AIB. Documenti per il lavoro in biblioteca | |
A cura del Gruppo di lavoro:
Franca Bezzon - Biblioteca di Saonara
Andreina Bonaccorso - Biblioteca di Albignasego
Sandra Busolin - Biblioteca di Montegrotto Terme
Luisa Gallo - Biblioteca di Noventa Padovana
Paolo Ghedina - Biblioteca di Abano Terme - Coordinatore
Orietta Valente - Biblioteca di Cadoneghe
Elisabetta Vogogna - Biblioteca di Mestrino
Patrizia Zaramella - Biblioteca di Rubano
1. Metodo di lavoro
I membri del Gruppo di lavoro hanno raccolto e studiato quanto, a loro
conoscenza, è stato pubblicato in Italia su questo tema. E' seguito
un lavoro di gruppo, articolato in sei incontri, nel quale ciascuno dei
componenti ha portato la propria esperienza, i propri problemi, i relativi
suggerimenti. Rilevante è stata l'esperienza in corso presso la Biblioteca
Civica di Abano Terme la quale ha già attuato un'incisiva revisione
del patrimonio, un consistente programma di scarto librario che avrà
d'ora in poi cadenza periodica, la costituzione di un Magazzino Librario
e un acquisto straordinario per rimpiazzare i volumi scartati.
Il Gruppo ha esaminato le modalità dello scarto (chiamate comunemente
SR-SMUSI) proposte da Carlo Carotti nel volume "Gli acquisti in biblioteca", Milano, Bibliografica, 1989.
Tali indicazioni sono state adattate alle esigenze presenti nell'organizzazione
delle biblioteche costituenti il Sistema bibliotecario di Abano Terme, e
in tal modo è stato predisposto uno specifico strumento di lavoro,
denominato "Il metodo di eliminazione SR SMUSI - Criteri applicativi"
(allegato 1), che consente ai bibliotecari di procedere all'eliminazione
delle proprie raccolte attraverso criteri e modalità che fanno riferimento
all'intera area di "sistema bibliotecario".
Al documento sono inoltre allegati alcuni stampati, moduli e formulari
che possono essere presi ad esempio per le modalità di scarto; lo
stesso documento si chiude con una breve ed essenziale bibliografia.
2. Premessa
Molti e concordi sono, in generale, i documenti, gli articoli di
periodici ed i libri che assegnano allo scarto librario una funzione importante
ed imprescindibile all'interno della biblioteca pubblica. Lo scarto
librario infatti può essere considerato, rispetto agli acquisti e
all'accettazione delle donazioni, l'altra faccia di una stessa medaglia. Si potrebbe
affermare addirittura che già negli acquisti si opera un primo scarto,
nello scegliere (e dunque nel decidere se acquistare o non acquistare) solo i
libri adatti alla nostra biblioteca, rispetto alla grande mole dei libri
offerti annualmente dall'editoria. L'importante è che ciascuna biblioteca
acquisti e scarti secondo la propria natura e le proprie esigenze, possibilmente
inserite in un contesto più ampio di cooperazione bibliotecaria.
Nell'ambito del nostro Sistema Bibliotecario, ma probabilmente nel più
vasto ambito delle biblioteche pubbliche del Veneto, il problema dello scarto
si è posto solamente negli ultimi tempi, una volta conclusa una fase
ascendente delle biblioteche che è passata attraverso l'istituzione
di una biblioteca in quasi tutti i comuni e l'esigenza che le stesse avevano
di possedere il maggior numero di libri possibile, senza curare talvolta
la qualità dell'offerta libraria.
Ora che le biblioteche cominciano ad avere una certa dotazione
libraria, è corretto che si pongano il problema dello scarto per offrire
ai loro utenti un servizio che sia di alto profilo. Come l'acquisto librario,
anche lo scarto è ormai generalmente considerato un'attività
di natura tecnica affidata al bibliotecario, è un'attività
assolutamente normale e da effettuarsi con cadenza periodica.
E' importante ribadire la natura tecnica dello scarto per metterlo a riparo
da indebite ingerenze; rientra infatti nella specifica ed esclusiva professionalità
del bibliotecario, procedere allo scarto dei singoli volumi o delle partite
di volumi. Solo il bibliotecario conosce infatti la frequenza con cui un
libro è richiesto, la sua utilizzazione all'interno del patrimonio
librario, il suo "peso specifico" rispetto agli altri libri,
quella che viene definita la "coerenza" del libro rispetto al
resto del patrimonio librario e non ultima la capacità che il libro
soddisfi le esigenze del suo utente. Se la biblioteca fosse solo un insieme
di volumi, la valutazione sull'utilità di un libro andrebbe fatta
volume per volume. La biblioteca è invece un organismo vitale, fatto
solo in parte di volumi perché in esso sono determinanti non solo
le specifiche caratteristiche del libro e le sue condizioni fisiche, ma
anche altri fattori come la circolazione libraria, la documentazione bibliografica,
l'esperienza del bibliotecario: ogni volume va visto, pertanto, nell'insieme
del patrimonio librario presente e futuro.
Ribadita la natura tecnica dello scarto è importante definirla
come attività normale e periodica: normale perché non
è importante solo che il patrimonio librario cresca ma piuttosto che si
evolva; periodica perché, se da un lato si procede nello scarto man mano
che si presenta il singolo problema (una donazione, un libro deteriorato,
ecc.), è corretto d'altro canto che almeno una volta ogni due anni
si proceda ad una revisione sistematica delle diverse classi Dewey. Se riconosciamo
che la nostra è una biblioteca di base non vincolata da obblighi
di conservazione (se non per determinate sezioni come quella Locale o quella
Rari e di Pregio), una biblioteca che ha come suo pubblico naturale un'utenza
composita e variegata e che per propria natura non deve essere specialistica,
non sarà difficile cominciare a definire i criteri e le modalità
dello scarto.
3. I criteri dello scarto librario
3.1. Abbiamo già detto che il primo scarto lo si fa al momento dell'acquisto. Acquisti mirati e programmati nel tempo, acquisti liberi dalle cosiddette "offerte speciali" e che esaudiscano le richieste degli utenti senza che ciò arrivi a snaturare la biblioteca, mettono a riparo da crescite librarie incoerenti e abnormi. E' evidente che una parte degli acquisti deve essere dedicata a rimpiazzare i testi scartati di cui si riconosce la validità.
3.2. Anche nell'accettazione delle donazioni dovrà essere mantenuto un criterio di severità che tenga conto solo del valore del libro e non anche della figura del donatore che spesso condiziona l'accettazione. Nell'accettare i doni bisogna sempre ipotizzare al donatore che il bibliotecario si riserva di accettare o di scartare i volumi con criteri biblioteconomici.
3.3. Il principale criterio guida è lo svecchiamento delle raccolte:
lo spazio in biblioteca non è illimitato e anche quando lo fosse,
lo spazio comunque ha un costo iniziale ed un costo di manutenzione e di
gestione.
Anche il lavoro necessario a trattare un libro costa: pur nel caso in cui
il libro sia stato donato, il gestirlo e l'immagazzinarlo ha sempre un costo.
Per questo è necessario esporre sugli scaffali solo libri utili,
utilizzati o almeno utilizzabili.
Una terza ragione che consiglia lo svecchiamento e dunque lo scarto, è
il tentativo di garantire agli utenti delle biblioteche pubbliche comunali
l'aggiornamento e la freschezza dei temi, sopratutto di natura scientifica,
che vengono proposti nelle raccolte librarie presenti nelle biblioteche;
potrebbe creare "rumore informativo" una proposta di libri presenti
a scaffale aperto che affrontino argomenti, sopratutto di divulgazione scientifica,
che non siano aggiornati e attuali con l'evoluzione e lo sviluppo della
materia trattata.
L'offerta libraria dovrà essere varia, accattivante, brillante, aggiornata,
sempre rinnovata, di facile consultazione e lettura. Su determinati temi,
legati a particolari interessi che maturano nelle singole comunità
e nella Sezione di Cultura Locale, possiamo allargare il campo ad una documentazione
più completa, approfondita e specifica. In questi settori lo scarto
librario ubbidirà a specifici criteri elaborati dalle singole biblioteche.
3.4. Abbiamo già detto che le operazioni di scarto si fanno
di volta in volta, quando il problema si presenta al bibliotecario ma che
è opportuno anche prevedere, possibilmente ogni anno o almeno ogni
due anni, una revisione generale del patrimonio ed il relativo scarto.
Lo
scarto vero e proprio può essere guidato, oltre che dai criteri
generali sopra evidenziati, anche dai criteri che vanno sotto la sigla
SR SMUSI, di cui abbiamo già accennato e che tengono conto essenzialmente
di tre parametri: l'anno di edizione, la frequenza del prestito e lo stato
fisico del libro. I criteri previsti dal testo di Carlo Carotti ci sono
sembrati talvolta troppo drastici e severi, tali da mandare al macero buona
parte dei patrimoni librari delle nostre biblioteche. Per questo i criteri
proposti in quello studio sono stati vagliati dal nostro Gruppo di Lavoro
e sono stati rivisti ed adattati alle nostre realtà secondo l'
allegato 1.
3.5. Prima di scartare definitivamente un libro è buona norma
accertarsi che il libro sia reperibile comunque presso una delle biblioteche
costituenti il Sistema bibliotecario; oppure, se lo scarto avviene per cause
di deperimento fisico, accertarsi che quel titolo sia ancora disponibile
tra il Catalogo dei libri ancora in commercio e provvedere quindi di conseguenza.
Al riguardo si comprende l'importanza di attivare quei necessari meccanismi
che garantiscono le biblioteche anche nelle loro attività di scarto
librario: il coordinamento e la cooperazione interbibliotecaria. E' indispensabile,
anche su questo problema, una continua comunicazione ed un costante flusso
di informazioni tra le biblioteche. Può succedere infatti che ciò
che uno decide di scartare, conservi invece una validità residuale
per un altro. Sarà interessante anche mettere a punto l'ipotesi di
costituire un Magazzino Centrale di Sistema dove le biblioteche possono
conferire i libri ed i periodici che intendono scartare, come meglio specifichiamo
nel punto seguente.
3.6. La coordinazione e la cooperazione a livello di Sistema Bibliotecario è particolarmente sentita nel settore dei periodici. Nei prossimi anni il nostro Gruppo di Lavoro elaborerà uno strumento-guida per l'applicazione del criterio di scarto per i periodici, valido per tutte le biblioteche del Sistema. Tale strumento servirà anche per conoscere quali biblioteche conservano gli arretrati, la consistenza delle varie raccolte e dove si possono reperire le diverse testate.
3.7. Uno dei criteri che è stato applicato con buoni risultati
è quello che prevede di dividere il patrimonio tra l' Offerta Libraria
ed il Magazzino Librario. Fermo restando che ogni libro ha pari dignità
a livello di documentazione bibliografica, si espongono al pubblico a scaffale
aperto e con un sistema classificato (Classificazione Decimale Dewey) i
libri più usati, più attuali, quelli in edizione più
nuova, oltre ai cosiddetti classici, che non possono mai mancare.
Tutti gli altri volumi, quelli cioè che hanno perso la loro attualità,
ma non la loro validità, quelli che attengono ad un approfondimento
più critico e diacronico, quelli che si usano in ricerche più
approfondite e meno usuali, quelli che sono stati sostituiti da edizioni
più recenti, alcuni dei libri doppi o in più copie, possono
essere assegnati al Magazzino Librario che potrà essere organizzato
con criteri bibliometrici e non sarà accessibile al pubblico. L'
assegnazione al Magazzino Librario non rientra, naturalmente, nello scarto
anche se introduce un concetto importante, legato alla valutazione di utilità
e di utilizzo che un libro ha all'interno del patrimonio librario.
3.8. Si pone spesso il problema della rilegatura dei libri
deteriorati che riteniamo comunque validi. A volte siamo indecisi se farli
rilegare o ricomprarli. La prima valutazione è quella che attiene alla
reperibilità sul mercato del libro e questo fattore è già
determinante. Il secondo criterio è il costo, ed a questo proposito va
soppesato non solo il costo iniziale ma anche il valore aggiunto che il libro ha
assunto per effetto dell'inventariazione, della bollatura, della catalogazione,
ecc. Se un libro deteriorato va sostituito con uno nuovo che costa, per
esempio, L 20.000 e il farlo rilegare comporta più o meno la stessa
spesa, bisogna valutare comunque quale sarà il costo finale, perché
in ambedue i casi, con tempi e costi differenziati, il libro dovrà
poi essere "trattato" per la sua collocazione a scaffale e la
sua utilizzazione al prestito esterno.
Un discorso a parte meritano i libri illustrati per ragazzi che sarebbe
bene, generalmente, ricomprare nuovi.
3.9. Più in generale lo scarto operato nella Sezione Ragazzi non può ignorare il fatto che il libro deve sempre avere una veste grafica recente ed accattivante. Nella Sezione Ragazzi classificata si terrà conto dei criteri già elaborati nell'allegato 1, mentre nel resto della Sezione varranno i criteri generali dello scarto.
4. Le modalità dello scarto
4.1. Una volta effettuata la scelta di quali libri tenere a scaffale aperto, di quali assegnare al Magazzino e di quali eliminare, bisogna iniziare le relative procedure. Il libro assegnato al Magazzino Librario mantiene la propria classificazione ma può mutare la collocazione: è consigliabile infatti adottare un sistema bibliometrico caratterizzato da una lettera che contrassegna l'altezza del volume e da un numero progressivo che crea una catena all'interno della lettera. Questo sistema permette di stipare un gran numero di libri in uno spazio limitato perché i diversi palchetti vengono distanziati tra di loro a seconda del formato.
4.2. Per i libri da scartare, ma solo per quelli inventariati, è necessario che venga adottata una deliberazione della Giunta Comunale che concretizzi questa volontà.
4.3. Ove non esista un protocollo d'intesa a livello di Sistema Bibliotecario per la gestione di un Magazzino Centrale di Sistema, e soprattutto in ordine allo scarto dei periodici, prima che questi siano inviati al macero, sarà opportuno avanzare un'offerta del materiale scartato ad altre biblioteche della zona e comunque raccordarsi almeno a livello di alcune Biblioteche del Sistema. Se i periodici sono di qualche interesse per altre biblioteche, per associazioni ed anche per gli utenti della biblioteca o per i cittadini, le testate arretrate potranno essere cedute anziché avviate al macero.
4.4. Premesso che lo scarto si fa di volta in volta, le operazioni di scarto possono concentrarsi in una serie di procedure che si svolgono in un momento preciso. Quando decidiamo che un libro è da scartare possiamo accantonarlo ed inserirlo in un elenco. Nel momento in cui abbiamo un certo numero di libri da scartare proponiamo all'Amministrazione Comunale l'adozione di un'apposita deliberazione. Allorché la deliberazione è esecutiva dobbiamo cancellare la registrazione del volume dall'inventario e dal catalogo. Tale cancellazione deve essere eseguita in modo da far "leggere" la prima registrazione e consiste essenzialmente in un'annotazione: "Scartato con Delib.... n.... del....", se abbiamo tanti libri da scartare conviene fare un timbro. Nei cataloghi elettronici i record relativi ai libri scartati saranno cancellati completamente, mentre per quanto riguarda i libri trasferiti nel Magazzino librario andrà cambiata la collocazione e sarà indicata la nuova sezione in cui è reperibile il libro.
4.5. Si pone un problema di numero d'inventario. La biblioteca possiede, poniamo, 25.500 volumi e ne scarta 500, come facciamo ad aggiornare il numero d'inventario? Non è possibile, evidentemente, sottrarre i 500 volumi scartati al numero d'inventario e ripartire da 25.000, perché si avrebbe uno stesso numero per due libri (ancorché uno scartato). Conviene progredire con il numero d'inventario e, parallelamente, con un numero di scarto che possiamo annotare con un colore diverso in calce a ciascuna pagina del registro d'inventario. Ad esempio: Numero d'Inventario 25.500, Numero di Scarto 500. Nel catalogo automatizzato è possibile procedere in qualsiasi momento al conteggio degli inventari presenti e conoscere quindi con esattezza la consistenza del patrimonio librario.
4.6. Può sorgere un dubbio circa l'uso distruttivo del libro
scartato. Il volume, infatti, non più adatto alla biblioteca e non
più coerente con la raccolta libraria, può conservare un'utilità
residuale: può avere delle parti ancora utili, può contenere
cartine geografiche, mappe, iconografia, illustrazioni, schemi e tabelle
ancora utilizzabili per lavori di ricerca svolti in ambito scolastico.
In questo caso può essere usato, secondo le esigenze degli utenti,
ma solo con la mediazione del bibliotecario che potrà autorizzare
questo uso distruttivo del libro, da cui potranno essere asportate immagini
e fogli utili. Sarebbe molto negativo e diseducativo porre i libri scartati
alla piena ed incontrollata disponibilità degli utenti, questi infatti
non capirebbero per quale motivo sia necessario conservare con cura il libro
se poi lo stesso finisce in modo così traumatico.
4.7. A questo punto, al termine di tutte le operazioni precisate, lo scarto si conclude con l'invio dei volumi effettivamente da eliminare ai depositi per il riciclaggio della carta.
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