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Le riflessioni che vorremmo proporvi e l’esperienza di studio che le ha determinate, in un’ipotetica storia della cooperazione tra le biblioteche pubbliche italiane impostata cronologicamente, potrebbero logicamente collocarsi, crediamo, nei primi capitoli. Come dire: siamo in una fase proto-cooperativa. Questo malgrado ci si riferisca all’oggi, a decenni di distanza, quindi, dall’avvio dei primi sistemi, delle prime reti tra questi istituti culturali cui va tutta la nostra attenzione professionale.

Peraltro il nostro obiettivo, qui, non è quello della facile denuncia del frazionamento e quindi dell’insufficiente sviluppo della condivisione delle risorse e dell’impegno nel mondo delle biblioteche pubbliche italiane, quanto quello di presentare un nuovo strumento da offrire agli addetti ai lavori per una crescita, una evoluzione razionale di questa modalità gestionale della struttura biblioteca.

Qualche cenno di inquadramento della vicenda: l’ambiente è quello dell’Associazione Italiana Biblioteche, più in particolare quello della Commissione Nazionale Biblioteche Pubbliche di cui gli autori di questo intervento sono componenti e nei programmi della quale si inserisce il progetto dagli stessi condotto. Perché non si creda che si tratti di un dialogo tra due co-protagonisti, diciamo subito che il cast è assai ampio e ricco. Oltre a tutti gli altri componenti la Commissione che hanno seguito passo passo il nostro operare, ad iniziare da Elena Boretti che ne è la coordinatrice, parti non secondarie sono spettate a colleghi di altre reti bibliotecarie coinvolte nella riflessione (i consorzi di Abano Terme, dei Castelli Romani e del Nord-Ovest di Milano, i servizi bibliotecari provinciali di Genova e Ferrara, nonché il Sistema Bibliotecario Vimercatese, la biblioteca Bertoliana di Vicenza e tutta la rete provinciale vicentina). Da non dimenticare, poi, la qualificata partecipazione in fase di avvio di Anna Galluzzi.

All’inizio di tutto ciò vi è un’idea concretizzatasi nel 2000 con il nome di “Palla al Centro” che puntava a rimettere in discussione un concetto, quello cooperativo  appunto, rispetto a nuovi modelli che lo stesso andava assumendo nell’ambito delle biblioteche pubbliche. Nuovi modelli, ma anche nuovi livelli di servizio e diverse formule politico-gestionali: centri servizi, reti a più velocità, reti ibride e quant’altro fa parte di un panorama che conosciamo, frutto più dell’impegno locale che di una politica razionale del settore. Da subito in quel contesto si puntò il dito su quella che potremmo definire la piaga: la mancanza di dati, di numeri rispetto alle esperienze italiane1. E in quell’occasione fu realizzata crediamo l’unica indagine, su un campione peraltro ridotto, intesa a descrivere le reti di cooperazione in Italia2.

Ne derivò come logica conseguenza l’idea di mettere a punto uno strumento di misurazione della cooperazione che permettesse di evidenziare come questo termine connoti in Italia soluzioni di dialogo le più diverse  e non sempre ugualmente apprezzabili sul piano della qualità.

Il progetto si inseriva nel ricco filone di ricerca che ha visto applicare alle biblioteche gli strumenti della statistica e del management aziendale, filone che ha prodotto negli ultimi vent’anni in tutto il mondo esiti assai interessanti, anche se, almeno per quanto a nostra conoscenza, mai riferiti all’area della cooperazione.

Collocato in ambito A.I.B., dichiaratamente il progetto intendeva prendere le mosse dal lavoro del Gruppo “Gestione e valutazione” che nel 2000, appunto, era giunto a pubblicare quello strumento fondamentale per misurare le biblioteche rappresentato dalle Linee guida per la valutazione delle biblioteche pubbliche italiane3. Ne assumeva la terminologia, il metodo di lavoro, utilizzava parte degli indicatori lì presentati per operare su un versante che già in quelle pagine4 era indicato come un necessario sviluppo della ricerca.

Rispetto a quell’esperienza la nostra attenzione si è spostata dalla misurazione dei servizi offerti dalle biblioteche all’utente – focus principale, appunto, delle Linee Guida – ai servizi di secondo livello che le biblioteche, per motivi e in modi diversi – decidono di realizzare su base più ampia e talvolta in forma cooperativa al fine di innalzarne gli standard qualitativi ed ottimizzarne i costi. All’interno di questo secondo contesto parte la nostra indagine e si articola il progetto.

Valutare le Reti: premesse e potenzialità di un progetto

Valutare le reti di cooperazione, e non la singola esperienza di dialogo interbibliotecario, richiede innanzitutto il creare o il favorire la comunicazione e lo scambio di conoscenze (tecniche ed organizzative) tra le multiformi  realtà  di cooperazione interbibliotecaria che - nel tempo - si  sono sviluppate in Italia, prive, come detto, di un indirizzo unitario. L’ambito di riferimento è ovviamente limitato al settore delle biblioteche pubbliche.

In particolare il nostro progetto si propone di creare i prerequisiti minimi per realizzare una sistematica attività di benchmarking tra reti di cooperazione. Risulta essenziale a questo fine:

-definire terminologie tecniche e  modalità di misurazione uniformi nell’ambito dei servizi di rete (ossia quei servizi che - più o meno spontaneamente - alcune biblioteche pubbliche hanno realizzato in un’ottica cooperativa, come ad esempio la catalogazione e la gestione del prestito interbibliotecario);

-effettuare una mappatura – puntale, esaustiva e costantemente aggiornata – delle realtà bibliotecarie che effettivamente cooperano nella realizzazione di servizi (sistemi bibliotecari, centri servizi, ecc).

Ad oggi il progetto – non ancora concluso - si è concentrato soprattutto sulla realizzazione del primo prerequisito, sul quale verranno fornite indicazioni nei successivi paragrafi.

In prospettiva futura, la raccolta di informazioni strutturate, organizzate ed omogenee sull’attività delle reti di cooperazione,  potrà permettere di effettuare confronti e correlazioni tra i modelli organizzativi delle reti esaminate e:

-i livelli di efficienza ed efficacia nella produzione di servizi;

-i livelli di integrazione delle risorse realizzati;

-i dimensionamenti dei bacini di utenza.

La Rete sotto osservazione : i tre ambiti della misurazione

Agli obiettivi più generali, legati alla costruzione di un lessico minimo della cooperazione, seguono altri più specifici finalizzati a favorire l’attività di benchmarking e ad esprimere - per mezzo di un indicatore sintetico -  il livello di integrazione  raggiunto.

Entrando più nel dettaglio, abbiamo voluto analizzare l’attività della Rete sotto tre differenti angolazioni:

a)Il livello di integrazione tra le unità che compongono la Rete

In questo senso si è cercato di individuare le caratteristiche politiche, amministrative, gestionali e “di immagine” la misurazione delle quali potesse in qualche modo esprimere il livello di integrazione e di coesione interna  realizzata nella gestione delle risorse finanziarie, umane e strumentali di una Rete. Per fare questo è stata ipotizzata una scala graduata sulla base della quale valutare ogni caratteristica in funzione della sua maggiore o minore capacità di  fare integrazione.

b)L’efficacia della Rete

Richiamando la continuità  già espressa tra i due lavori, abbiamo ritenuto opportuno inserire nella nostra analisi alcuni degli indicatori proposti  dalle Linee guida,  calcolati su base sistemica. Raccogliere questa informazione sulle Reti analizzate, ci permetterà di delineare con maggiore chiarezza  l’efficacia generale  della realta’ cooperativa. Non è escluso – ma assolutamente neanche confermato a priori – che possa esistere una correlazione tra l’integrazione e l’efficacia della Rete; probabilmente solo la creazione di serie storiche di dati potrà permettere eventuali considerazioni sul tema.

Gli indicatori richiesti sono quelli relativi al prestito, alla circolazione, alla dotazione e all’incremento della dotazione documentaria oltre a quelli relativi  alla superficie, all’apertura, ed alla dotazione di personale. 

c)   L’efficienza: analisi e confronto dei tempi e dei costi di produzione dei servizi

 Il terzo punto fondamentale del confronto tra l’attività delle Reti è rappresentato dall’analisi dei costi di produzione dei servizi. La nostra attenzione si è focalizzata su due differenti attività: la catalogazione e  la gestione del prestito interbibliotecario interno alla Rete. La scelta di limitare l’analisi a questi  servizi  risponde a  diverse ragioni. In primo luogo, catalogazione e prestito interbibliotecario risultano essere le uniche attività  realizzate in tutte le realtà cooperative che hanno partecipato al progetto. In secondo luogo è stato necessario limitare l’onerosità della rilevazione almeno nel suo primo anno di vita; si prevede tuttavia l’allargamento dell’analisi ad altri ambiti (ad esempio: le assistenze tecnologiche, il coordinamento degli acquisti, le attività di promozione e comunicazione). Infine, si è ritenuto utile  testare servizi che offrono una maggiore standardizzazione; infatti catalogazione e prestito interbibliotecario, pur essendo realizzati secondo modalità organizzative anche molto diverse, presentano forti analogie e condivise parcellizzazioni del lavoro (catalogazione descrittiva, catalogazione semantica, trattamento del documento fisico, ecc).

Operativamente l’analisi dei tempi e dei costi di produzione dei servizi è stata così strutturata:

Step  1  -  Definizione dell’ambito del servizio:   v. esempio  “Catalogazione”

Definizione generale: Per servizio di catalogazione, ai fini di questa misurazione, intendiamo: a)  l’intero processo di lavoro effettuato su un documento  al fine di rendere possibile: -il recupero del record catalografico : classificazione, soggettazione, descrizione, aggregazione (v. note B1, B2, B3). -la gestione della copia fisica : inventariazione, personalizzazione collocazione, cartellinatura (v. nota B4, B4bis). b)l’eventuale  movimentazione del materiale tra luoghi fisici diversi, finalizzata allo svolgimento delle suddette operazioni: da/per il centro di catalogazione, biblioteche, soggetti esterni. c)le attività di manutenzione del catalogo: correzioni/cancellazione record e autority files,             procedure informatiche di manutenzione del data-base.

Step  2  -  Individuazione di tutte le sotto-fasi di lavoro :

Rimanendo nell’esempio della “Catalogazione” l’attività è stata scomposta in:

-Descrizione             - Classificazione e soggettazione               - Aggregazione -Cartellinatura               - Operazioni aggiuntive sul documento  - Correzioni su record -Aggiornamento database             - Movimentazione del materiale catalogato

Ogni sottofase è stata definita, con puntale specificazione di cosa è da intedersi parte dell’operazione analizzata.

Step  3  -  Misurazione empirica  dei  tempi di lavoro di  ogni sotto-fase  e  calcolo  del  numero  

annuo di operazioni effettuate nella rete con relativa definizione del fabbisogno annuo di lavoro per operazione.

Questa rilevazione è stata condotta utilizzando tabelle di calcolo e modalità di misurazione fortemente standardizzate, che definiscono le tecniche di campionamento e le situazioni operative all’interno delle quali effettuare il test. Inoltre per ogni operazione analizzata viene specificato quale operatore ne è responsabile.

Step 4 -   Calcolo del costo lordo del lavoro

Anche questa misurazione viene condotta utilizzando modalità di calcolo condivise ed uniformi che tengono conto delle varie tipologie contrattuali del personale utilizzato, del costo del lavoro lordo e delle eventuali assenze retribuite. Nel caso di attività realizzate da un alto numero di operatori, vengono adottate modalità di calcolo convenzionali, al fine di semplificare la misurazione garantendo tuttavia uniformità e confrontabilità.

Step 5 – Calcolo di altri costi connessi all’operazione

Tale misurazione permette di collegare ad una data operazione le eventuali voci di costo direttamente connesse ad essa, garantendo uniformità ed evitando interpretazioni soggettive.

Step 6 – Definizione dei costi  e  impostazione del confronto

I dati precedentemente elaborati permettono di calcolare i tempi ed i costi dei servizi realizzati, definendo:

-tempi medi per operazione;

-costo complessivo di una data operazione realizzata nella rete;

-costo unitario del singolo prodotto/servizio;

-confronti di costi tra reti diverse.

Le difficoltà