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Intervento / Fausto Branchetti

Con il mio intervento e quello che mi succederà di Patrizia Lucchini vogliamo presentare due esperienze di centri molto simili per area geografica e per tipologia di biblioteche servite: il centro servizi della Provincia di Reggio Emilia e quello della Provincia di Ferrara.

Esperienze dicevamo molto simili ma con importanti specificità maturate nel rapporto con il proprio territorio di riferimento.

Due centri, Reggio Emilia e Ferrara, che hanno iniziato da alcuni mesi ad operare congiuntamente per l'integrazione di alcune attività che attualmente ognuno svolge per il proprio ambito di competenza.

Per entrambe le strutture il punto di partenza è la legge della Regione Emilia Romagna n. 42/'83: punto di partenza ma anche di arrivo, nella riflessione odierna, vista l'approvazione due mesi fa di una nuova legge regionale in materia di biblioteche la n. 18/2000.

Le considerazioni che cercheremo di fare oggi non sono quindi su un "pezzo di storia" ma sono il bilancio complessivo di come una legge regionale abbia contribuito, a nostro parere in modo significativo, alla nascita e al consolidarsi di servizi centralizzati.

La legge 42/'83, come molte altre del periodo, individua i sistemi come struttura portante dello sviluppo dei servizi di biblioteca.

Come centri servizi sono indicate sia le strutture centrali dei sistemi sia gli uffici che le Province sono chiamate a istituire a supporto delle loro funzioni di coordinamento e di indirizzo.

Per iniziare una riflessione sull'efficacia ed economicità dei servizi centralizzati credo possa risultare utile una loro suddivisione concettuale in tre categorie generali:

I - la prima è relativa a quei servizi che tendono ad ottimizzare le attività che già sono svolte dalle singole biblioteche. La centralizzazione, in questo caso, rappresenta un evidente vantaggio in termini di costi e di efficacia/efficienza del lavoro.

L'esempio più rilevante è quello dei centri di catalogazione, ma anche altri servizi operano in questo ambito:

• l'assistenza informatica centralizzata;

• gli uffici di sistema per l'attivazione dei prestiti interbibliotecari;

• i magazzini unici per documenti di scarto.

Attività, servizi, spazi prima singoli che trovano nella loro centralizzazione importanti elementi di

• razionalizzazione: i libri catalogati una volta sola, i prestiti interbibliotecari attivati da un unico referente;

• economicità: i libri da catalogare si riducono drasticamente, si conserva una sola copia dei documenti scartati;

senza contare che centralmente si possono gestire meglio, con più forza e organicità appalti di servizio a esterni.

I costi possono rapidamente essere messi a carico degli enti gestori delle singole biblioteche poichè rappresentano, in ogni caso, un'economia rispetto ai costi precedenti l'istituzione dei servizi centralizzati.

II - la seconda categoria è quella dei servizi e delle attività che non potrebbero essere realizzati dalle singole biblioteche per problemi di competenze o per mancanza di risorse o strumenti e che trovano una loro motivazione ad esistere solo in un ambito territoriale più vasto rispetto a quello della singola istituzione.

Questi sono i servizi specifici del sistema: il prestito interbibliotecario, uffici di reference centralizzati, gli acquisti coordinati.

Sono questi gli strumenti attraverso i quali si eleva il livello e la qualità dei servizi di base. Servizi di base che trovano in queste strutture un supporto tecnico e professionale indispensabile a garantire risposte adeguate a richieste di informazione sempre più specialistiche.

III - la terza è costituita da quelle attività previste esplicitamente all'interno delle diverse legge del settore a carico degli enti o delle strutture sovracomunali (nel nostro caso le province).

Tra questi che potremmo definire "servizi dovuti": l'aggiornamento e la formazione professionale, la misurazione e la valutazione dei servizi, la promozione.

Se i primi sono palesemente vantaggiosi e questi ultimi "dovuti" il piano su cui è forse necessaria una maggiore riflessione è quello dei servizi "specifici" della forma sistema, spesso sperimentali e dei quali non sempre è facilmente dimostrabile la necessità, l'economicità e l'efficacia.

Su questi deve necessariamente essere più forte l'impegno dell'ente gestore del centro.

Nella nostra esperienza la Provincia ha sostenuto economicamente queste attività fino al momento in cui non hanno raggiunto standard qualitativi talmente consistenti, in termini di beneficio all'utenza, da vincolare gli enti gestori dei singoli servizi (Comuni) ad un impegno finanziario diretto.

Su queste attività, aggiuntive a quelle di base, si sono inoltre predisposte "carte del servizio" che prevedono, tra le altre cose, tariffe a carico degli utenti (tariffe intese come compartecipazione alle spese di quelle specifiche prestazioni).

L'intervento diretto dei singoli enti e la riscossione di tariffe dagli utenti consentono, nel tempo, all'Ente gestore il centro servizi di ridimensionare significativamente il proprio impegno finanziario e liberare risorse da utilizzare nell'avvio di nuove attività su cui riproporre lo stesso percorso.

Alcune considerazioni sulla dimensione territoriale.

Oggi i servizi centralizzati operano sul territorio del sistema: che si tratti di catalogazione, di reference o di formazione professionale l'ambito di intervento è il medesimo.

Credo che ogni servizio dovrebbe invece operare su ambiti territoriali diversi: in considerazione dei servizi che propone e della loro efficacia ed economicità.

E' opportuno che ogni sistema abbia il proprio centro di catalogazione?

Servizi specializzati di ricerca bibliografica in ambito nazionale o internazionale sovra sistemici non sarebbero utili?

E ancora non sarebbe auspicabile un coordinamento delle attività di formazione (almeno in ambito regionale) e delle rilevazioni statistiche?

Gruppi di lavoro stabili tra i responsabili dei sistemi di aree geografiche limitrofe possono favorire il confronto sulle attività svolte e rendere evidente la necessità di ripensare ad una serie di servizi su scale territoriali più vaste garantendo maggiore convenienza ed economicità.

Proprio su questo le province di Reggio Emilia, Ferrara, Bologna e Parma hanno iniziato ad operare per il momento concordando un medesimo modulo statistico per la rilevazione dei dati e medesimi parametri di misurazione e valutazione dei servizi ma concordando di avviare il confronto anche su servizi più significativi.

Un ruolo importante, a questo proposito, potrebbe essere svolto dalle regioni attraverso la costituzione di veri e propri comitati tecnici di studio e progettazione di servizi per più sistemi o addirittura regionali.

La situazione di Reggio Emilia

Alcuni dati sul sistema:

L'Ufficio biblioteche (centro servizi) nasce nel 1987.

Dopo una fase di forte crescita dei servizi grazie ai consistenti contributi che Provincia e Regione erogano ai Comuni (dal 1987 al 1991), la Provincia avvia in stretta collaborazione con la Commissione Tecnica dei bibliotecari il percorso di realizzazione di servizi centralizzati.

Vediamoli attraverso queste brevi schede: 

Centro provinciale di catalogazione:

Nato nel 1992

Oggi cataloga 13.300 documenti per 32 biblioteche, costa per l'anno 2000 94.000.000 (2 persone 30-32 ore/sett.)

90% recupero catalogazione

Assistenza informatica:

A partire dal 1999

Con la centralizzazione del servizio i Comuni risparmiano circa 18 mln/anno

Serviti 33 comuni

Costo per anno 2.000 £ 43.500.000

Garantita ass. telefonica e un max di 3 interventi sul posto annui.

Catalogo Unico:

Dal 1994

Aggiornato ogni due mesi. E' costituito dalla somma dei cataloghi delle 49 biblioteche aderenti al sistema.

Cercalibri:

Dal 1995

Servizio telefonico e via web di ricerca bibliografica.

Negli ultimi 3 anni ha effettuato oltre 20.000 ricerche bibliografiche.

Nel 1999 sono state effettuate 7900 ricerche.

Il costo del servizio è di £ 47.000.000 (per l'operatrice) più il costo di ammortamento delle attrezzature (1 pc, 1 segr.tel) e la spesa per 1 linea tel.

Costo medio di una ricerca è di £ 6.300

Dal 1995

Oltre 7.000 i prestiti tra le biblioteche effettuati nel 1999. Il dato dei primi mesi 2000 indica un ulteriore incremento nell'ordine del 50%.

Il servizio, in appalto, costa circa 50.000.000: trasporto, distribuzione, prelievo fisico dei documenti nella biblioteca del comune capoluogo.

Costo di un prestito intebibliotecario (1999): £ 6.700

Acquisto coordinato di banche dati elettroniche:

Progetto '99 in fase di realizzazione. L'obiettivo è il coordinamento negli acquisiti di un numero significativo di banche dati e del loro utilizzo su scala provinciale. Nove le realtà coinvolte (le maggiori); ogni biblioteca si specializza nell'utilizzo e nella ricerca di risorse in specifici settori, garantendo però a tutto il territorio provinciale la copertura informativa per i settori di competenza. Una sorta di unica biblioteca, distribuita fisicamente sul territorio, in grado di offrire competenze specialistiche su molti settori.

Costo del progetto relativamente all'acquisto delle banche dati: 50.000.000 di cui 50% a carico della Provincia)

Servizi in fase di progettazione:

Centro per l'attivazione dei prestiti interbibliotecari nazionali e internazionali

Magazzino unico dei materiali scartati (smusi)

In collaborazione con la biblioteca del Comune capoluogo.

Altre forme di servizi alle biblioteche:

Aggiornamento e formazione professionale

Misurazione e valutazione dei servizi

Copyright AIB 2000-06-09, a cura di Elena Boretti
URL: http://www.aib.it/aib/commiss/cnbp/branchetti.htm