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CONSORZIO PER IL SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ABANO TERME

Progetto esecutivo per l'acquisizione coordinata e centralizzata dei libri a favore delle biblioteche associate nel sistema

L'Assemblea dei Bibliotecari del Sistema, riunitasi a Saonara in data 28 maggio 1998, approvò un documento sul "Coordinamento degli acquisti librari" e lo trasmise quindi al Consiglio di amministrazione del Consorzio, che, a sua volta lo sottopose alla discussione dell'Assemblea consortile. L'ASSEMBLEA consortile, con proprio atto deliberativo n. 8 del 29-7-1998, all'unanimità decise di:

- Prendere atto del documento dei bibliotecari, relativo all'acquisto coordinato nell'ambito della cooperazione tra le biblioteche associate nel Sistema bibliotecario di Abano Terme e di condividere sostanzialmente i principi ispiratori del documento stesso;

- Di addivenire a indicazioni operative nella prossima Assemblea consorziale, in occasione dell'approvazione del Bilancio di previsione 1999".

Si richiamano di seguito i principi e le considerazioni che stanno alla base dei citati documenti:

· Il grado di sviluppo dei servizi bibliotecari nell'ambito del Sistema bibliotecario di Abano Terme e le positive esperienze di cooperazione tra le biblioteche, già realizzate in campo catalografico e del prestito interbibliotecario, rendono opportuna la ricerca di sinergie sempre più attente anche nel settore strategico delle acquisizioni dei libri e dei documenti in genere. L'attuale procedura degli acquisti, condotta in varie forme dalle singole unità bibliotecarie, è insoddisfacente e onerosa, sia per la molteplicità degli operatori commerciali coinvolti, sia per i limiti operativi connessi alle loro modeste dimensioni e capacità di offrire, insieme alla vendita, servizi aggiuntivi per le biblioteche.

· E' pertanto necessario che i Comuni soci e il Consorzio bibliotecario, tramite anche l'eventuale intervento mediatore del Centro Servizi Biblioteche della Provincia di Padova, si impegnino ad adottare procedure selettivo-bibliografiche e amministrative con caratteristiche di coordinamento e connessione tra i diversi soggetti interessati.

· Uno dei problemi più evidenti delle biblioteche comunali è quello della limitatezza delle risorse disponibili, sempre minori di quelle che occorrerebbero per raggiungere tutte le finalità che le istituzioni bibliotecarie hanno: "essere servizio informativo locale, che rende prontamente disponibile per tutti i suoi utenti ogni genere di conoscenza e informazione" (Manifesto UNESCO, 1994)".

MODALITA' AMMINISTRATIVE E CRITERI BIBLIOTECONOMICI

Di seguito vengono riportate alcune indicazioni, di natura sia amministrativa che bibliografica, relative all'avvio di una fase sperimentale per l'anno 1999 di acquisti librari coordinati e centralizzati. Nel Bilancio di previsione del Consorzio, già esecutivo, è stato preventivato per gli acquisti centralizzati un importo finanziario di L. 50 milioni, sia in Entrata (Titolo III, Cap. 9) che in Uscita (Titolo I, Cap. 12.2).
Il seguente PROGETTO OPERATIVO viene pertanto messo in atto ferma restando la condizione-base: che i libri acquistati dal Consorzio attraverso le forme e i modi sotto precisati, saranno a tutti gli effetti di proprietà di ciscuno dei comuni partecipanti, in proporzione al conferimento economico di partecipazione.

1. I Comuni soci del Consorzio, interessati ad aderire al progetto, dovranno approvare con un proprio atto amministrativo l'adesione al progetto, precisando quali saranno, uniformemente con gli altri partecipanti, gli impegni economici ed organizzativi a proprio carico, e quali saranno gli impegni economici ed organizzativi che saranno invece a carico del Consorzio, che è impegnato alla gestione della parte attuativa del presente progetto.

2. Viene concordato che i Comuni partecipanti al progetto sono impegnati a conferire al Consorzio per l'anno 1999, l'incarico di essere "fornitore libraio" per loro conto per un importo finanziario pari ad almeno un terzo della spesa sostenuta da ognuno per gli acquisti librari effettuati nel corso del 1997 a favore della propria biblioteca.

3. Il versamento al Consorzio dell'importo di cui sopra dovrà avvenire entro il mese di aprile 1999.

4. Il Consorzio, che disporrà nel proprio Bilancio della quota così conferita, dovrà vincolare la destinazione di tali fondi al solo acquisto librario, senza possibilità di altra utilizzazione.

5. Qualora il Consorzio non avesse avviato, almeno entro il mese di maggio 1999, le procedure di acquisto coordinato dei libri a favore e per conto dei comuni partecipanti, sarà tenuto all'obbligo della restituzione degli importi finanziari conferiti dai Comuni entro i sessanta giorni successivi.

6. L'importo finanziario destinato agli acquisti librari coordinati sarà speso per la fornitura di materiale librario che la Commissione d'acquisto, composta dai bibliotecari dei Comuni aderenti al progetto, avrà specificatamente indicato in apposite liste di titoli. La compilazione di tali liste avverrà previe riunioni di suddetta Commissione organizzate dal Consorzio e sulla base di criteri selettivi bibliografici che saranno predeterminati dai bibliotecari stessi, con riferimento alle esigenze sia dell'utenza propria che del bacino di Sistema bibliotecario.

7. I Comuni partecipanti all'acquisto librario coordinato sono impegnati a dare effettivo mandato al proprio responsabile di biblioteca di gestire sotto il profilo tecnico e bibliografico le varie fasi necessarie alla realizzazione del presente progetto, ivi comprese le periodiche riunioni che si renderanno necessarie presso la sede del Consorzio, per l'attività di selezione e compilazione degli elenchi librari.

8. Il Consorzio si farà carico dell'acquisto del materiale librario sulla base degli elenchi predisposti dalla Commissione e adotterà le forme amministrative e finanziarie previste dalle normative vigenti, garantendo economicità, ottimizzazione ed efficienza nell'individuazione del fornitore più conveniente e capace a rispondere alle esigenze bibliografiche di cui al presente progetto.

9. Il materiale librario acquistato e catalogato dal Consorzio non sarà da considerarsi bene patrimoniale consortile, ma bensì delle biblioteche partecipanti al progetto e a loro sarà conferito, come cessione di "servizio bibliografico", in proporzioni pari al livello di partecipazione finanziaria decisa da ciascun comune con riferimento al presente progetto.

10. I tempi di esecuzione delle varie fasi attuative: compilazione elenchi, acquisto libri, catalogazione e infine consegna del materiale librario così predisposto alle biblioteche, saranno annualmente definiti e concordati tra il Consorzio e la Commissione d'acquisto, tramite apposito protocollo tecnico.

11. La Commissione di acquisto avrà cura di predisporre un proprio Documento di lavoro che definirà le modalità tecnico-bibliografiche e i criteri selettivi più pertinenti da adottarsi per la compilazione degli elenchi librari.