione e sviluppo delle raccolte all'interno di reti di biblioteche pubbliche cooperanti, caratterizzate da diversi gradi di integrazione delle risorse al proprio interno.

Per permettere una più precisa contestualizzazione fornisco di seguito una scheda riassuntiva dell'organizzazione bibliotecaria provinciale [3]:

Prima di entrare nel merito, credo sia utile riproporre due personali considerazioni [4] di partenza che in qualche modo condizionano il taglio dell'intero intervento e che possono essere così sintetizzate:

• un sistema bibliotecario, per sua stessa natura, non può limitarsi a fornire servizi alle biblioteche aderenti (puntando correttamente ad una maggiore economicità o ad un maggiore livello qualitativo del servizio), ma deve porsi l'obiettivo - ben più complesso - di realizzare un coordinamento delle politiche di gestione delle biblioteche che lo compongono; all'interno di tali politiche, quelle relative la gestione delle raccolte dovrebbero considerarsi prioritarie.
• in un sistema bibliotecario - le cui parti (le biblioteche) sono fortemente integrate e interconnesse grazie all'esistenza di cataloghi collettivi e di un forte ricorso al prestito interbibliotecario sistemico - diventa fondamentale avviare una gestione coordinata delle raccolte al fine di avviare un corretto rapporto tra biblioteca e rete; in questo senso, ad esempio, definire standard minimi d'acquisto o realizzare procedure di rilevazione dei bisogni dell'utenza diventa una operazione necessaria per evitare squilibri o atteggiamenti parassitari nel rapporto tra le biblioteche cooperanti.

Gli obiettivi del gruppo e la struttura del modello metodologico

L'interesse del gruppo verso la costruzione di strumenti quali-qualtitativi per la gestione delle raccolte ha condotto alla formalizzazione dei seguenti obiettivi:

• Favorire l'applicazione di una gestione consapevole delle raccolte nelle biblioteche pubbliche di base della Provincia di Milano;
• Proporre ai bibliotecari un metodo di lavoro adattabile al variegato contesto territoriale, caratterizzato da significative differenze dimensionali delle comunità da servire;
• Applicare le potenzialità della cooperazione interbibliotecaria allo sviluppo delle raccolte;
• Proporre strumenti di lavoro precisi ma di facile utilizzo e di limitata complessità;
• Creare le basi per la stesura di documenti di policy per la gestione della raccolta: "Carta delle collezioni".

In estrema sintesi, si è inteso proporre un approccio organico alla gestione delle raccolte che favorisse la condivisione di una metodologia di lavoro tra i bibliotecari della rete, che definisse e formalizzasse un indirizzo di sviluppo della raccolte, evitando personalismi e scelte basate su dati non oggettivi o in contrasto con le finalità istituzionali della biblioteca pubblica.

Il progetto operativo - indirizzato alle biblioteche pubbliche inserite nei sistemi bibliotecari extra-urbani della Provincia di Milano - è sostanzialmente basato su cinque passaggi metodologici essenziali, che mi limiterò a descrivere in modo schematico [5]:

1. Focalizzazione delle relazioni tra mission della biblioteca e raccolta documentaria

Si propone di individuare e formalizzare quali debbano essere gli "ambiti istituzionali" della raccolta di una biblioteca pubblica, ossia quegli ambiti tematici che vari documenti programmatici e di indirizzo (Linee-guida Ifla, Manifesto Unesco, fonti normative nazionali o regionali) reputano obbligatori all'interno della raccolta della biblioteca. Al di fuori di tali ambiti, si ritiene che il tasso di utilizzo del materiale debba essere considerato il principale fattore di valutazione della coerenza e dell'efficacia della raccolta rispetto alla propria utenza. E' importante precisare che ci stiamo riferendo a biblioteche pubbliche e non a biblioteche di conservazione.



Tab. 1 - Ambiti istituzionali della raccolta

2. Redazione del profilo della comunità cui la biblioteca si riferisce

L'analisi dei principali fattori demo-sociologici della comunità da servire (articolati in 5 aree d'indagine) rappresenta un oggettivo punto di riferimento verso in quale è necessario impostare il servizio bibliotecario e di conseguenza la fisionomia della raccolta.



Tab. 2 - Profili di comunità: le 5 macro-aree d'indagine

3. Definizione del progetto quali-quantitativo della raccolta documentaria

• segmentazione delle biblioteche in classi di grandezza, denominate famiglie [vedi tabella 3];
• definizione di standard-obiettivo su tutti i principali parametri di valutazione della raccolta;
• articolazione del patrimonio documentario sulla base di una ripartizione tematica omogenea, che utilizza, - modificandola - l'articolazione Dewey [vedi tabella 4];
• definizione di un sistema di monitoraggio, che produca - con pieno utilizzo del software di gestione della biblioteca - una ricca reportistica periodica e consuntiva sulla gestione della raccolta e sui tassi di utilizzo dei materiali.

Tab. 3 - Suddivisione in famiglie e definizione degli standard-obiettivo

Tab. 4 - Articolazione omogenea del patrimonio in 27 aree tematiche

1. Individuazione degli ambiti tematici sovra/sotto-dimensionati e livelli di approfondimento della raccolta

L'analisi degli indici di circolazione e il calcolo dell'indice bilanciato dell'accrescimento della raccolta, articolato sulla base della ripartizione omogenea della collezione, potrà permettere di definire quali ambiti tematici risultano sovra o sottodimensionati su scala sistemica (nella tabella 5 viene proposta questa analisi sul patrimonio documentario per ragazzi (0-14 anni) del Sistema Bibliotecario Vimercatese). L'applicazione del modello Conspectus, opportunamente rivisitato, potrà permettere di formalizzare all'interno di ogni ambito tematico e di ogni biblioteca, quale debba essere il livello di approfondimento programmato della raccolta (livello di prima informazione, livello di divulgazione, livello di approfondimento).



Tab. 5 - Indici di sovra-sotto dimensionamento della Raccolta Ragazzi del Sistema Bibliotecario Vimercatese / Anno 2002



Tab. 6 - Grafico a barra multiple: confronto patrimonio/prestiti/acquisti della Raccolta Ragazzi del Sistema Bibliotecario Vimercatese / Anno 2002

2. Definizione di procedure sistematiche di revisione della raccolta

Note

[1] Mi riferisco in particolare a: G.Solimine, Le raccolte delle biblioteche: progetto e gestione, Bibliografica, 1999.

[2] Il percorso di lavoro - coordinato dalla Provincia di Milano/Settore Biblioteche - ha dato vita alla pubblicazione: Dal libro alle collezioni: proposta operativa per una gestione consapevole delle raccolte; testi di A.Agustoni, A.D'Adda, E.Rivetta, M.Sacchi, M.Sirtori. Revisione scientifica di G.Solimine. Provincia di Milano, 2002.

[3] La Provincia di Milano è costituita da 184 Comuni dotati di almeno una biblioteca pubblica. All'interno dell'area provinciale sono attualmente attivi 7 sistemi bibliotecari: uno costituito unicamente da biblioteche pubbliche della città di Milano, gli altri 6 costituiti da biblioteche di Comuni dell'area extra-urbana.

[4] Le presenti considerazioni hanno valore limitato al contesto italiano, caratterizzato dall'assenza o dalla solo parziale attività di strutture di coordinamento e produzione di servizi bibliotecari su scala nazionale. Le parti successive dell'intervento riprendono temi sviluppati in: A.Agustoni, La gestione delle raccolte in ottica sistemica in Rinnovare la biblioteca pubblica: riflessioni sulle nuove linee guida Ifla/Unesco, AIB, 2004.

[5] Per maggiore dettaglio si rimanda a Dal libro alle collezioni, op.cit.

N.B.: an English version is also available.

Copyright AIB 2005-04-12, ultimo aggiornamento 2024-02-09 a cura di Serafina Spinelli
URL: http://www.aib.it/aib/commiss/cnur/boiagust.htm3

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