Dalle realtà preesistenti giungevano in eredità biblioteche di natura e dimensioni diverse. Per quelle di nuova istituzione le biblioteche erano da creare ex-novo.

Parallelamente alla elaborazione dello Statuto della nuova università si è sviluppato, dunque, il dibattito sull'organizzazione delle sue strutture bibliotecarie.

L'aspetto interessante della vicenda è, credo, la circostanza se non unica (anche la seconda università di Roma, per esempio, avrà attraversato un passaggio analogo), comunque non comune di una progettazione all'origine rispetto alla situazione, assai più consueta, di una riorganizzazione dell'esistente, con tutti i vincoli che lo stato di fatto inevitabilmente sempre pone.

Le questioni intorno alle quali si concentrava il dibattito erano principalmente:

• · l'articolazione e il coordinamento delle biblioteche
• · il sistema informatico di supporto
• · i tempi e i modi per garantire agli utenti l'accesso alle risorse.

• - creazione di un Sistema bibliotecario di ateneo (SBA) con almeno una biblioteca di area per ciascuna delle aree scientifico-disciplinari individuate nello statuto e un Centro di servizi di ateneo per le biblioteche, che le coadiuvi nel raggiungimento dei loro fini istituzionali. (Una considerazione particolare merita il Servizio di documentazione e informazione gestito dal Centro, che raccoglie e mette a disposizione in rete servizi di documentazione bibliografica.) Per ogni biblioteca un Consiglio scientifico con rappresentanti dei dipartimenti afferenti e il direttore della biblioteca; organo deliberante dello SBA un Consiglio costituito da un delegato del rettore, presidente, il direttore del Centro di servizi, i presidenti dei consigli scientifici e i direttori delle diverse biblioteche di area, rappresentanti del personale e degli studenti
• - adozione del software aleph, integrato dall'opportuno opac e da collegamenti attraverso le pagine web con altre risorse a disposizione in rete
• - appalto esterno della catalogazione del pregresso (quello, nutrito, delle biblioteche già dell'Università La Sapienza e quello creatosi nelle more delle decisioni e dell'assegnazione di personale di biblioteca a biblioteche nominalmente, e finanziariamente, già istituite), con recupero dei dati catalografici dei cataloghi cartacei esistenti ed esclusione di ogni forma di indicizzazione per soggetto per il materiale di cui si procedeva per la prima volta alla catalogazione.

Le difficoltà della scelta potranno, forse, essere meglio illustrate da qualche dato concreto.

Sono confluite (pur restando ad oggi fisicamente distinte, nell'attesa del completamento della nuova sede) nella Biblioteca di area umanistica 6 biblioteche di dipartimento più la grande biblioteca centrale "G. Petrocchi". Da questa fusione è risultata una dotazione di personale che vede ben 7 funzionari su un totale di 24 unità e quanto la situazione possa essere delicata risulta ancora più chiaro se si tiene conto che è un funzionario che il regolamento dello SBA vede a capo delle biblioteche di area.

La fatica che la scelta ha comportato e le resistenze che ha dovuto superare si leggono nelle pieghe del regolamento, dove si dice, per esempio, che le biblioteche di area possono articolarsi in sezioni, a sancire, in alcuni casi, uno stato di fatto che contraddice lo spirito generale della scelta (ottimizzazione della gestione delle risorse umane, politica comune degli acquisti ecc.) e ad incoraggiare, in altri, le spinte centrifughe che vengono esercitate sulle realtà più conformi alle indicazioni statutarie.

Nella scelta del software e delle modalità del recupero del pregresso le linee guida sono state la flessibilità e la rapidità, nell'intento di privilegiare una fruibilità magari imperfetta del patrimonio in tempi brevi, rispetto ad un'accuratezza che significasse ritardi sensibili e costi maggiori.

A questo riguardo è certo possibile osservare che l'adesione al Servizio bibliotecario nazionale avrebbe probabilmente consentito una cattura massiccia di registrazioni bibliografiche, mediamente di buona qualità, con conseguente risparmio nei tempi di catalogazione e ricadute positive sulla qualità del catalogo. Inoltre sarebbe stato di qualche vantaggio per l'utente di un sistema bibliotecario avente sede a Roma dover familiarizzare con lo stesso sistema comune, in città, a varie realtà di grandi dimensioni e/o di indiscutibile rilevanza culturale. D'altro canto la rigidità del sistema e le lentezze burocratiche che lo affliggono sono note a tutti coloro che hanno o hanno avuto a che fare con SBN (me tra questi) e va pur detto che la scelta del software aleph e dell'appalto esterno del recupero del pregresso hanno consentito di arrivare, a meno di tre anni dall'avvio della catalogazione in linea e ad un anno e mezzo dall'inizio dell'attività della ditta vincitrice dell'appalto, ad un catalogo che ha oggi una consistenza complessiva, già considerevole, di circa 78.000 titoli ma è destinato ad accoglierne nei prossimi mesi altri 100.000, già inseriti in una base dati provvisoria e oggetto proprio in queste settimane di controlli ad opera di un apposito gruppo di lavoro per essere riversati a breve, a scaglioni, nella base dati di ateneo. Entro la fine del prossimo mese di ottobre, peraltro, la ditta appaltatrice completerà il suo lavoro di recupero, per cui è possibile prevedere che, eseguite le verifiche necessarie, saranno disponibili per l'inizio del nuovo anno i record relativi a tutto, o quasi, il patrimonio dell'ateneo, che ammonta a circa 400.000 volumi.

Non credo sia di grande utilità stare ad illustrare analiticamente in questa sede le altre risorse di cui è dotato il Sistema bibliotecario di ateneo, del resto visibili, per chiunque lo desiderasse, nel sito web dello SBA (http://aleph.caspur.it).

Allo stesso modo ritengo che sarebbe, oltre che inutile e un tantino ridicolo, di un tedio insostenibile per chi ascolta che sciogliessi qui un inno alle magnifiche sorti e progressive delle biblioteche di Roma Tre. Un'ennesima querimonia, naturalmente sempre possibile, sul ruolo marginale delle biblioteche delle università e non solo, sul disconoscimento della professionalità dei bibliotecari, sulla ristrettezza miope delle risorse alle biblioteche assegnate potrebbe forse trovare accoglienza nella tendenza all'autocompatimento che in parte ancora ci affligge, ma credo che in fondo siamo tutti stanchi anche di questi ammiccamenti e stiamo imparando a rimboccarci le maniche anziché lamentarci e aspettare interventi risolutori dall'alto. Per questo proverò piuttosto a fare un paio di riflessioni su qualche errore che poteva essere evitato e su alcune iniziative interessanti che stanno progressivamente prendendo piede.

Aprendo questo breve resoconto ho accennato alle potenzialità insite nella progettazione di un sistema che nasceva quasi da zero. A qualche tempo di distanza la vicenda fa venire in mente l'aneddoto orientale rispolverato da qualche tempo sulle pagine dei giornali da parte di un istituto che si occupa di formazione nel campo del project management e dell'organizzazione aziendale. E' l'apologo del taglialegna che fa una fatica bestiale nel suo lavoro perché usa una sega poco affilata ma ad un interlocutore che lo esorta ad arrotarla risponde che ha molto da fare a tagliare tronchi e non può pertanto perdere tempo con questionimarginali. Intendo dire che ancora una volta si è mostrato nei fatti di credere che programmare, progettare, tracciare un percorso, certo da verificare, ma diretto ad un traguardo definito e intenzionale sia una perdita di tempo. Così sono state istituite biblioteche per cui non erano stati previsti spazi, si sono assegnati fondi e acquistati libri di cui non c'era chi si occupasse, si sono acquisite risorse di cui non c'era modo di consentire agli utenti la fruizione, determinando quelle condizioni di "arretrato da smaltire" che non avrebbe avuto ragion d'essere. Ancora oggi il problema degli spazi non è risolto, il personale è insufficiente e mal distribuito, soprattutto per quanto riguarda la ripartizione dei diversi profili e delle diverse qualifiche, il funzionamento è pesantemente dipendente dalla disponibilità di studenti che usufruiscono di borse di collaborazione. Il sistema, tuttavia, si muove, e, tutto sommato, in maniera incoraggiante.

Vorrei segnalare due soli aspetti, a mo' di esempi, su due versanti diversi.

Per quel che riguarda l'organizzazione interna del sistema e il lavoro dei bibliotecari si sta adottando con convinzione il metodo della partecipazione e del coordinamento.

I prossimi obiettivi

• · l'applicazione completa dell'automazione alla catalogazione e alla gestione dei periodici
• · il controllo sulla qualità della catalogazione, con estrazione, correzione, verifica di uniformità delle liste di autorità
• · l'adozione di un sistema di prestito automatizzato con applicazione di codici a barre, combinato con sistemi antitaccheggio e integrato con il software aleph sono affidati a tre gruppi di lavoro ai quali partecipano bibliotecari delle diverse strutture, con sensato riguardo all'interesse personale, piuttosto che burocratico rispetto di funzioni e profili.

Questo lavoro di gruppo sta facendo spontaneamente emergere l'esigenza di una formazione sistematica del personale per la cui programmazione è già possibile vedere qualche promettente avvio.

L'altro "segnale" cui vorrei accennare riguarda la crescita delle collezione e il finanziamento per l'acquisto del materiale. Si è già detto dell'acquisto di monografie e periodici effettuato in alcuni casi senza riguardo per l'esistenza dello spazio in cui sarebbero stati collocati e del personale che si occupasse del trattamento. In questo settore è doveroso segnalare una decisione che ha trovato la sua prima applicazione per l'anno 1998 e che segna una decisa inversione di tendenza e si caratterizza, credo, per una certa originalità nel panorama delle biblioteche delle università. Il 30% dei fondi stanziati per il finanziamento degli acquisti di materiale bibliografico delle biblioteche è stato sottratto ai consueti criteri di ripartizione fondati sul numero di studenti, docenti, ricercatori, di insegnamenti o altri analoghi indicatori quantitativi, per essere riservato a progetti specifici che si connotassero per l'attenzione alle necessità della biblioteca, in quanto ne colmavano carenze o soddisfacevano esigenze irrinunciabili, e avessero, come tali, ricevuto l'assenso dei dipartimenti interessati nella forma di un cofinanziamento. L'ammontare dei fondi in questione non era trascurabile e il risultato dell'esperimento è stato in molti, se non in tutti i casi, una piccola rivoluzione del rapporto dei docenti con la biblioteca. Alle richieste di acquisto avanzate in forma individuale, sulla base, per lo più, degli interessi determinati dalla ricerca in quel momento in corso si è sostituito il coordinamento all'interno dei diversi settori; è stata operata una ricognizione delle risorse presenti che ha consentito di individuare i vuoti più gravi e di muoversi per colmarli; si è trovato lo stimolo giusto per dare attuazione a qualche iniziativa avanzata da tempo ma restata nell'orizzonte delle buone intenzioni; si è dovuto prendere atto dell'irragionevolezza di alcune situazioni di fatto e di alcune posizioni personali (un solo esempio: al momento di decidere l'acquisto delle annate mancanti di una certa rivista, considerata fondamentale, presente in più sezioni di una stessa biblioteca d'area è stato giocoforza considerare il posseduto in maniera unitaria per individuare i fascicoli davvero assenti. L'effetto secondario è stato quello di consolidare il concetto di patrimonio unico e di minare seriamente, se non sradicare, la tendenza a privilegiare la comodità della vicinanza fisica e della libertà di azione sul materiale disponibile, a scapito di una politica comune degli acquisti).

A questo punto è lecito avanzare qualche auspicio per il futuro, con la determinazione a fare in modo che non resti nell'orizzonte delle buone intenzioni.

La città di Roma, come e forse più delle altre grandi città italiane, possiede un patrimonio bibliografico di dimensioni tali da rendere virtualmente superflui per i propri utenti servizi come il prestito interbibliotecario. Nei fatti, però, quello che spesso accade (e lo dico per l'esperienza maturata da utente) è che, sulla base della consapevolezza di questa realtà, si rinuncia ad attivare quei servizi senza che siano stati fatti i passi necessari a rendere concretamente fruibili quelle teoriche disponibilità. La diffusione dei cataloghi in linea ha modificato in maniera radicale, negli ultimissimi anni, le possibilità, e la facilità, di conoscenza della distribuzione del materiale sul territorio. Il lavoro va completato con un'informazione più ricca sui servizi e con una disponibilità più generale dei medesimi, naturalmente entro limiti che non snaturino le finalità delle diverse istituzioni. Una prospettiva concretamente realizzabile sarebbe che le realtà disciplinarmente affini all'interno delle tre università romane potessero attuare una politica di massima apertura agli studenti dei tre atenei (i docenti trovano sempre, per quanto li riguarda, una via di accesso), all'interno della quale i tre atenei sarebbero garantiti dal criterio della reciprocità. Più ambiziosa e difficile, ma certo suggestiva, sarebbe la realizzazione di un "cartello" fra le biblioteche delle università che ne accrescesse il potere contrattuale rispetto ai grandi colossi editoriali, con particolare riguardo alle condizioni spesso leonine imposte per i materiali elettronici. Quanto alle biblioteche di istituzioni diverse, credo che non siano più spaventate dall'ipotesi di invasione di torme selvagge di studenti. Si può citare a dimostrazione l'accoglienza ricevuta da un'iniziativa della Facoltà di scienze politiche della terza università. Mettendo in campo un progetto intitolato "Cento tesi per l'Europa", volto ad incoraggiare l'interesse degli studenti verso tematiche di carattere europeo, la Facoltà si è rivolta alle biblioteche di molte istituzioni aventi sede a Roma, a partire da quelle parlamentari, che hanno accettato di aprirsi ai nostri studenti, per i quali, in alcuni casi, avvieranno corsi di istruzione all'uso di risorse bibliografiche in rete o su CD-ROM, che li rendano quanto più possibile autonomi nelle loro ricerche.

Su un altro versante si colloca la collaborazione possibile con le biblioteche pubbliche distribuite sul territorio, che in alcuni casi, penso alla biblioteca Marconi della XV circoscrizione, si stanno muovendo con grande disinvoltura e spirito d'iniziativa nel settore delle nuove tecnologie e possono integrare egregiamente, sul piano della soddisfazione degli interessi personali, le offerte della biblioteca universitaria. Nel caso specifico la disponibilità è già accertata e attende solo una promozione adeguata da parte delle biblioteche universitarie.

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