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Electronic Document Delivery

Document delivery come alternativa all'abbonamento / Anna Maria Tammaro [*]

1. Introduzione

Nell'Università di Firenze, la perdita della capacità d'acquisto per lo sviluppo della collezione bibliografica è stato del 23% in 5 anni. Ciò significa che l'incremento della collezione nell'anno appena passato è stato di 20.722 volumi e di 9.375 periodici contro i 26.175 volumi ed i 9.492 periodici del 1994. Le cause di questa situazione sono quelle ben note e comuni a molte biblioteche universitarie, in Italia e fuori d'Italia, e tra queste la maggiore responsabilità va certamente alla spirale dei prezzi degli abbonamenti dei periodici. La spesa per i periodici nel 1998 è stata circa l'80% della spesa per acquisizioni. Le biblioteche dell'Ateneo sono state costrette a cessare gli abbonamenti, rinunciando nel 1996 a 320 testate e nel 1997 a ulteriori 67 testate di periodici. A causa della frammentazione dei diversi punti di servizio nella città, molte sono le testate di periodici duplicate. Da un'indagine a campione effettuata dal Coordinamento centrale biblioteche le duplicazioni corrispondono a circa il 20% della collezione, quantificabili in una spesa complessiva di circa 2 miliardi. Quanto la politica degli acquisti di duplicati compiuta dai Comitati di biblioteca sia consapevole, non saprei dire. Personalmente sono portata a pensare che prevale nei responsabili dello sviluppo della collezione un modello di biblioteca autosufficiente, basata sulla acquisizione e conservazione di tutto quello che potrà essere utile, prima o poi.

2. Accesso vs possesso: dati del Sistema bibliotecario dell'Università di Firenze

C'è da chiedersi: gli utenti sono soddisfatti della collezione locale? Il Sistema bibliotecario dell'Ateneo di Firenze raccoglie circa 3.000.000 di volumi. Il sistema è coordinato da un ufficio centrale (Coordinamento centrale biblioteche) e organizzato recentemente in 5 Biblioteche di area che hanno sostituito le precedenti 21 biblioteche, sparse nella città. Nel 1998 i volumi richiesti in prestito sono stati 183.000, i titoli più volte richiesti rappresentano circa il 2 % dell'intero patrimonio posseduto. Non è possibile quantificare la movimentazione dei periodici se non per alcuni settori come medicina e ingegneria, dove la collezione periodica rappresenta la parte più cospicua del patrimonio posseduto e in cui l'uso è stato misurato attentamente nel 1996. Nella Biblioteca di Ingegneria il 25% della collezione periodica non viene mai consultato e nella Biblioteca di Medicina la percentuale sale al 30%. I prestiti interbibliotecari e la fornitura dei documenti effettuati nel 1998 sono stati il doppio dell'anno precedente, circa 12.000 ma, confrontati con il numero dei prestiti, rappresentano appena il 7 % di questi. Lo sviluppo della collezione e l'uso delle biblioteche nell'Ateneo fiorentino appare quindi ancora legato ad una cultura di biblioteca considerata e usata per la collezione raccolta negli spazi (pochi) a disposizione.

A riprova di questa tendenza, le spese per l'accesso in linea all'informazione rappresentano una percentuale molto bassa del budget del Sistema bibliotecario: solo il 6 %, pari a L. 238.000.000, rappresentata soprattutto dall'acquisto di CD-ROM. La rete di ateneo di Cd-ROM (Ultranet) consultabile da ogni PC in rete dimostra per altro un uso assai limitato delle circa 64 banche dati disponibili (i dati di uso estratti dal monitoraggio del server sono consultabili alla URL: http://www.unifi.it/universita/biblioteche/).

In altre parole, per fronteggiare la situazione creata dai costi crescenti, finora si sono effettuati dolorosi tagli. Ma manca una vera strategia per garantire la possibilità di disporre dell'informazione che serve a docenti a studenti. L'accesso a risorse informative in linea è ancora un metodo di studio per pochi.

Nel corso del 1998 si è cercato da parte del Coordinamento centrale di creare un'alternativa alla attuale politica degli acquisti nel document delivery. Document delivery si riferisce ad un servizio in cui la biblioteca rende disponibile una pubblicazione quando richiesta da un utente. Attualmente il servizio può essere reso con varie metodologie, in un continuum dal più fisico al più virtuale: l'accesso più fisico è la fotocopia, il document delivery più virtuale è l'accesso remoto, interattivo, ipertestuale ai periodici elettronici. Una copia di articolo di un periodico posseduto dalla biblioteca può essere richiesto dall'utente su fotocopia dietro rimborso o, gratis in formato elettronico, entro 24 ore direttamente nella sua casella di posta elettronica. Una copia di un articolo di un periodico non presente nella collezione della biblioteca, dopo un massimo di dieci giorni dal momento in cui è richiesto, può essere ricevuto sia da altre biblioteche che da fornitori commerciali. Centralmente ci si è inoltre abbonati, con licenza di sito, ad alcuni importanti periodici elettronici, anche aderendo a consorzi interuniversitari. Le biblioteche ed i fornitori più utilizzati per il document delivery dalle biblioteche del Sistema fiorentino sono: British Library, GBV, SUBITO, DBI ed il CILEA. Solo alcune biblioteche del Sistema bibliotecario hanno creato una rete cooperativa per la condivisione di risorse con altre biblioteche italiane della stessa specializzazione. La Biblioteca di Architettura ha un canale preferenziale nella rete di Biblioteche di Architettura (tra cui i maggiori fornitori sono la Biblioteca dello IUAV e del Politecnico di Milano). La Biblioteca di Matematica si fornisce soprattutto presso il CISTI. Le Biblioteche di Scienze sociali recuperano la maggioranza dei documenti che non sono posseduti in loco presso la Biblioteca dell'IUE e della Bocconi. I fornitori e le biblioteche, in ordine di preferenza, che offrono alle Biblioteche universitarie fiorentine il miglior servizio nel rapporto costo, velocità, numero di richieste soddisfatte sono:

Nel caso di richieste urgenti, i fornitori piu' veloci sono invece:

1. BL
2. SUBITO
3. GBV
4. DBI

L'utilizzo mensile del document delivery nel 1998 è stato mediamente il 67% delle richieste totali di prestito interbibliotecario delle biblioteche d'Ateneo. Le Biblioteche dell'area medica, dell'area scientifica e dell'area tecnologica (eccezione fatta per architettura che chiede piu' monografie) sono arrivate a chiedere all'esterno articoli di periodici per il 95% del totale delle richieste di prestito interbibliotecario. Le Biblioteche dell'area umanistica e dell'area scienze sociali richiedono all'esterno articoli di periodici per circa il 40% del totale delle richieste di prestito interbibliotecario.

L'utente chiede i documenti per il prestito interbibliotecario attraverso un modulo cartaceo nella maggioranza dei casi (85%), con e-mail (5%), fax (5%), telefono (5%).

Il mezzo utilizzato dalle Biblioteche per l'inoltro della richiesta è stato in percentuale nel 1998 il seguente:

   1. fax            50%    
   2. ARIEL e e-mail 45%
   3. posta           5%

La ricezione dei documenti avviene di solito:

   1. posta    70%
   2. e-mail   20%  
   3. fax      10%

Il mezzo utilizzato per avvisare gli utenti è in ordine di preferenza:

   1. telefono  90%
   2. e-mail     5%  
   3. fax        5%

E' stato stimolato l'uso di ARIEL, un programma di trasmissione elettronica dei testi, in alternativa al fax o alla fotocopia, così da creare negli utenti una nuova abitudine ai documenti elettronici. Si è cercato inoltre di favorire l'uso della rete sia per la richiesta che per la trasmissione di articoli.

3. Il document delivery conviene

Da un punto di vista della biblioteca, data la situazione attuale, la scelta tra un'alternativa e l'altra, cioè tra l'acquisto in abbonamento ed il document delivery dovrebbe essere basata su criteri di costo/efficacia, cioè disponibilità di accesso ad un maggior numero di periodici a parità di costi. Hawbaker e Wagner [1] affermano che la biblioteca potrebbe rendere disponibili il doppio dei periodici cambiando la politica delle acquisizioni dal possesso all'accesso, con solo il costo aggiuntivo del 15%.

I costi [2] da considerare, per quel che riguarda l'acquisto, sono i costi dell'abbonamento, dello spazio di immagazzinamento, delle procedure per la conservazione e il recupero, della rilegatura; per quel che riguarda il document delivery sono i costi delle procedure di prestito interbibliotecario [3], i rimborsi richiesti dai fornitori e le spese postali. Certo è importante che il costo venga pesato insieme ad altri criteri, soprattutto i costi dal punto di vista dell'utente e bilanciato con altre forme di ritorno dell'investimento. Le analisi economiche di Getz e Kingma [4] credo siano un punto di riferimento importante per ogni bibliotecario che desideri una completa consapevolezza di tutti i costi coinvolti nel servizio.

I costi, una volta individuati, vanno poi confrontati con una qualche misura di efficacia. In altre parole se la decisione di acquisire l'accesso deve essere fatta sulla base dell'efficacia del servizio, vanno scelti alcuni indicatori. La scelta potrebbe essere tra criteri quali la velocità di risposta, la frequenza d'uso, il numero simultaneo di utenti che hanno la possibilità di accesso, l'accesso anche da casa e quindi senza limiti di tempo.

Un modello costi-efficacia per aiutare la decisione di interrompere un abbonamento e basarsi solo sull'accesso remoto è quello elaborato da Huang e McHale [5]. Il costo annuale medio di un abbonamento (il solo costo dell'abbonamento) è usato per un costo giornaliero medio, stimando in 260 i giorni d'apertura della biblioteca. Se il costo medio della ricerca in linea è uguale o minore del costo giornaliero, è meglio interrompere l'abbonamento. L'approccio è originale ma semplicistico perché prescinde dall'uso effettivo del periodico in abbonamento. Poiché una vera misura di efficacia tra l'uso di una versione su carta ed una elettronica, è difficile ad essere stabilita, Lancaster e Sandore [6] propongono come misura la frequenza d'uso.

La misura di efficacia di una politica di acquisizioni basata sull'accesso può quindi essere il costo per uso. Una volta che si stabilisca che il criterio di scelta è il costo per uso, vanno considerati altri fattori secondari come le implicazioni per l'educazione degli utenti, e gli effetti potenziali su altri servizi bibliotecari. I fattori che influenzano la frequenza d'uso, secondo il principio del minimo sforzo, sono determinati soprattutto dal costo per l'utente, dove questo costo è sia quello monetario sia quello di convenienza (costo di opportunità) e di facilità d'uso (costo marginale). L'accessibilità al CD-ROM ad esempio, dal punto di vista dei costi per l'utente, è più disponibile della edizione su carta per la maggiore capacità di ricerca avanzata e per la facilità d'uso.

Il document delivery è una soluzione economica per i periodici meno richiesti. Tuttavia i fornitori commerciali di document delivery, insieme alla possibilità crescente di disporre di periodici elettronici, rendono sempre più possibile per le biblioteche di eliminare gli abbonamenti ai periodici meno usati attraverso l'accesso ai singoli articoli al momento della richiesta. Per dare una formula, di semplice applicazione, dall'analisi della letteratura sull'argomento, si potrebbe dire che:

4. I possibili scenari

A medio termine, tre sono i possibili scenari che mi aspetto realizzabili nell'Ateneo fiorentino (e nelle biblioteche delle università italiane):

• Abbonamenti a periodici elettronici ad integrazione dell'abbonamento su carta

I periodici elettronici in questo scenario sono immagine della copia su carta, senza gli ulteriori vantaggi di ricerca ipertestuale ed interattiva, che possiamo aspettarci dai periodici elettronici. Alla biblioteca è necessario procurarsi un finanziamento aggiuntivo per acquisire la copia elettronica, raramente gratuita a chi ha l'abbonamento alla edizione cartacea. Malgrado questi svantaggi è lo scenario attualmente più diffuso e, per la particolare situazione organizzativa delle biblioteche universitarie in Italia, rischia di restare il solo.

E' evidente per altro che in questa fase le biblioteche non possono cessare gli abbonamenti su carta, per una serie di ragioni. L'alternativa elettronica non esiste per tutti i periodici ed inoltre la carta ha ancora vantaggi in più come la migliore sfogliabilità. Per la ricerca dell'informazione è meglio la banca dati in linea, ma per la lettura è meglio la carta. L'esperienza dimostra che gli utenti ritengono attualmente che il periodico elettronico sia non in alternativa ma aggiunto alla carta. In particolare, non tutti i periodici hanno un'equivalente edizione in rete, e se l'edizione in rete esiste può non corrispondere a quella su carta, non c'è il retrospettivo ed a volte la grafica manca. Mi aspetto però che questi problemi saranno presto risolti, soprattutto per quelle riviste di uso più frequente e che questa fase, in cui necessariamente periodici elettronici e carta convivono, debba terminare.

In una politica di acquisti non coordinata, quale è quella attualmente delle biblioteche fiorentine, mi dispiace dover prevedere che non sarà possibile con gli abbonamenti ai periodici elettronici eliminare le duplicazioni di periodici cartacei. Almeno in questa prima fase, gli editori avranno buon gioco a dettare le loro regole per le licenze d'uso delle risorse elettroniche, scegliendo come target biblioteche isolate e singoli docenti, poco o nulla consapevoli della necessità di una negoziazione volta ad ottenere le migliori condizioni.

• Accesso a periodici elettronici in abbonamento con licenza di sito

In prospettiva, lo scenario che mi sembra preferibile per le testate più consultate è l'accesso full text con licenza di sito, che sta diventando sempre più competitivo in confronto con gli abbonamenti dei periodici su carta. I periodici elettronici possono soddisfare ogni bisogno di document delivery. Inoltre il vantaggio di queste banche dati è la velocità di accesso, la possibilità di ricerca in linea usando sia i linguaggi di indicizzazione o sia le parole del testo.

In realtà come il CD-ROM attrae ora più della ricerca su carta, così l'accesso in rete sia a banche dati che a periodici elettronici dovrebbe essere preferito dall'utente alla ricerca su carta. L'interfaccia unica e la facilità d'uso avranno una grande importanza per il successo dei periodici elettronici. Un'attenzione ai problemi anche psicologici degli utenti caratterizza ad esempio l'OCLC. Article first, che fa parte dell'offerta OCLC First Search, copre circa 5.000 periodici, ma rende disponibile solo il testo pieno dei fascicoli più recenti. Il nuovo servizio, sempre dell'OCLC, di ECO facilita la ricerca, anche retrospettiva, ad un gran numero di periodici elettronici di diversi editori commerciali, a cui OCLC offre un servizio di host.

Un ruolo significativo in futuro sarà intrapreso dai Consorzi di cui l'esempio migliore mi sembra possa essere indicato nel Pilot Site Licence Initiative, che fin dall'inizio ha attivato un'alleanza tra editori (Academic Press, Blackwell, Institute of Physics) ed università inglesi, con vantaggi reciproci ed un effetto di stimolo complessivo alla produzione ed uso dell'editoria elettronica. Il seguito dell'esperienza, NESLI, è stato un modello che alcuni bibliotecari italiani hanno preso come riferimento per un'iniziativa analoga in Italia: INFER. In particolare l'Università di Firenze ha avuto ed ha un ruolo tra i più attivi nella creazione di consorzi per gli acquisti cooperativi di risorse elettroniche. La possibilità di mirror di banche dati e di periodici elettronici su GARR, la rete italiana, elimina quei problemi di lentezza di accesso che ancora le biblioteche lamentano per la ricerca in siti americani od europei.

Altra possibilità è il periodico full text su CD-ROM. ADONIS è il prodotto più conosciuto e prevede il costo dell'abbonamento più una royalty per ogni articolo stampato. L'accesso in questo caso può essere disponibile in rete d'ateneo, con il testo come immagine delle pagine del periodico a stampa. Il vantaggio del CD-ROM è, a mio parere, soprattutto per la conservazione del retrospettivo.

• Accesso remoto ad articoli

I produttori di banche dati fanno da circa dieci anni document delivery e sono ora per gli utenti una buona alternativa alle biblioteche. Il servizio commerciale offerto è competitivo con il prestito interbibliotecario, considerati tutti i costi ed inoltre sono risolti i problemi del copyright. E' evidente che le biblioteche non possono sostituire ora l'abbonamento all'edizione cartacea con l'abbonamento all'elettronico, ma possono invece ben usare, da subito, queste banche dati per il document delivery dei periodici meno frequentemente utilizzati, in alternativa all'abbonamento. I TOC per i periodici, correnti e cessati , i servizi CASIAS ed altri servizi simili come Inside della British Library, sono servizi essenziali in questo caso, strettamente integrati al document delivery. Lo spoglio dei periodici italiani riguardanti le scienze sociali sono stati l'obiettivo del Progetto italiano ESSPER, a cui l'Ateneo di Firenze ha aderito, per consentire sia un migliore accesso alla raccolta dei periodici, sia per rimediare alla cessazione di alcune testate. La segnalazione degli articoli è indispensabile per l'accesso ai documenti, sia quelli ancora su carta che quelli elettronici.

Una nuova opportunità oggi possibile è quindi la scelta tra diverse modalità di accesso; ad esempio, per accedere ai periodici è possibile: fare un abbonamento su carta, fare un abbonamento alla versione elettronica, o ottenere l'acceso remoto quando richiesto. Ogni modalità di accesso è ugualmente necessaria.

Nella politica di acquisti fondata sull'accesso, il bibliotecario seleziona cosa accedere per soddisfare una domanda nota, invece di comprare anticipando possibili domande. Le risorse molto richieste (A) saranno accessibili nella rete d'ateneo o nella rete delle biblioteche consorziate, le risorse meno richieste (B) saranno disponibili attraverso l'accesso remoto ma seguendo, attraverso la biblioteca, indici degli articoli e puntatori ai dati; le risorse di uso specialistico e meno usate (C e D) saranno accessibili in rete locale (e non d'ateneo) o addirittura nella singola stazione dedicata.

Conclusioni

Maurice Line [7] nota che i costi di accesso e possesso non sono stabilizzati e che se è prevedibile che chiedere il rimborso per la fornitura del documento diverrà la norma è altresì prevedibile che gli editori aumenteranno in maniera significativa i costi del document delivery. Infatti se le biblioteche cesseranno di sottoscrivere gli abbonamenti, preferendo il document delivery, i costi degli abbonamenti diverranno ancora più alti per quelle biblioteche che continueranno le collezioni. Paradossalmente il document delivery, è stato detto, avrà successo se non diventerà troppo popolare. Alcuni autori avvertono inoltre che la condivisione di periodici attraverso il prestito interbibliotecario fa realizzare dei risparmi, ma vanno considerati anche gli effetti a medio termine della cooperazione sul prezzo delle riviste. E' un circolo vizioso: il prestito interbibliotecario aumenta come effetto dell'aumento dei prezzi dei periodici; se le biblioteche tagliano certi abbonamenti aumentano ancora i prezzi. A questo problema aggiungo la considerazione che, in assenza di una politica di acquisti coordinata, la collezione delle biblioteche tende a essere sempre più simile, poiché tutte le biblioteche tagliano i titoli più cari e meno consultati.

Un nuovo equilibrio sarà necessario tra costi e prezzo delle due politiche di acquisto, quella basata sul possesso e quella basata sull'accesso. E' stato stimato che se non viene realizzata una copia su carta del periodico, l'editore può arrivare a risparmiare fino al 35% dei costi di produzione. Attualmente, invece gli editori legano l'acquisto dei periodici elettronici alla copia su carta. Inoltre stanno investendo in un modello di distribuzione di loro monopolio, centrato sull'accesso remoto ai propri siti. Di contro Ginsparg, un fisico di Los Alamos, e le University press stanno realizzando un vero cambiamento nella letteratura periodica scientifica, prodotta e diffusa dagli stessi autori.

A lungo termine, quindi, sarà strategico rivedere la catena del valore, legata alla più efficiente distribuzione della comunicazione scientifica. Sarà necessario realizzare una nuova infrastruttura per la diffusione dell'informazione, centrata sull'utente che dovrà conoscere quello che è disponibile e scegliere tra opzioni diverse di fornitura dei documenti. Mi piace concludere con un accenno ad un progetto nazionale che prepara questa nuova infrastruttura. Il Progetto Dafne, presentato al MURST, in risposta alla richiesta di presentazione di progetti del Bando "Parnaso" ed in corso di esame, è il progetto strategico italiano che si pone per la prima volta con consapevolezza l'obiettivo di realizzare la Biblioteca nazionale digitale, curando sia l'aspetto dell'editoria elettronica originaria che dell'editoria elettronica come surrogato della stampa e cercando di assicurare la sua fruibilità, razionalizzando i costi e dando valore rinnovato agli attori della catena della distribuzione della comunicazione scientifica.

NOTE

[1] C. Hawbaker, C. K. Wagner, Periodical ownership vs. fulltext online access: a cost benefit analysis, "Journal of academic librarianship" 12 (1996), p. 105-109.

[2] La bibliografia di Malcom Getz, a cui si fa riferimento in questo articolo, è la seguente: Evaluating digital strategies for storing and retrieving scholarly information In "Economics of digital information", ed. Sul H. Lee, Haworth press, 1997, 81-98 p.; Resource sharing and prices In "The future of resource sharing" S. K. Baker, M. E. Jackson eds., New York ; London, Haworth press, 1995, p. 77-108; Information storage In "Encyclopedia of Library and Information Science" A. Kent ed., v. 52, p. 201-239. Bruce R. Kingma è autore di: The economics of information, Englewood, Libraries unlimited, 1996 e di The economics of access versus ownership: the costs and benefits of access to scholarly articles via interlibrary loan and journal subscriptions / Bruce R. Kingma with Suzanne Irving. - New York ; London : Haworth Press, 1996.

[3] L'analisi più completa dei costi del prestito interbibliotecario è stata effettuata dal Research Libraries Group, Interlibrary loan cost study, Washington, DC, ARL, 1993.

[4] Una sintesi delle teorie dei due economisti è riportata nel mio articolo L'accesso conviene in "Biblioteche oggi" 1998.

[5] S. T. Huang, T. J. McHale, A cost-effectiveness comparison between print and online versions of the same frequently used sources of business and financial information, "Proceedings of the 12^th National Online meeting", Medford, NJ, Learned Information, 1990.

[6] F. W. Lancaster, B. Sandore, Technology and management in library and information services, Champaign, Ill., University of Illinois, 1997.

[7] M. Line, Libraries and information services in 25 years time: a British perspective, In "Libraries and the future: essays inthe library in the 21^st century", ed. F. W. Lancaster, New York, Haworth press, 1993, p. 73-83.