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Sintesi dell'incontro del 23.3.2001 a Bologna sul tema "misurazione della cooperazione interbibliotecaria"

Presenti: Elena Boretti, Giorgio Lotto, Alessandro Agustoni, Chiara Peruffo, Anna Galluzzi.

La riunione aveva lo scopo di stabilire una traccia di lavoro per la definizione delle tecniche di misurazione delle esperienze di cooperazione interbibliotecaria. In particolare si e' deciso di focalizzare l'attenzione su:

1. La misurazione del livello di integrazione di un "area di cooperazione";
2. I benefici della cooperazione sull'attività delle biblioteche;
3. L'analisi dei costi e dell'assetto organizzativo dei sistemi bibliotecari.

L'argomento si e' dimostrato immediatamente molto complesso a causa di almeno tre ordini di problemi:

• La mancanza di standard e metodologie di indagine di riferimento (nazionali ed internazionali).
• La forte diversificazione dei modelli organizzativi esistenti;
• La difficolta' di isolare gli effetti della cooperazione dalle molte altre variabili capaci di condizionare le performances delle biblioteche.

In particolare la diversificazione dei modelli organizzativi esistenti rende complessa la comparazione. Ad esempio esistono aree territoriali in cui la cooperazione è rappresentata esclusivamente dalla gestione della catalogazione centralizzata, altre in cui a questa si aggiungono altri servizi (prestito interbibliotecario, attività di promozione/comunicazione coordinate, assistenze hardware-software, funzioni amm.ve, decisionali-politiche e gestionali). Diversa e' anche la forma di finanziamento dei centri servizi/sistemi bibliotecari: talvolta il costo è esclusivamente sostenuto dal "centro" (grazie a finanziamenti regionali/provinciali), in altre situazioni i costi sono coperti da versamenti dei Comuni che beneficiano dei servizi del "centro", in altre situazioni ancora i costi sono coperti solo parzialmente dai Comuni.

Un ulteriore elemento di complessità e' costituito dalla ambiguità e dalla non corrispondenza dei termini: "centro servizi", "sistema bibliotecario", "centro sistema", "area di cooperazone", "rete di servizi bibliotecari".

Sulla base di questo complesso scenario, il gruppo di lavoro ha stabilito di procedere nel seguente modo:

Giorgio Lotto tenterà di elaborare una griglia di misurazione del "livello di integrazione di un area di cooperazione". Faranno parte di questa griglia, informazioni e misuratori relativi a :

• Capacità di coordinamento delle spese della rete (ossia dimensione del budget utilizzato da ogni biblioteca per finanziare servizi coordinati/centralizzati);

• Livelli di professionalità minimi, garantiti dalle singole realtà costitutive della rete;

• Strutture di comunicazione e prassi di lavoro coordinato (mailing list, posta elettronica, incontri periodici per la gestione/progettazione dei servizi o per il coordinamento degli acquisti, ?);

• Quantificazione del personale utilizzato per funzioni sistemiche;

• Funzione sostitutiva del personale del "centro servizi" a favore di sigole biblioteche della rete;

• Incisività politica del "centro servizi" verso le biblioteche aderenti .

Alessandro Agustoni tenterà di elaborare uno schema di calcolo dei costi e delle prestazioni di un sistema bibliotecario, finalizzato ad individuare il costo per unità di prodotto con particolare attenzione ai servizi di catalogazione e prestito interbibliotecario, senza però trascurare eventuali altri servizi.

Le funzioni principali dello schema di calcolo sono:

• Far emergere tutti i costi relativi ad un servizio, anche se realizzato in modo frazionato tra centro servizi e biblioteca.

• Definire e standardizzare la composizione delle voci di costo (ad esempio: al servizio A addebita i costi sostenuti per le fasi di lavoro A, B, C; per fase di lavoro A intendi ...);

• Individuare per ogni servizio: costi diretti, costi indiretti e quota proporzionale di costi generali da imputare.

Si è stabilito inoltre di incentivare l'uso delle tecniche di misurazione proposte nelle "Linee guida per la valutazione delle biblioteche pubbliche italiane*" su intere realtà sistemiche; questo per rilevare "indicatori cumulativi" in grado di rappresentare sinteticamente le prestazioni delle biblioteche facenti parte di una rete. Questi dati potrebbero essere comparati con misurazioni (effettuate con la stessa metodologia) relative ad aree non attive sul fronte della cooperazione.

Nella realizzazione della propria parte di lavoro Giorgio Lotto e Alessandro Agustoni si confronteranno con la coordinatrice e con gli altri membri della CNBP . Inoltre sarà preziosa la collaborazione di Anna Galluzzi - se questo sara' possibile - in qualita' di esperta in misurazione dei servizi bibliotecari.

Tempi di lavoro:

• Entro le prime settimane di giugno 2001: realizzazione delle mansioni di Lotto e Agustoni. Il risultato del lavoro verra' immediatamente testato e validato con dati relativi alle ns. reti (in particolare quindi dell'area legata alla Bertoliana e del Sistema Vimercatese).

Collaborazioni:

• Commissione Allargata:

• Partecipanti a "Palla al centro":

Verbale a cura di Alessandro Agustoni

* = Ad eccezione dell'indice di frequentazione, dell'indice di affollamento e dell' indice quantitativo del servizio di reference, che risulterebbero troppo complessi da calcolare.

Copyright AIB 2001-06-02, a cura di Elena Boretti
URL: http://www.aib.it/aib/commiss/cnbp/verbal12.htm