[AIB]Relazione accompagnatoria al bilancio di previsione 2011

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Relazione accompagnatoria al bilancio di previsione 2011

Premessa

Il bilancio di previsione, come è noto, è il documento contabile che contiene le previsioni di entrata e di spesa relative all'anno di riferimento ed è collegato alla programmazione delle attività dell'Associazione ossia, come recita il nostro Statuto, al "programma di massima delle attività future" (art. 16).
In quanto riferito ad un programma di massima il bilancio di previsione è suscettibile di aggiustamenti in relazione all'andamento finanziario e alla contingenza politica. In un anno elettorale come il nostro, ad esempio, è ragionevole pensare che il prossimo CEN possa variare il programma delle attività e rimodulare o variare conseguentemente le poste di bilancio e riproporne l'approvazione in Assemblea. Su questo punto si rimanda tuttavia al paragrafo Salvaguardia degli equilibri di bilancio.
Lo Statuto dell'Associazione attribuisce all'Assemblea generale degli Associati, organo sovrano dell'AIB, l'approvazione del bilancio di previsione e del collegato piano delle attività. L'Assemblea, in quanto organo sovrano (art. 16), può apportare ogni modifica al bilancio, inclusi i bilanci di previsione delle sezioni. Ne deriva, come statuisce il Regolamento amministrativo che "il Segretario generale ed i presidenti regionali, ognuno per quanto di competenza, pongono in esecuzione il programma di attività approvato dall'Assemblea attenendosi al bilancio di previsione".
Il bilancio che viene presentato è stato sottoposto a diverse variazioni e aggiustamenti sia in relazione ad una più puntuale ricognizione delle entrate e delle spese, sia in relazione al parere del CNPR. Questo CEN nella predisposizione del bilancio di previsione 2011 ha infatti sperimentato un metodo di redazione condivisa del bilancio con l'organo consultivo nella convinzione che il documento contabile, pur distinto nel conto del Nazionale e in quello delle Sezioni, debba essere politicamente unitario come una è l'AIB, al di là di quanto disposto dal regolamento amministrativo.

Nella redazione delle previsioni di bilancio si sono adottati due accorgimenti di massima:

Descrizione della situazione finanziaria

Le entrate del Nazionale fanno capo a tre asset principali: 1) quote associative; 2) proventi del comparto editoriale; 3) proventi derivanti dall'attività formativa. Il bilancio di previsione assume una pressoché sostanziale stabilità o non aumento delle quote associative rispetto al 2010; una consistente riduzione dei proventi dell'editoria, soprattutto di quelli legati alle pubblicazioni ordinarie con una riduzione meno importante dell'editoria collegata al progetto Nati per leggere; entrate pari al 2010 per la formazione.
Per la parte uscite si registra un incremento delle spese di personale derivante principalmente dalla cessazione di contratti a progetto e dall'instaurazione di rapporti di lavoro esclusivamente a tempo determinato o indeterminato. Tali maggiori uscite sono tuttavia parzialmente finanziate con contributi per specifici progetti che prevedono il finanziamento dei costi di struttura.
Il bilancio registra un modesto deficit a carico del Nazionale di circa diecimila euro, che potrà essere azzerato in ragione di ulteriori entrate o degli interventi di razionalizzazione più oltre descritti. Il presente documento è parte integrante del bilancio di previsione perchè indica, nel paragrafo Salvaguardia degli equilibri di bilancio, gli interventi correttivi che la prossima Assemblea dovrà scegliere.
É tuttavia doveroso osservare che il deficit di bilancio previsto, pur contando su un suo azzeramento nell'ambito di una manovra correttiva che il prossimo CEN potrà adottare, ha alla base alcune cause strutturali che è necessario analizzare per individuare contromisure adeguate e soluzioni incisive e durature, anche coraggiose.
Il bilancio di previsione 2011 registra anche un deficit delle Sezioni. Si tratta tuttavia di un deficit di competenza 2011 causato da alcune Sezioni, ma compensato dall'attivo registrato dalle stesse sezioni nell'anno 2010.
Di seguito sono passate in rassegna le criticità sia per la parte entrate, sia per la parte uscite.

ENTRATE

Per quanto concerne le entrate il bilancio di previsione 2011 deve mettere in conto una netta diminuzione dei contributi da parte delle istituzioni, Ministero per i Beni e le attività culturali in particolare. Prudentemente è stata pertanto registrata in bilancio una significativa riduzione dei contributi che tiene conto della minore disponibilità di risorse finanziarie causata dai cospicui tagli operati ai bilanci pubblici. L'unico ambito in cui si prevede l'erogazione di contributi è il progetto Nati per leggere su cui l'Associazione negli ultimi due anni ha costruito una solida collaborazione con il Centro per il libro e la lettura.
Se questa situazione può essere ascritta alla contingenza – anche se pure il prossimo anno sarà difficile per la finanza pubblica – altre difficoltà sembrano essere invece strutturali.

In primo luogo la scarsa redditività dell'editoria, che si sostanzia nel bilancio in una previsione di ricavi (€ 37.640) inferiore di oltre il 60% rispetto all'anno precedente. Previsioni migliori riguardano invece l'editoria collegata al progetto Nati per leggere. Il CEN ha affrontato la questione in diverse riunioni ed ha convenuto sulla necessità di riorganizzare il settore puntando su un più ricco e aggiornato listino di titoli, su una maggiore attrattività dei titoli pubblicati. Su questa situazione hanno influito anche la scarsa attività di commissioni e gruppi generalmente foriera di pubblicazioni e la minore capacità di acquisto delle biblioteche. Appare pertanto strategico il rilancio della collana ET. Il CEN attuale ha provveduto a nominare Anna Galluzzi alla direzione della collana. Spetterà al prossimo CEN l'adozione di provvedimenti organizzativi idonei.
Ulteriori misure o linee di azione potranno essere concordate con il CNPR.

In secondo luogo il ridotto apporto della formazione alle entrate dell'AIB. Il dato è anche l'esito di una scelta politica, ossia il graduale decremento dell'attività formativa svolta dal Nazionale a vantaggio di attività formative diffuse sul territorio e gestite dalle Sezioni. Il probabile riconoscimento dell'AIB come associazione rappresentativa a livello nazionale di una professione non regolamentata comporterà una intensificazione dell'attività formativa, una sua certificazione in termini di qualità e una seria gestione dell'attività nel suo complesso. Per agevolare la formazione, che diventerà permanente e obbligatoria una volta ottenuto lo status di professione non regolamentata, occorrerà dislocare gran parte dell'attività in sede locale. Sulla formazione CEN e CNPR dovranno pertanto definire anzitutto una strategia. É ragionevole procedere verso un marcato decentramento dell'attività formativa riservando al Nazionale il compito di definire standard qualitativi e modalità uniformi di organizzazione e alcuni corsi di nicchia o molto specialistici. Dal punto di vista del bilancio il prossimo CEN e il prossimo CNPR dovranno porsi il problema di come compensare i mancati introiti del Nazionale. In ogni caso dovrà essere definito un calendario nazionale dei corsi che eviti giustapposizioni e situazioni imbarazzanti come quelle accadute e che includa anche modalità innovative di erogazione.

In terzo luogo il non aumento delle iscrizioni, in particolare degli enti amici. Se quest'ultimo dato è naturalmente ricollegabile alle ristrettezze di bilancio, il non incremento degli associati deve essere invece oggetto di riflessione congiunta CEN/CNPR, anche perché , dopo un periodo di relativa inerzia in cui l'Associazione ha dovuto risolvere una serie di problemi interni, abbiamo promosso un certo numero di iniziative a forte proiezione esterna e di ampio spessore politico, robustamente sostenute, almeno in confronto al recente passato, da buone campagne stampa.
Inoltre negli ultimi tempi è stata rafforzata l'identità professionale dell'AIB come pure la condivisione di iniziative col Colap.
In altre parole è difficile sostenere che, almeno nell'ultimo anno, l'Associazione non abbia fatto propri temi attrattivi per gli associati.
Sarà quindi compito del prossimo CEN e del prossimo CNPR individuarne in profondità le ragioni. In questa sede ci si limita semplicemente a proporre due argomenti di riflessione: la necessità di canali comunicativi più saldi tra CEN e Sezioni; una maggiore presenza dei CER e delle sezioni sul territorio.

Il seguente prospetto illustra le principali scelte effettuate per registrare le principali voci di entrata.
Organizzazione
Comunicazione
Editoria
Eventi e viaggi
Formazione
Professione e lavoro
La recente riforma statutaria ha abolito l'Albo e le relative entrate (spese di segreteria per iscrizioni e rinnovi). La nuova configurazione di associazione professionale e l'istituzione della Commissione di certificazione renderanno necessaria la creazione di un fascicolo personale dell'Associato da parte della Segreteria. Non appena la nuova direttiva delle iscrizioni sarà in vigore sarà possibile avviare il nuovo regime associativo. La gestione del fascicolo personale, delle iscrizioni e dei rinnovi dovrà essere coperta. Ogni determinazione in merito alla copertura è tuttavia demandata ai prossimi CEN e ai prossimi CNPR, i quali dovranno verosimilmente decidere se istituire specifici diritti di segreteria o incrementare la quota associativa.

USCITE

La parte uscite presenta tre criticità principali.

La prima riguarda l'equilibrio fra bilancio del Nazionale e bilancio delle Sezioni. La Segreteria, il cui costo fisso è a carico del Nazionale, in futuro dovrà svolgere sempre più funzioni a supporto delle Sezioni. D'altra parte se vogliamo essere un soggetto politico serio ed un soggetto in grado di svolgere localmente i compiti impliciti nel riconoscimento dell'AIB come associazione rappresentativa della professione bibliotecaria, dobbiamo essere consapevoli che una parte significativa della nostra azione politica e professionale riguarderà le Regioni e le autonomie locali. Il ruolo delle Sezioni regionali diventerà ancora più importante di quanto lo è ora e noi dovremo impegnarci con tutte le nostre forze e tutta la nostra intelligenza per costruire insieme una politica efficace.
Il prossimo CEN e i prossimi CER dovranno individuare insieme un metodo di costante interlocuzione e di costruzione condivisa dell'identità politica dell'Associazione. I CER dovranno dedicare più tempo alla politica e meno tempo agli adempimenti amministrativo-contabili. Sarà inevitabile cominciare ad immaginare una concentrazione più o meno ampia di servizi nella Segreteria nazionale che sgravi le sezioni regionali almeno dagli adempimenti più onerosi. Ciò significherà coprire i costi della Segreteria nonché i servizi per le Sezioni da concordare con il CNPR. É tempo di decidere sul riequilibrio della ripartizione delle quote è più in generale sulla composizione delle voci di entrata dei bilanci delle Sezioni e del Nazionale. Un riequilibrio eviterebbe anche i successivi trasferimenti dalle Sezioni verso il Nazionale per coprire servizi svolti a favore delle Sezioni stesse e non pienamente sostenibili centralmente (v. paragrafo Salvaguardia degli equilibri di bilancio).

La seconda criticità riguarda le pubblicazioni periodiche dell'AIB: le entrate non coprono le spese di produzione e distribuzione di "AIB Notizie" e del "Bollettino". La forbice fra uscite ed entrate è diventata strutturale. Per avviare la soluzione del problema il bilancio di previsione 2011 prevede di trasformare subito "AIB Notizie" in un periodico online. Contestualmente dovrà essere sperimentata e adottata una piattaforma per l'accesso al periodico, prevedendo, se il piano editoriale lo esigerà, una consultazione full o parziale a seconda dello status di associato o meno. L'accesso on-line dovrà essere studiato anche per il "Bollettino". Per un rapido studio di fattibilità il CEN ha istituito un apposito gruppo di lavoro costituito dal Direttore del "Bollettino", dal Direttore di "AIB Notizie", da due componenti del CEN, da due componenti del CNPR e dal Segretario generale.

Infine deve essere sottolineato lo scarso margine per investimenti, ad esempio per arricchire il nostro catalogo editoriale.

Il prospetto seguente illustra le principali scelte effettuate per registrare le principali voci di uscita.
Organizzazione

La spesa del comparto organizzazione è stata ridotta in modo significativo rispetto allo scorso anno. Il solo Nazionale ha operato un taglio di circa 45.000 euro.

Comunicazione
Editoria
Eventi e viaggi
Formazione

Bilanci delle Sezioni

Le Sezioni, complessivamente, hanno registrato una avanzo nell'anno 2010, destinati in parte alla quota di ripianamento del deficit, in parte al finanziamento dell'Ufficio stampa, in parte ad attività previste per l'anno 2011. Parte dell'avanzo dovrà anche essere impiegato per ridurre il deficit consolidato stimato in 20.939,11 (così composto: € 10.823,27 del Nazionale e € 10.115,84 delle Sezioni).

Salvaguardia degli equilibri di bilancio

Il bilancio di previsione 2011 prevede un deficit consolidato di € 20.939,11. Sul versante tagli si è operato nella misura pił elevata possibile. Il deficit pertanto é sanabile con l'attivo delle Sezioni registrato nel 2010, ma anche con le azioni correttive di seguito illustrate. Le scelte di fondo del bilancio e le azioni correttive, nonché gli interventi strutturali proposti nella presente relazione sono sottoposti all'approvazione dell'Assemblea del 19 febbraio. Successivamente un'assemblea, da convocarsi, come previsto dall'art. 16 del nostro Statuto, entro il 30 aprile prossimo e da svolgersi verosimilmente in maggio, alla presenza del nuovo CEN, approverà un bilancio preventivo in pareggio scegliendo fra le azioni correttive e degli interventi strutturali di seguito proposti.

Azioni correttive
Per quanto concerne il deficit del Nazionale sono possibile le seguenti azioni correttive:

Interventi strutturali
Complessivamente dobbiamo concepire il bilancio di previsione in modo diverso da come finora è stato impostato. La nostra probabile configurazione di associazione rappresentativa a livello nazionale della professione bibliotecaria impone un mutamento di paradigma. Dovremo definire quali attività svolge il Nazionale e quali servizi svolge per le Sezioni e quali attività devono essere svolte dalle Sezioni. Dovremo riorganizzare la formazione attribuendo compiti di coordinamento e di gestione amministrativa dei corsi al Nazionale e lasciando l'organizzazione alle Sezioni. Sulla base delle attività e dei servizi dovranno essere ripartite e attribuite le entrate. Si tratta di un intervento strutturale che potrebbe anche prevedere una ripartizione delle quote superiore a quella attuale o diversa da quella prevista dallo Statuto. Su questo il prossimo CEN ed il prossimo CNPR dovranno cominciare subito a lavorare.

Dal punto di vista della redazione del bilancio di previsione ciò implica: Per un altro verso CEN e CNPR dovranno congiuntamente redigere il Piano annuale della formazione.

Controllo di gestione e monitoraggio

Occorre instaurare la buona prassi del controllo di gestione e del monitoraggio periodico per evitare spese che non abbiano copertura finanziaria. Nuove spese o spese non previste, nella logica sopra esposta, devono essere condivise fra CEN e CNPR. Questa attività deve essere governata dal Segretario generale.
Dal punto di vista gestionale deve essere studiata una formula per calcolare i nostri costi di struttura. La definizione di tali costi è necessaria per essere inclusa nei progetti di cui fruiamo di contributi.

Copyright AIB 2011-03-20 a cura della Redazione AIB-WEB.
URL: <http://www.aib.it/aib/cen/relbilpre11.htm>

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