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Scrivere un email per ILL-DD

Una guida per bibliotecari alla formulazione di richieste di prestito interbibliotecario o fornitura di fotocopie semplici ma efficaci.

di Gianni Colussi

Competenze preliminari: è richiesta una conoscenza elementare dei programmi per la posta elettronica.

Sommario

A. Esempi
B. Commenti redazionali
C. Debiti bibliografici

A. Esempi

Esempio n. 1: "formale"

Da/From:

A/To:

Oggetto/Subject:

Testo del messaggio/Body:

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Esempio n. 2: "informale"

Da/From:

A/To:

Oggetto/Subject:

Testo del messaggio/Body:

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Esempio n. 3: "dalla Spagna"

Da/From:

A/To:

Oggetto/Subject:

Testo del messaggio/Body:

------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------
SOLICITUD ELECTRONICA DE DOCUMENTO
---------------------------------------------------------------
UNIVERSIDAD DE URCA
BIBLIOTECA
Colegios, 2
58000 URCA
NIF: Q-2818018-J
Mail: pib.biblio@urca.es
Tel : 91-88XXXX Fax: 91-885XXXX
FE: 29/12/98
$C: !01MAL
_______________________________________________________________
Tipo de solicitud : COPIA
Tipo de recepci¢n solicitada : POR CORREO
_____________________________________________________________
ID: 987647
TD: R
VS: E
PU: MONITORE DEI TRIBUNALI
AU: BERTOZZI, A.
TI: QUESTIONI IN TEMA DE OMISSIONE DI SOCCORSO ALLA...
AN: 1973
VO: FASC.5
PG: 411-416
PR: N
SP: P
RE: C
NNNN

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Esempio n. 4: "il fornitore ha letto la richiesta"

Testo del messaggio/Body:

http://www.ifla.org/VI/2/p1/vouchers.htm

b. Adesione ai principi e linee guida, come appaiono nelle:
International lending: principles and guidelines for procedure(1978)
- Major revision (1987) / a cura dello Standing Committee of IFLA's
Section on Interlending.

http://www.ifla.org/VII/s15/pubs/pguide.htm

[...]
Se non accettate le condizioni suesposte siete pregati di disdire
la vostra richiesta immediatamente, replicando a questa stessa lettera
elettronica. Grazie.
Saluti.
<-- Pinco Pallino <nome@host.dominio>
Servizi Interbibliotecari (ILL and DD) <ILL-DD.biblio@host.dominio>
Universita` degli studi di ....
Biblioteca di ...
web: http://...
opac: http://...
ICCU code: Mixxxx

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B. Commenti redazionali

DEFINIZIONI

ILL-DD = Servizio interbibliotecario
(prestito e/o copie da non restituire)
BR = Biblioteca richiedente un servizio interbibliotecario.
BP = Biblioteca fornitrice di un servizio interbibliotecario.

Da/From:

Scrivere la lettera da un indirizzo e-mail della BR (sempre lo stesso), in cui il Reply-To sia funzionante (sembra ovvio ma non lo è).

Dev'essere possibile alla BP replicare allo stesso indirizzo dal quale la BR ha scritto. La BP potrà citare parte delle parole della lettera originale per chiarire che il libro verrà spedito al più presto, oppure, al contrario, che non è disponibile. Se il materiale viene fornito in tempi brevi (15-20 giorni) non dovrebbe essere necessario annunciarne la spedizione. Dare un'immagine unitaria del Servizio Interbibliotecario. Se ci sono 2 o più colleghi che utilizzano la posta elettronica per SPEDIRE richieste e/o per RISPONDERE a richieste, oppure uno che si occupa dei libri e un altro dei periodici, farlo sempre dalla stessa casella di posta elettronica (es. interbiblio@... ; ill@... ; ILL-DD@...; invece che: Manuela@... o Franco@... ). L'utente (bibliotecario e non) non sarà disorientato dai molti indirizzi diversi. Potrà mettere un solo indirizzo preferito nel suo Address Book e non dovrà fare acrobazie mentali per decidere ogni volta a chi scrivere. In più, un secondo addetto sarà sempre informato del traffico di posta a scopo interbibliotecario e, nel caso di assenza prolungata del titolare, potrà metterci mano per affrontare le necessità più urgenti.

A/To:

Accertarsi che l'indirizzo e-mail della BP sia proprio quello di un addetto al prestito interbibliotecario o che ne svolga parzialmente le mansioni.

Bisogna centrare subito il bersaglio, altrimenti la posta rischia di fare il giro del mondo. Prima di scrivere, consultare la pagina web della biblioteca destinataria o altra documentazione recente in proprio possesso. Diffidare dei repertori a stampa per la veloce mutazione degli indirizzi elettronici.

Oggetto/Subject:

Scrivere una parola-chiave in argomento interbibliotecario (es.: ILL, prestito, interbibliotecario, fotocopie, richiesta, etc.) seguita da un numero progressivo.

I numeri progressivi servono a distinguere fra 2 o più lettere scritte dalla medesima BR; le parole-chiave vengono utilizzate dai filtri per spostare tutte le lettere di questo tipo in una mailbox allestita all`uopo (vedi esempi nn. 1-2-3). Non solo; i filtri dei client di posta elettronica permettono, in base a certe parole contenute in certi campi, di allestire una risposta semi-automatica riportante ad es. le condizioni di prestito e previsioni sui tempi d`attesa (es. "il nostro Servizio Prestito ha letto la Vostra lettera ed entro un mese vi spedirà il volume, se disponibile. Pagherete 1 voucher IFLA per ogni prestito soddisfatto. Cordiali Saluti."). (vedi esempio n. 4)
"Semi"-automatica nel senso che è sempre l'addetto della BP a dare il via libera al reply, dopo aver letto la richiesta e valutata l'opportunità o meno di una risposta standard.

Allegato/Attachment:

Non usare questa funzione (a meno di preventivi accordi)!!!

l file inviato con questo sistema dalla BR potrebbe contenere elementi di formattazione non interpretabili dall'elaboratore di testi posseduto dalla BP.

Testo del messaggio/Body:

Dopo una brevissima introduzione allo scopo di catturare la benevolenza del bibliotecario (non più di 2 righe!), occorre riportare tutti i riferimenti bibliografici utili per identificare l'oggetto della transazione. In questa fase sperimentale vanno bene tutti i formati: MARC, tags o etichette (vedi esempi nn. 2-3), ISBD, taglia-e-incolla da OPAC (vedi esempio n. 1). Chiudere il testo con l'indirizzo postale al quale si può inviare il materiale, la firma personale (è sempre importante poter fare riferimento a una persona), la firma della biblioteca e, cosa nuova e interessante, il codice della stessa secondo l'Anagrafe delle Biblioteche Italiane, curato dall'ICCU-Istituto Centrale per il Catalogo Unico e le Informazioni Bibliografiche.

Il codice ICCU, interrogabile via web:

<http://anagrafe.iccu.sbn.it/>

aiuta a identificare meglio le biblioteche (viste le disparate intestazioni che hanno). È già diffuso sull'opac Indice SBN:

<http://opac.sbn.it/>

ed è il codice più comprensivo in Italia, essendo assegnato a tutte le biblioteche (qualunque sistema automatizzato abbiano o non abbiano).
Il medesimo codice può essere vantaggiosamente utilizzato come campo chiave in un indirizzario ILL (es. IT-MI0190 ; IT-TN0123 ; etc.). Per le biblioteche straniere, essendo troppo dispendioso andare a cercare i codici che hanno ricevuto nelle rispettive nazioni, basterà un codice semplificato nazione-numero progressivo di contatto (es. ES-001 ; ES-002 ; etc.).
Una tabella di codici di nazioni a due caratteri è disponibile al CILEA:

<http://www.cilea.it/Virtual_Library/bibliot/pay.txt>

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C. Debiti bibliografici

Devo l'individuazione delle analogie con la struttura di una lettera della posta ordinaria in generale a Eugenio Gatto, e in particolare al volume:

Gli standard OSI per le biblioteche / Antonio Scolari. -- Milano : Editrice Bibliografica, © 1995.
214 p. ; 21 cm. -- (Bibliografia e biblioteconomia ; 48). -- ISBN 88-7075-415-4.

specialmente il capitolo 2.3: X.400: la posta elettronica (pp. 76-85).   Molto complesse e articolate sono tutte le sequenze possibili tra i diversi soggetti in gioco (non solo tra richiedente e fornitore ma anche quelle che coinvolgono uno  o piu` possibili intermediari), ben descritte nel capitolo 4.1: ILL: lo standard per il prestito interbibliotecario (pp. 141-160).  Questa mia pagina tenta solo di illustrare con esempi pratici una transazione semplice (richiedente-fornitore).

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Copyright AIB. Creato 1999-01-11, ultimo aggiornamento 2003-10-03, a cura di Gianni Colussi.
URL: https://www.aib.it/aib/lis/illem.htm

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