Il progetto Bibliomime del CNR è nato nel 1999 con l’obiettivo di sviluppare un sistema per la trasmissione sicura di documenti via Internet, applicato al Document Delivery delle biblioteche. Una successiva tappa nel 2001 è stata fondamentale per la crescita del progetto: l’integrazione con un sistema di gestione ad interfaccia web (NILDE http://nilde.bo.cnr.it ) per l’invio e l’evasione di richieste di articoli tra biblioteche. Nel settembre 2001, durante il "I Workshop Document Delivery via Internet" svoltosi a Roma, la sperimentazione del progetto Bibliomime è stata estesa a tutte le biblioteche italiane interessate a provare un sistema innovativo per il document delivery.

I primi risultati della sperimentazione sono stati mostrati nel corso del "II Workshop Document Delivery via Internet e cooperazione inter-bibliotecaria", tenutosi a Bologna nel maggio 2003: per la prima volta sono stati resi disponibili dati nazionali e non locali sugli scambi di Document Delivery, avvenuti nel corso dei due anni precedenti. I dati analizzati erano relativi a 79 biblioteche che avevano aderito alla sperimentazione in qualità di fornitrici e richiedenti e a 400 biblioteche che avevano utilizzato il sistema in qualità di "solo richiedenti". Complessivamente, erano stati richiesti 13.936 documenti, di cui 10.867 erano stati evasi con successo.

Il sistema NILDE prevedeva allora che le biblioteche aderenti potessero usarlo anche soltanto per veicolare le loro richieste senza essere obbligate a diventare fornitrici. In ogni caso tutte le richieste erano state fatte attraverso l’utilizzo dallo stesso sistema, che automaticamente memorizzava la data di invio della richiesta e la corrispondente data di evasione, rendendo possibile il confronto tra le le performance di biblioteche con caratteristiche e volumi di scambio molto diverse tra di loro.

L’occasione del II Workshop e i successivi scambi di e-mail sulla lista NILDE-forni sono stati determinanti per avviare una nuova fase del progetto: sviluppare un sistema cooperativo per il Document Delivery, esteso a livello nazionale, basato su di un regolamento comune, con lo scopo di uniformare le politiche e le modalità di lavoro tra le biblioteche che avessero sottoscritto il documento. La condivisione di regole e strumenti, in sostanza l’adesione a NILDE e ad una dichiarazione di intenti condivisa, avrebbe consentito inoltre di utilizzare i rilievi statistici, già supportati dal sistema NILDE, e di conoscere così in modo trasparente il dare e l’avere di ciascuna struttura, con la possibilità di ridisegnare insieme anche i problemi relativi agli aspetti finanziari e amministrativi del servizio di Document Delivery. In sintesi: uscire dalle gestioni fatte in casa e contribuire allo sviluppo di un Document Delivery condiviso a livello nazionale, attraverso la crescita e lo sviluppo della cooperazione interbibliotecaria che NILDE aveva, per così dire, risvegliato e attraverso un metodo di lavoro comune basato sulla soddisfazione di veri e propri standard qualitativi dei servizi di Document Delivery.

Queste indicazioni hanno trovato piena rispondenza nel Regolamento di NILDE, fin da quanto enunciato nella sua Premessa. La Premessa contiene una dichiarazione di principi, con la quale le biblioteche si impegnano ad una collaborazione consapevole. A fronte di ciò, ci sono i Servizi che il sistema garantisce, e che vengono enunciati nel paragrafo Servizi, immediatamente successivo. L’inserimento dei dati nel modulo NILDE in maniera standardizzata e la compilazione del modulo di adesione consentono la creazione di archivi strutturati, fonte primaria delle statistiche e dei report, come indicato nei punti a-b-c di questo paragrafo. Nei punti d-e dei Servizi si fa riferimento a standard qualitativi realizzabili grazie alla rilevazione automatica degli indicatori di performance "tasso di successo" e "tempo di fornitura" e grazie alla possibilità di misurare e confrontare tali indicatori per biblioteca e per periodo. Le statistiche analitiche automatiche (punto f) su tutti i dati relativi al servizio DD consentono di mantenere un costante controllo sull’efficienza e efficacia del servizio e sono fonti preziose di informazioni sia per la gestione degli abbonamenti a periodici, sia per la valutazione delle richieste di Document Delivery da parte degli utenti interni appartenenti a particolari settori di ricerca.

Servizi offerti e condizioni di adesione a Nilde

Modalità e condizioni di partecipazione
Per iscriversi a Nilde è necessario registrarsi mediante l’apposito modulo web "Registrazione biblioteca" (si vedano le istruzioni)
Qualunque biblioteca può aderire a Nilde, purché si impegni nei confronti di tutte le altre biblioteche Nilde a:
a) far conoscere e rendere disponibile con qualsiasi mezzo elettronico il proprio catalogo di periodici; a tal scopo Nilde ha predisposto una sezione dedicata, dalla quale è possibile consultare i cataloghi delle biblioteche aderenti;
b) evadere le richieste di documenti nel minor tempo possibile e comunque in un tempo medio di 2 giorni lavorativi ed entro un tempo massimo di 5 giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta; nel caso in cui non sia possibile fornire il documento richiesto, ad inviare, entro un tempo medio di 2 giorni lavorativi, il relativo avviso di impossibilità di fornitura, indicandone le motivazioni;
c) cercare, pur senza venir meno ai rapporti di collaborazione esistenti con altre biblioteche, di dare priorità alle richieste provenienti dal network Nilde, al fine di poter rispettare i tempi di evasione previsti dal presente regolamento;

d) inviare gratuitamente i documenti, salvo eventuali compensazioni a fronte di forte squilibrio tra biblioteca e biblioteca nel numero di documenti richiesti e ricevuti, rilevabile a fine anno; a tal fine, le biblioteche dovranno chiaramente indicare i costi per articolo che potranno essere addebitati in caso di scompensi rilevati a fine anno;
e) distribuire equamente le proprie richieste su tutte le biblioteche, e comunque inviando ad una stessa biblioteca non più di 3 richieste in media per settimana, e non più di 5 richieste al massimo per settimana.

Le condizioni di cui ai punti precedenti a) ... e) si intendono sperimentali e saranno monitorate nel corso del primo anno di entrata in vigore del presente regolamento. Alla fine di tale periodo e sulla base del monitoraggio effettuato, le biblioteche aderenti approveranno il regolamento in via definitiva, apportandovi eventuali modifiche e miglioramenti che saranno rilevati in corso d'opera.

La prima condizione da osservare per poter partecipare a NILDE è quella di far conoscere il proprio catalogo di periodici, per permettere alle altre biblioteche di localizzare i documenti cercati. Nella sezione "Cataloghi" di NILDE (http://nilde/index.php?st=6) sono stati infatti creati appositi link a tutti i cataloghi forniti dalle varie biblioteche, suddivisi in base alle specificità disciplinari, anche a quelli realizzati come semplici file word o excel. Il collegamento al catalogo ACNP non può non essere considerato lo strumento principale di ricerca (punto a – Modalità e condizioni di partecipazione).

Si mette inoltre a fuoco uno degli aspetti più importanti per la qualità del servizio: si definiscono i tempi di evasione delle richieste, che vengono fissati in 2 giorni lavorativi e comunque un massimo di cinque giorni dal ricevimento della richiesta; anche l’eventuale risposta negativa deve giungere celermente alla biblioteca richiedente (punto b – Modalità e condizioni di partecipazione).

La partecipazione a NILDE presuppone inoltre l’invio gratuito dei documenti o, nel caso in cui le biblioteche non siano in grado di derogare a loro regolamenti che prevedono rimborsi per i servizi offerti, una compensazione a fine anno a fronte di un’indicazione precisa del "costo" di ciascun articolo. La gestione di "My account" permette infatti l’inserimento dei dati fiscali di ciascuna biblioteca (Partita iva e codice fiscale) oltre alla quota prevista per il rimborso. (punto d – Modalità e condizioni di partecipazione).

Le biblioteche partecipanti si impegnano inoltre a distribuire equamente le proprie richieste su tutte le biblioteche, nel tentativo di distribuire il carico di lavoro sulle altre strutture cooperanti e di inviare ad una stessa biblioteca non più di 3 richieste in media per settimana, e non più di 5 richieste al massimo per settimana (punto e – Modalità e condizioni di partecipazione). NILDE infatti fornisce il report degli articoli inviati e ricevuti per biblioteca e quindi consente di tenere sotto controllo il volume degli scambi.

Modalità di fornitura documenti
I documenti possono essere forniti in una delle seguenti modalità:
- posta di superficie;
- fax;
- Nilde (formato tiff, pdf);
- Altre modalità di invio elettronico diverse da Nilde (Ariel, Prospero, Axis, ...formato tiff, pdf).
La modalità di invio Nilde permette di ottimizzare tecnologicamente il processo di trasmissione del documento, che viene temporaneamente caricato sul server Nilde e reso accessibile, via http, alla sola biblioteca richiedente e per un periodo di tempo limitato a 15 giorni, allo scadere dei quali viene distrutto.

Per quanto NILDE accolga qualunque tipo di invio, compresa la posta di superficie, la modalità tipica del sistema è volta propria all’ottimizzazione del sistema di trasmissione dei documenti in modalità elettronica. I documenti trasmessi in questo modo sono accessibili alla sola biblioteca richiedente e vengono memorizzati sul server NILDE in un’area privata e per un periodo di tempo limitato.

Queste condizioni di invio elettronico sicuro sono particolarmente rispondenti alla necessità di soddisfare i requisiti previsti dalla normativa sul diritto d’autore. In ogni caso un’apposita sezione del Regolamento si richiama alla normativa vigente e fissa una serie di punti che le biblioteche aderenti a NILDE si impegnano a sottoscrivere.

Rispetto della normativa sul diritto d’autore
Premesso che il fine dello scambio di documenti è fornire supporto alla ricerca scientifica, le biblioteche aderenti si impegnano ad attenersi alla vigente normativa sul Diritto d'Autore (Legge n. 633 del 22/4/1941 e successive modifiche e integrazioni) e, in particolare:
a) a richiedere i documenti per conto di loro utenti accreditati (dipendenti dell'ente, professori, ricercatori e studenti) che ne faranno esclusivo uso personale per scopi di studio o di ricerca;
b) ad inviare fotocopie dei documenti richiesti o ad effettuare copia digitale temporanea (tiff, pdf) degli stessi al solo ed unico scopo di velocizzare il processo di trasmissione, mentre l'utilizzo della copia digitale resta in ogni caso limitato alla sola possibilità di effettuarne un’unica stampa su carta;
c) a consegnare all’utente un’unica copia cartacea del documento, distruggendo l’eventuale copia digitale ricevuta.

Grazie alla partecipazione nell’ottobre del 2003 a Bibliocom, dove NILDE è stato presente presso lo stand dell’AIB Lazio, il numero di nuove adesioni al progetto ha iniziato a crescere già dalla fine dell’anno 2003.

Il Regolamento è entrato in vigore nel successivo mese di Gennaio. Nei primi mesi del 2004 c’è stata una vera e propria impennata nel numero di biblioteche che hanno aderito al Regolamento. A tutt’oggi ¹, 601 biblioteche hanno utilizzato complessivamente NILDE, di queste 438 hanno deciso di aderire al Regolamento, 135 hanno scelto di uscire dal sistema, e 28 risultavano in prova al 31 dicembre 2004. Il numero di scambi effettuati in totale attraverso il sistema NILDE è pari a 81.457, cui corrisponde un numero doppio di 162.914 operazioni effettuate dalle biblioteche, dal momento che ogni scambio presuppone una operazione di richiesta ed una operazione di evasione-richiesta da parte della biblioteca richiedente e della biblioteca fornitrice. La Figura 1 mostra come da sole 7 biblioteche che avevano aderito alla sperimentazione del progetto alla fine del 2001 si sia passati al numero di 438 biblioteche aderenti nel 2004 e come il volume degli scambi sia cresciuto in proporzione: infatti, il numero degli scambi intercorsi nel solo anno 2004 ha raggiunto e superato 55.000.

Figura 1. Biblioteche che hanno aderito alla sperimentazione NILDE dal 2001 al 2004

NILDE è utilizzato da biblioteche appartenenti a settori istituzionali e ambiti disciplinari diversi. E’ interessante quindi poter analizzare i dati forniti da NILDE sugli scambi effettuati, dai quali poter evincere il grado di "cooperatività" tra istituzioni italiane e gli ambiti disciplinari interessati.

Attualmente NILDE consente di ottenere statistiche relative a più di tre anni di sperimentazione.

NILDE distingue tra biblioteche universitarie, biblioteche del CNR, biblioteche afferenti al Ministero della Salute e altre biblioteche, quest’ultime però solo di enti pubblici di ricerca e di enti locali. L’istituzione e l’ambito disciplinare di appartenenza vengono inseriti dalle stesse biblioteche al momento della loro registrazione nel sistema. La Tabella 1 mostra l’appartenenza ai diversi ambiti istituzionali e disciplinari delle 400 biblioteche che sono risultate attive, cioè hanno effettuato almeno una operazione di Document Delivery (una richiesta oppure una fornitura) nel corso del 2004 (periodo 1 gennaio- 30 settembre 2004). E’ interessante notare come, se si sommano le biblioteche di carattere più prettamente tecnico-scientifico (180) alle biblioteche di ambito bio-medico (149) si evince che oltre l’80% delle biblioteche attive su NILDE sia di ambito scientifico.

Tabella 1. Dati statistici riferiti a 400 biblioteche "attive" nel 2004

La Tabella 2 e la corrispondente Figura 2 mostrano gli scambi intercorsi nel triennio 2002-2004, ma suddivisi per ambito disciplinare delle biblioteche. Il numero di scambi veicolati da NILDE nel corso di tale periodo ² è stato di 61.654 articoli richiesti e forniti. Oltre il 42% degli scambi sono stati effettuati da biblioteche scientifiche, come ci si poteva ragionevolmente aspettare, dal momento che il settore scientifico è quello maggiormente rappresentato.

	Articoli Forniti	%	Articoli Richiesti	%
Biomedico Tecnico-scientifico Economico-giuridico Multidisciplinare Umanistico Totale	29808 25813 3622 2004 407 61654	48% 42% 6% 3% 1%	26949 27303 2582 3891 929 61654	44% 44% 4% 6% 2%

Tabella 2. Scambi nel triennio 2002-2004 suddivisi per ambiti disciplinari

Il numero degli scambi effettuati poi in ambito scientifico in senso lato (includendovi le hard-sciences e il settore bio-medico) è preponderante, arrivando a coprire quasi il 90% del totale.

Il grafico della Figura 3 mostra infine gli scambi intra-disciplinari al solo settore scientifico (nella prima colonna) e li confronta col numero totale degli scambi effettuati, sia come articoli richiesti che come articoli forniti. Soltanto 18.882 articoli (pari al 31%) sono stati scambiati internamente alle biblioteche scientifiche, mentre globalmente, le scientifiche hanno richiesto 27.303 articoli (44%) e ne hanno forniti 25.813 42%) . Si può concludere quindi che una buona percentuale di scambi (il 13% circa) effettuati dalle biblioteche scientifiche avviene con biblioteche di natura disciplinare diversa, quali quelle del settore bio-medico e delle scienze sociali.

Per quanto sia difficile trarre conclusioni definitive da un’esperienza che cresce continuamente e che si alimenta dei nuovi stimoli di un servizio dinamico per eccellenza come quello del Document Delivery, forse è possibile fissare alcuni spunti di riflessione: innanzitutto NILDE , che come abbiamo mostrato, nasce come sistema per la gestione del DD è ormai diventato una vera e propria rete di cooperazione, creando una comunità di oltre 400 biblioteche che condividono una metodologia di lavoro. Inoltre, attraverso la pratica quotidiana le biblioteche aderenti si fanno promotrici di miglioramenti e nuove personalizzazioni del software del sistema.

I risultati della sperimentazione mostrano come NILDE stia diventando il canale privilegiato de facto dei servizi di Document Delivery delle biblioteche di area scientifica e medico – sanitaria, che considerate insieme costituiscono l’82% delle biblioteche partecipanti al sistema e globalmente forniscono il 90% del totale degli articoli scambiati. Biblioteche di tipologie e aree disciplinari diversi funzionano come vasi comunicanti: cooperare è utile e necessario a tutti, senza distinzioni.

Riferimenti bibliografici

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[10] S. Mangiaracina, Il sistema NILDE: obiettivi, stato dell'arte, risultati della sperimentazione, «Bibliotime», anno VI, numero 2 (luglio 2003)
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Note