Commissione nazionale catalogazione e indicizzazione

Verbale della riunione del 20 ottobre 2006

Su convocazione della Coordinatrice, la Commissione si è riunita in data 20 ottobre 2006, alle ore 13.30 presso la sede del Policlinico Gemelli, Roma, nell'ambito del 53º Congresso Nazionale AIB.

Sono presenti: Teresa Grimaldi (coordinatrice), Carlo Bianchini, Andrea Fabbrizzi, Maria Chiara Giunti; sono assenti giustificati: Pino Buizza, Stefano Gambari e Stefano Tartaglia.

La riunione della Commissione, inizialmente prevista per le ore 15.00, è stata anticipata di comune accordo tra i membri per consentire a chi lo volesse la partecipazione al seminario a cura del GRIS previsto per le 14.30, su Organizzazione semantica e recupero per soggetto nell'epoca del "web 2".

Teresa Grimaldi relaziona sull'incontro svoltosi durante il Congresso con Massimo Rolle, del GRIS (Gruppo di Ricerca sull'Indicizzazione per Soggetto) avente per oggetto i rapporti tra la Commissione AIB e il GRIS stesso. Massimo Rolle informa che il GRIS ha ripreso la propria attività di ricerca nell'ambito dell'indicizzazione per soggetto, soprattutto in relazione alla realizzazione del Nuovo Soggettario. Di comune accordo, anche con il presidente dell'AIB, Mauro Guerrini, si è stabilito di dare maggiore visibilità al GRIS, e di mantenere e aumentare l'attività di coordinamento tra la Commissione e il GRIS anche avvalendosi del supporto dei membri della commissione che fanno parte del GRIS. Teresa Grimaldi poi legge una lettera da inviarsi al Segretario dell'AIB con la richiesta di cambio di denominazione della Commissione da "Commissione nazionale Catalogazione e Indicizzazione" a "Commissione nazionale Catalogazione".

I presenti osservano che il chiarimento formale del rapporto tra la Commissione Catalogazione e il GRIS consente non solo di avviare una più solida e utile collaborazione tra i due gruppi, ma anche di aumentare il numero degli interlocutori autorevoli, assieme al Gruppo della BNI, che potrebbero collaborare e fare proposte e collaborare con la Commissione RICA nel suo lavoro di realizzazione delle nuove norme nazionali.

Il secondo punto oggetto di discussione è stata l'organizzazione del lavoro all'interno della Commissione, che fino a questo momento non si è svolto in modo ottimale. Teresa Grimaldi ha proposto che, per rendere più veloce il procedimento di elaborazione dei documenti da parte della Commissione, ci fosse la seguente tempistica: dalla proposta di esame di un documento da parte del Coordinatore, i membri della commissione avranno 60 giorni di tempo per far pervenire le proprie osservazioni e per dibattere le varie questioni; a conclusione di questa prima fase, verraà elaborato un documento di sintesi che dovrà tenere conto di tutte le osservazioni evidenziate dai contributi pervenuti. Tale sintesi verrà quindi distribuita ai membri per la segnalazione di eventuali correzioni formali da far pervenire entro 15 giorni, trascorsi i quali il documento si ritiene definitivo. I membri della commissione approvano la proposta.

Per quanto riguarda il documento in corso di elaborazione, viene letto il contributo di Stefano Tartaglia, inviato via mail, e viene discusso il documento fatto pervenire da Teresa Grimaldi. Allo scopo di consentire l'invio alla Commissione RICA di un documento definitivo in tempi ragionevoli rispetto alla programmata "3ª Giornata di studio della Commissione RICA", si stabilisce di porre come limite ultimo per l'invio di ulteriori osservazioni da parte dei membri della commissione il 30 ottobre 2006, per poter predisporre e inviare il documento entro il 15 novembre 2006.

Appendice. Verbale sul documento di sintesi

Il documento di sintesi è stato successivamente redatto in base a quanto stabilito; nella sintesi sono state incluse le osservazioni raccolte durante la riunione nonché quelle fatte successivamente pervenire da Carlo Bianchini entro i termini previsti. La sintesi è stata inviata da Teresa Grimaldi ai membri della commissione il 9 novembre, è stata approvata da Teresa Grimaldi, Carlo Bianchini, Stefano Tartaglia e Maria Chiara Giunti, con l'astensione di Pino Buizza, Andrea Fabbrizi e Stefano Gambari.