Dopo vari studi e seminari dedicati a questo tema, è ormai universalmente nota la criticità dei servizi di mediazione bibliografica e di accesso alle tesi di dottorato nel nostro paese [1]. Tuttavia, da quando nel 2006 il Gruppo di lavoro OA della CRUI ha cominciato ad occuparsi delle tesi di dottorato, qualche passo avanti è stato fatto [2]. Forse non così velocemente come si era inizialmente sperato, e probabilmente non solo a causa della forte contrazione delle risorse disponibili, ma anche a causa di una cronica mancanza di assunzione di responsabilità del livello politico. Per questo motivo i progetti di innovazione nel nostro paese, in genere, devono farsi strada faticosamente dal basso, senza riconoscimenti istituzionali e soprattutto senza finanziamenti.

Le Linee guida per il deposito delle tesi di dottorato negli archivi aperti [3], approvate dalla CRUI nel novembre del 2007 hanno comunque rappresentato un enorme stimolo per la valorizzazione delle tesi di dottorato. Difatti queste ultime sono state riconosciute da subito, e non solo in Italia, come un ottimo testbed per l'avvio di infrastrutture a supporto della diffusione della ricerca scientifica ad acceso aperto sia a livello locale che a livello nazionale.

Le tesi di dottorato costituiscono un importante veicolo di diffusione dei risultati dell'attività di ricerca, ed essendo in Italia documenti ad uso pubblico, relativamente liberi da vincoli di copyright, si prestano bene alla realizzazione di progetti pilota per la realizzazione di institutional repositories ad accesso aperto. Le tesi di dottorato consentono di realizzare una dimostrazione pratica di quei vantaggi dell'open access, che senza una massa critica, rischiano di rimanere solo auspici e proiezioni future. In breve, esse sono un'ottima opportunità per le biblioteche accademiche, sempre di più chiamate a realizzare ambienti informativi integrati a supporto della didattica e della ricerca, e una buona palestra per i giovani ricercatori che, proprio grazie all'open archive delle tesi di dottorato, cominciano a familiarizzare con le tecnologie e ad apprezzare la visibilità offerta loro dall'open access.

Le Linee Guida CRUI sono state poi accompagnate da un altro documento di raccomandazioni, che fornisce indicazioni ai dottori di ricerca sulla corretta gestione dei propri diritti d'autore, nel rispetto di quelli altrui [4]. Infatti un uso più consapevole del diritto d'autore da parte degli autori accademici rappresenta, al momento, l'unico correttivo a un paradigma legislativo che appare ormai a molti come superato, estremamente vincolante e restrittivo se applicato all'ambiente digitale. La negoziazione con gli editori, volta all'inserimento nei tradizionali contratti editoriali di clausole (addenda) che consentono agli autori di conservare alcuni diritti di utilizzo della propria opera dell'ingegno, o l'impiego delle licenze "copyleft", rappresentano delle contromisure già applicabili per contrastare il potere monopolistico degli editori sulla letteratura di ricerca e le barriere al'accesso e alla diffusione delle conoscenze scientifiche.

La collaborazione attiva del gruppo Open Access della CRUI con il gruppo di progetto Magazzini Digitali, coordinato dal MiBAC in collaborazione con la Fondazione Rinascimento Digitale per la realizzazione di un procedura di deposito legale attraverso la raccolta automatica dei dati (i file digitali che veicolano la tesi) e dei metadati, ha inteso migliorare i servizi di scoperta e accesso delle tesi di dottorato italiane [5]. Nello stesso tempo la nuova procedura, ratificata da una circolare ministeriale, ha impresso una spinta considerevole alla raccolta delle tesi di dottorato in formato digitale e all'attivazione degli open archives presso le università italiane, rappresentando un esempio - anche se limitato - di buone pratiche amministrative volte alla semplificazione delle prassi e alla razionalizzazione delle risorse.

La procedura, inoltre, ha aperto degli spazi di collaborazione con la componente archivistica, da tempo impegnata nell'analisi delle possibilità di conservare le tesi, comprese quelle di laurea, in formato digitale, per evidenze amministrative e legali [6]. La possibile sinergia fra le componenti biblioteconomiche e quelle archivistiche, infine, può essere sfruttata come occasione per una generale reingegnerizzazione dei sistemi informativi nelle nostre università, nella direzione di una loro maggiore integrazione a vantaggio della qualità dei servizi e dell'economicità gestionale.

Com'è noto, gli open archives sono applicativi software open source sviluppati per la raccolta, la gestione e la disseminazione in rete di documenti bibliografici e, grazie alla loro compatibilità con gli standard di interoperabilità dei metadati, si prestano ad un'integrazione anche nell'ambito di sistemi informativi proprietari. Si tratta di una tecnologia ormai consolidata, abbastanza semplice da installare e da gestire in house che, anche in Italia, appare ben supportata in termini di assistenza e di sviluppo grazie ai servizi offerti da alcuni consorzi interuniversitari a supporto di soluzioni in outsourcing.

Una sezione del Wiki OA Italia [7] segnala l'elenco delle università italiane che raccolgono le tesi di dottorato in un open archive, o che almeno hanno deliberato di farlo. Ad oggi il sito registra le policy di 28 università che hanno modificano il proprio Regolamento di ateneo in materia di dottorato di ricerca per introdurre l'obbligo del deposito della tesi in formato digitale nell'archivio istituzionale, secondo la formula indicata nelle Linee Guida CRUI.

Alcuni atenei, in attesa di avviare una revisione del Regolamento in vigore, hanno introdotto il deposito delle tesi nell'archivio aperto nei bandi di ammissione al dottorato di ricerca semplicemente come modifica delle modalità di consegna della tesi, in riferimento alla circolare ministeriale n. 1747 del 20 luglio 2007.

Nella gestione delle tesi di dottorato afferenti a cicli già avviati deve essere comunque utilizzato il modello di declaratoria allegato alle Linee Guida CRUI [8]. La segnalazione delle policy degli atenei sulla pagina del wiki, linkata anche dal sito della CRUI [9], è molto importante sia perché consente di monitorare l'adozione delle linee guida a livello nazionale, sia per l'effetto virtuoso di emulazione che può generare fra le università italiane, che sono circa 80 se si escludono quelle telematiche.

Le istruzioni e le specifiche tecniche per l'adesione alle procedure di deposito legale attraverso raccolta automatica dei dati e dei metadati secondo il protocollo OAI-PMH si trovano pubblicate sul sito sperimentale Depositolegale.it, la pagina ufficiale del progetto Magazzini digitali [10].

Dopo aver configurato l'archivio secondo le specifiche tecniche illustrate sul sito relative ai software open source Dspace e EPrints - oggi i più utilizzati per l'implementazione di open archives - è sufficiente inviare una lettera di richiesta secondo il modello scaricabile dal sito, e segnalare la URL del server OAI del proprio archivio istituzionale per essere inseriti nella procedura di harvesting automatico. Quando tutto il flusso di lavoro sarà a regime e saranno sistemati gli ultimi problemi tecnici e di qualità dei metadati, la raccolta automatica avverrà su base mensile.

Nel corso del 2010 l'adesione progressiva di nuove strutture ha costretto le risorse umane dedicate al progetto a concentrarsi nell'assistenza alle strutture e nella soluzione dei problemi specifici che di volta in volta si sono presentati, rallentando la routine degli harvesting. Nel 2010 sono state effettuate 3 campagne di harvesting: a gennaio, maggio e settembre, e si prevede che ne possa essere effettuata un'altra prima della fine dell'anno. L'esito della raccolta viene documentato dall'invio di una e-mail spedita per default all'indirizzo dell'amministratore dell'archivio che compare fra i metadati esposti tramite il formato OAI. Occorre segnalare all'helpdesk del servizio l'eventuale aggiunta di altri destinatari. L'e-mail di ricevuta riporta il dettaglio delle tesi depositate e l'impronta digitale in un allegato xml visualizzabile con un browser di internet, e un file xls per una più comoda visualizzazione all'interno di un foglio di lavoro.

Le tesi soggette a pubblicazione in rete posticipata (embargo), ad esempio perché in corso di pubblicazione con altri editori, potranno essere depositate secondo la legge tramite la procedura di harvesting abilitando all'accesso di tutte le tesi, comprese quelle con restrizioni, l'indirizzo dei server delle Biblioteche Nazionali Centrali. Dopo il deposito, l'accesso al full-text di queste tesi verrà consentito solo attraverso terminali privi di periferiche ubicati all'interno delle Biblioteche Nazionali Centrali. Le tesi che contengono ritrovati oggetto di registrazione brevettuale potranno essere escluse dal deposito per il solo periodo di tempo necessario a completare le procedure di brevetto, secondo le consuete prassi di secretazione già in uso nelle singole università. In pratica basterà non completare il deposito di tali elaborati finali, conservandoli nel buffer di validazione fino a completamento delle procedure di registrazione.

Il portale Depositolegale.it del progetto Magazzini digitali, avviato dalla Direzione Generale per le Biblioteche, le Istituzioni culturali e il Diritto d'autore del MiBAC, attraverso una convenzione siglata fra la Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze, la Biblioteca Nazionale Centrale di Roma e la Biblioteca Nazionale Marciana, con il supporto della Fondazione Rinascimento Digitale, ha avuto il suo lancio ufficiale nel corso di un seminario dal titolo Magazzini digitali: un'infrastruttura per la conservazione permanente, svoltosi a Venezia il 23 aprile scorso [11].

Il seminario, occasione per la presentazione ufficiale del progetto che ha come obiettivo la realizzazione di un'infrastruttura coordinata per la conservazione permanente dei documenti digitali che verranno depositati presso le biblioteche nazionali, ha tuttavia affrontato in modo esteso i dettagli e gli aspetti problematici del deposito legale digitale delle tesi di dottorato, che sono state fra i primi documenti utilizzati per testare il servizio [12]. In modo particolare sono stati discussi:

• i profili del diritto d'autore e la corretta gestione dei diritti d'accesso, specialmente se si vogliono pubblicare le tesi in rete;
• i formati più adatti alla conservazione dei file a lungo termine;
• la conservazione a lungo termine della tesi in quanto documento amministrativo e il punto di vista degli archivisti;
• i flussi di lavoro e l'impatto organizzativo del servizio in base alle esperienze di alcuni atenei veneti e dell'ateneo di Bologna, attivi già da alcuni anni [13];
• il trattamento catalografico e la visibilità delle tesi attraverso SBN;
• il problema del deposito legale delle tesi su CD-ROM e DVD.

Per quanto riguarda il diritto d'autore, si è auspicata una capillare azione di informazione rivolta ai dottorandi degli atenei per sensibilizzarli al corretto utilizzo di materiali terzi, soprattutto in previsione della pubblicazione della tesi in rete, e in questo senso si confida che la recente iniziativa CRUI-AIE per il finanziamento di progetti a supporto della diffusione della cultura del diritto d'autore in ambito accademico possa fornire strumenti utili all'autoformazione [14]. Per le Biblioteche Nazionali Centrali deputate non solo al deposito legale e alla conservazione a lungo termine, ma anche allo sviluppo di servizi bibliografici e di accesso, risulta fondamentale arrivare ad una chiara e condivisa formulazione dei diritti d'accesso al full-text attraverso campi di metadati il più possibile standardizzati anche a livello internazionale.

Sul versante dei formati adatti alla conservazione, preso atto dei limiti del PDF/A, anche in prospettiva di una evoluzione delle tesi digitali in oggetti sempre meno convenzionali e sempre più multimediali (così come dimostrano esperienze internazionali in cui si è abbandonato da tempo il cartaceo), si propone pragmaticamente l'utilizzo di formati documentati e aperti, e il monitoraggio sotto forma di self-auditing e risk assessment dei formati dei file presenti negli archivi.

Del resto il tema dei formati è critico sia per l'impatto organizzativo che esso comporta sia per la conservazione a lungo termine, che deve essere affrontata responsabilmente anche dagli enti produttori di contenuti e non solo dalle istituzioni deputate per legge alla preservazione delle memorie. Occorrerà affrontare il problema con soluzioni che non impattino pesantemente sugli autori (è difficile per esempio richiedere ad un dottorando un PDF/A se non si attivano servizi di assistenza informatica di base o non si offrono soluzioni di conversione sever-side), e che allo stesso tempo contengano i costi necessari per la conservazione a lungo termine.

La posizione degli archivisti, rappresentati da Gianni Penzo Doria dell'Università di Padova, è stata a favore della conservazione digitale nativa delle tesi, purché accompagnata dalla garanzia di ininterrotta custodia da parte dell'ente obbligato alla conservazione del documento digitale, che deve avere e conservare nel tempo una validità ai fini giuridici.

Tutte queste problematiche impattano fortemente sull'organizzazione e la gestione del servizio a livello di ateneo, in genere in carico alle biblioteche. I fattori di criticità da tenere sotto controllo sono molti e l'esiguità delle risorse a disposizione non facilita le cose. Ci si lamenta della difficoltà di informare e di istruire la componente docente e gli studenti ad un corretto utilizzo del servizio, soprattutto per quanto riguarda il diritto d'autore, e spesso ci si trova di fronte a comportamenti che oscillano fra l'abuso - o l'utilizzo non legittimo di materiale altrui - e l'eccessiva tutela per paura di essere plagiati.

Si prende atto di un non adeguato supporto istituzionale, che non favorisce il pieno dispiegarsi del potenziale del servizio e la realizzazione di quell'integrazione fra i sistemi informativi che potrebbe portare ad un miglioramento dell'efficienza e dell'efficacia delle prassi amministrative. Da un punto di vista procedurale poi si auspica il ricorso dell'auto-archiviazione a carico del dottorando, in quanto l'upload da parte di personale amministrativo da file consegnato su supporto fisico (CD-ROM o DVD, come ha autorizzato la sciagurata circolare ministeriale), oltre a non offrire garanzie di autenticità amministrativo-legale, nasconde una serie di insidie e ostacoli di impossibile gestione, come ad esempio supporti o file corrotti, file che non si possono aprire perché l'autore li ha protetti con password, contenuti frammentati in più parti mutili di frontespizio e indici, etc. Questi problemi sono peraltro gli stessi che hanno determinato l'accorato appello della Direttrice della Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze nel segnalare l'impossibilità, da parte del nucleo della Bibliografia Nazionale Italiana, di procedere alla catalogazione dei 18.000 DVD e CD-ROM di tesi di dottorato pervenuti fino ad oggi per effetto della circolare ministeriale del 2006.

E' evidente che, di fronte a tali ostacoli, l'unica soluzione in grado di garantire un tempestivo trattamento catalografico e la visibilità della produzione scientifica degli atenei è quella che si basa su procedure di cattura automatizzata dei file e dei relativi metadati necessari ad una loro identificazione.

La scarsa disponibilità di risorse umane a livello locale, poi, rende difficoltoso il controllo di qualità di quegli stessi metadati che invece richiederebbero l'intervento di competenze biblioteconomiche sia per la loro normalizzazione formale sia per il loro arricchimento, attività entrambe necessarie per affrontare adeguatamente alcune problematiche di information retrieval. La qualità dei metadati è infatti fondamentale per l'efficacia e l'efficienza dei servizi di scoperta e accesso alle tesi che le Biblioteche Nazionali sono da sempre incaricate di fornire.

Il trattamento dei metadati delle tesi di dottorato da parte della BNC e della BNI prevede qualche elemento di importante innovazione. Le Biblioteche Nazionali Centrali, in accordo con l'ICCU intendono infatti riversare i metadati delle tesi di dottorato raccolti attraverso l'harvesting automatico nell'Indice SBN, dal quale sono state fino ad ora escluse perché considerate letteratura grigia.

Il riversamento nell'Indice SBN dei metadati delle tesi di dottorato, frutto della procedura di harvesting automatico, e la conseguente presenza degli stessi nei cataloghi (OPAC) delle biblioteche depositarie (oltre che nell'Indice SBN), rappresenta un notevole incremento di visibilità delle tesi di dottorato italiane, esigenza fortemente sentita dai nostri atenei. Ad oggi la procedura è ancora in corso: la verifica delle strategie di riversamento e gli interventi di normalizzazione formale dei metadati hanno rallentato l'attività di import, prolungandone le tempistiche.

Anche quando funzionerà a regime, la presenza in SBN delle tesi di dottorato non pare sufficiente. Le tesi di dottorato italiane, per avere visibilità sulla rete, dovrebbero essere indicizzate dai motori di ricerca e dai principali OAI service provider internazionali. Di recente il Presidente di Liber [15], Paul Ayris, in un suo intervento al Congresso AIB di Firenze [16], ha lamentato l'esigua presenza delle tesi di dottorato italiane – limitata all'Università Cattolica di Milano e all'Università di Bologna - nel portale Dart-Europe [17], che aggrega i metadati delle tesi di dottorato europee e che funziona da branch europeo di Networked Digital Library of Theses and Dissertations [18].

Le strade per dare visibilità alle nostre tesi potrebbero essere fondamentalmente due:

• le università richiedono singolarmente ai vari service provider di indicizzare i propri archivi;
• l'indicizzazione da parte dei motori di ricerca e dei service provider avviene attraverso un servizio di aggregazione nazionale, che funge da portale per le tesi di dottorato italiane.

Rispetto alla prima soluzione, onerosa e dispersiva, la seconda sembra senz'altro preferibile, perché offre garanzie di uniformità di trattamento e insiste su un servizio nazionale di scoperta e accesso delle tesi di dottorato. Una soluzione istituzionale a questa esigenza di visibilità potrebbe essere rappresentata dai servizi bibliografici delle Biblioteche Nazionali Centrali, che hanno la possibilità di rendere disponibili in forma aggregata i metadati della collezione corrente, in parte già gestita in formato digitale, e quelli della collezione pregressa - considerevole, ancorché poco disponibile - delle tesi di dottorato su carta.

Marialaura Vignocchi, CIB - Università di Bologna, e-mail: vignocchi@cib.unibo.it

Giovanni Bergamin, Biblioteca Nazionale Centrale - Firenze, e-mail: giovanni.bergamin@bncf.firenze.sbn.it

Raffaele Messuti, Fondazione Rinascimento Digitale - Firenze, e-mail: messuti@rinascimento-digitale.it

Note