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AIB Notizie 1/2003
Le biblioteche dell’amministrazione centrale: ancora un'analisi
Cinzia Fortuzzi
Nel panorama delle biblioteche del Lazio non si possono tralasciare quelle della pubblica amministrazione: non si intende qui effettuare un'analisi approfondita di tale realtà, quanto delineare le problematiche generali e insieme le potenzialità di questo settore.
A livello generale, vi sono state varie iniziative a incominciare dal volume pubblicato a cura dell'AIB nel 1990 (Le biblioteche dell'amministrazione centrale dello Stato italiano, Roma, 1990) che evidenziava l'esistenza di circa trentuno biblioteche appartenenti alla pubblica amministrazione. Recentemente si è costituito un coordinamento stabile tra alcuni bibliotecari della pubblica amministrazione, presso la Scuola speciale per archivisti e bibliotecari, per svolgere una serie di attività comuni, tra le quali l'aggiornamento di tale pubblicazione. Un altro tentativo di collaborazione era iniziato nel 1997, con la costituzione di un gruppo di lavoro tra le biblioteche della pubblica amministrazione con l'intento di produrre un repertorio della documentazione di fonte amministrativa redatta da ciascuna amministrazione (vedi «AIB notizie», 1, 1997, p. 26). Infine, il 24 gennaio 2000, l'Ufficio centrale per i beni librari le istituzioni culturali e l'editoria si è fatto promotore di un progetto per l'informatizzazione delle biblioteche della pubblica amministrazione e il loro inserimento nella rete SBN.
Le biblioteche che sono in relazione direttamente con gli organi dell'amministrazione centrale, secondo i dati del documento del Ministero per i beni e le attività culturali, sono 47, di cui 17 centrali e 30 delle singole direzioni generali, scuole centrali, dipartimenti ecc.
Da un'indagine effettuata sul sito Internet dell'ICCU, il motore di ricerca dell'Anagrafe delle biblioteche Italiane (193.206.221.7/iccu.html), interrogato con il lemma Ministero, evidenzia circa novantuno biblioteche. Nel numero sono incluse le biblioteche statali pubbliche, quelle della soprintendenza, le museali e quelle dell'amministrazione penitenziaria.
Analizzando i dati contenuti nelle schede elettroniche delle singole biblioteche, si possono evincere una serie di informazioni: gli anni di fondazione delle biblioteche sono compresi fra il 1814, per le raccolte più antiche, e il 1970, per quelle più moderne; le raccolte hanno un interesse specialistico e funzionale alle materie di competenza del Ministero stesso; il tipo di utenza alla quale si rivolgono è specializzata. L'Anagrafe fornisce, oltre alle discipline, anche i relativi numeri della Classificazione Dewey. Ovviamente le materie più menzionate sono diritto, economia e scienza delle finanze, ma vi sono anche materie come la geodesia, le arti e scienze militari, l'oceanografia ecc.
Un dato interessante riguarda l'orario di apertura al pubblico, effettuato dai singoli istituti con le modalità più disparate, che oscillano all'interno di una fascia che va tra le 8,30 antimeridiane e le 19,00 pomeridiane. Solo tre delle biblioteche esaminate non sono aperte al pubblico, bensì riservate. Quasi tutte, tra i servizi, offrono la possibilità di effettuare fotocopie, ma poche offrono un servizio di prestito a livello nazionale.
Il patrimonio librario complessivo disponibile di queste biblioteche si aggira intorno ai tre milioni di volumi e ottomila periodici correnti. Si tratta di cifre ricavate, come accennato precedentemente, comparando quelle fornite dal documento del Ministero con quelle fornite dall'Anagrafe delle biblioteche.
Circa la metà delle biblioteche considerate è provvista di cataloghi online, ma solo otto di esse sono collegate a poli SBN.
Le biblioteche della pubblica amministrazione, pur essendo statali, non appartengono alla categoria di quelle pubbliche, che dipendono dal Ministero per i beni e le attività culturali e sono individuate e disciplinate nel loro ordinamento interno e nell'attività di gestione dal d.lgs. 490 del 29 ottobre 1999 (Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali) e dal d.P.R. n. 417 del 5 luglio 1995 (Regolamento recante norme sulle biblioteche pubbliche statali). Esse, in qualità di universitas, fanno parte del demanio pubblico, ai sensi dell'art. 822, 2° comma del Codice civile; pertanto la loro principale condizione giuridica (articolo 823, 1° comma) è l'inalienabilità. Le pubblicazioni sono disciplinate in relazione alle modalità di acquisto e conservazione, dal R.D. n. 2440 del 18 novembre 1923 (Legge di contabilità generale dello Stato), dal d.P.R. n. 384 del 20 agosto 2001 (Regolamento di semplificazione dei procedimenti di spese in economia). Le pubblicazioni tuttavia non sono assoggettate al «vincolo storico artistico» ai sensi della legge n. 1089 del 1° giugno 1939. Non appartengono alla categoria dei beni librari; tali pubblicazioni pertanto non sono oggetto di obblighi di conservazione particolari.
Nonostante queste manchevolezze in ambito legislativo, le funzioni di queste biblioteche all'interno dei dicasteri sono molto più articolate. Esse garantiscono la conservazione dei fondi storici, alcuni dei quali sono insostituibili per ricostruire l'attività giuridico-amministrativa dello Stato italiano nella seconda metà dell'Ottocento. Basti pensare al Fondo Armao e al Fondo Eritrea della Biblioteca del Ministero degli affari esteri o al Fondo Pantaleoni della Biblioteca del Ministero dell'economia e delle finanze o ancora al Fondo Cesare De Cupis della biblioteca del Ministero delle politiche agricole e forestali. Al carattere conservativo si affianca quello più attuale, proprio di uffici di documentazione, del materiale prodotto dall'amministrazione stessa, di cui si può avere un'idea consultando il sito della documentazione pubblica in rete curato da Fernando Venturini (https://www.aib.it/aib/commiss/pubuff/guida.htm).
Con l'affermazione di Internet e il consolidamento della Società dell'informazione, la pubblica amministrazione ha interesse a mettere a disposizione del cittadino una serie di portali istituzionali, sia a carattere generale sia a livello più specifico. Le pubblicazioni della pubblica amministrazione, che una volta venivano stampate per le varie amministrazioni dall'Istituto poligrafico e Zecca dello Stato, ora sono per lo più disponibili online sui portali dei vari dicasteri. I documenti virtuali si sostituiscono un po' dovunque a quelli cartacei, con ripercussioni già ampiamente esaminate sia in ambito bibliotecario sia in quello archivistico e documentario.
Occorre sottolineare che spesso l'inserimento dei documenti online viene effettuato in maniera del tutto autonoma dalle risorse informatiche, le quali non hanno consapevolezza delle inesauribili problematiche legate alla classificazione, alla catalogazione o alla conservazione dei documenti. A fronte di questa ingenuità professionale, l'utente finale di Internet, invece, tende sempre di più a rivolgere la sua attenzione proprio ai siti Web istituzionali perché sono quelli che dovrebbero offrire le maggiori garanzie di qualità e attendibilità dell'informazione.
D'altra parte la rete offre una serie di URL nazionali che elencano le biblioteche governative insieme a quelle nazionali o di altri enti, rispettando una tipologia simile in tutto e per tutto a quella italiana. Pensiamo ai repertori nazionali del Canada (http://www.nlc-bnc.ca/canlib/egov.htm), dell'Australia (http://www.wa.gov.au/libraries/), della Francia (http://www.ccfr.bnf.fr/rnbcd_visu/framevisu.html?acceuil=1), o dei singoli Stati degli Stati Uniti (http://www.state.mn.us/libraries/calco.html), che sono repertori nazionali di biblioteche e centri di documentazione e costituiscono una cartografia delle maggiori risorse documentarie di questi paesi. Non sempre si tratta di OPAC a volte sono delle semplici informazioni dove si può trovare il nome della biblioteca, l'orario di apertura al pubblico e il tipo di servizi che vengono offerti.
Nell'ambito di questo scenario, stante la tradizione culturale italiana, è naturale interrogarsi sul futuro delle biblioteche della pubblica amministrazione.
Le biblioteche dei dicasteri, infatti, considerate ancora poco più che semplici archivi di deposito, potrebbero, una volta adeguatamente valorizzate attraverso l'automazione e la riqualificazione del personale, garantire una migliore diffusione dell'informazione sul territorio.
Il personale delle biblioteche della pubblica amministrazione di solito è inquadrato come semplice personale amministrativo e questo ha un'incidenza diretta sull'organizzazione delle singole biblioteche.
Una politica isolazionista degli acquisti e dei prestiti, oltre che diffuse difficoltà burocratiche, hanno reso problematica qualsiasi forma consortile o associativa, con il risultato di non contribuire all'evoluzione generale delle biblioteche.
Le biblioteche della pubblica amministrazione tuttavia, per la loro ubicazione, per la specificità del patrimonio, per la competenza delle professionalità, sarebbero i soggetti più idonei a garantire che tali raccolte, su qualsiasi tipo di supporto, siano catalogate, classificate, conservate e rese fruibili dagli utenti sia per l'uso immediato (anche virtuale) sia per l'uso storico.
La tendenza ora emergente di risolvere tutti i problemi delle biblioteche della pubblica amministrazione con l'esternalizzazione o l’outsourcing nel lungo periodo si rivela inadeguata e tutta ancora da verificare. Infatti, se è opportuno esternalizzare alcuni servizi, come ad esempio la catalogazione retrospettiva, per rendere disponibili celermente le collezioni sui cataloghi online, è difficile invece pensare che possa essere fatto altrettanto per un buon servizio di reference. Tale attività infatti richiede, oltre alle capacità professionali e comunicative, anche una presenza tutta fisica all'interno dell'istituzione stessa. Questa presenza mira non solo a una buona comunicazione o alla user education ma, inserita funzionalmente nell'organico istituzionale, deve conoscerne tutte le competenze e le funzioni, e conseguentemente essere in grado di indagarne e svilupparne tutte le possibili relazioni documentali sia interne sia esterne.
cinzia.fortuzzi@tesoro.it
FORTUZZI, Cinzia. Le biblioteche dell'amministrazione centrale: ancora un'analisi. «AIB Notizie», 15 (2003), n. 1, p. 16-17.
Copyright AIB, ultimo aggiornamento 2003-02-10 a cura di Franco Nasella
URL: https://www.aib.it/aib/editoria/n15/03-01fortuzzi.htm